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So klappt Ihre Telefonkonferenz

So klappt Ihre Telefonkonferenz
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geschrieben von Burkhard Strack

Eine Telefonkonferenz werden Sie immer mal wieder organisieren müssen. Auf diese Punkte sollten Sie achten, damit alles glatt geht. Besonders in Firmen mit internationalen Geschäftskontakten sind diese Konferenzschaltungen unerlässlich.

Alle zur gleichen Zeit zur Telefonkonferenz, bitte

Wenn Sie verschiedene Zeitzonen unter einen Hut bringen müssen, wird die Organisation einer Telefonkonferenz besonders knifflig – daher ein kleiner Tipp vorweg. Mit diesem Zeitzonenrechner können Sie für Ihre Telefonkonferenz bis zu vier Zeitzonen berechnen.

Die sechs wichtigsten Punkte für die Organisation Ihrer Telefonkonferenz

  • Alle Teilnehmer müssen früh genug über Datum, Zeit, Zugangsnummern und PIN-Codes informiert werden.
  • Bestimmen Sie eine Reihenfolge der Themen und schicken Sie den Teilnehmern diese Agenda zu.
  • Schicken Sie rechtzeitig allen Teilnehmern die notwendigen Unterlagen zu – Berichte, Daten, etc.
  • Tragen Sie Sorge, dass die Telefonkonferenz ohne Störungen von außen ablaufen kann.
  • Stellen Sie zu Beginn alle Konferenzteilnehmer vor und überprüfen Sie die Teilnehmerliste.
  • Fassen Sie die Ergebnisse am Ende noch einmal zusammen.

Bildnachweis: chinnarach / stock.adobe.com

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Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing.