Damit die Zusammenarbeit zwischen Schulleitung und Sekretärin reibungslos klappt, sollten Sie fünf Grundregeln beachten:
1. Planen Sie langfristig
Ihre Sekretärin kann jährliche Ereignisse wie die Aufnahme neuer Schüler oder die Abschlussprüfungen langfristig vorbereiten, wenn Sie sie rechtzeitig über alle Termine informieren. Achten Sie insbesondere bei Konferenzbeschlüssen auf eine genügende Vorlaufzeit.
2. Vermeiden Sie Aufschieberitis
Nicht nur Sie, sondern auch Ihre Sekretärin gerät unter Druck, wenn Sie dringende oder unangenehme Aufgaben zu lange vor sich herschieben und dadurch wichtige Fristen versäumen. Erledigen Sie wichtige Aufgaben sofort – Ihre Sekretärin kann Sie durch pünktliche Wiedervorlage dabei unterstützen.
3. Setzen Sie Prioritäten
Weisen Sie bei allen Aufgaben, die Ihre Sekretärin zu erledigen hat, auf die Dringlichkeit bzw. die einzuhaltenden Fristen hin – am besten durch einen schriftlichen Vermerk.
4. Dosieren Sie das Arbeitspensum
Überhäufen Sie Ihre Sekretärin nicht mit Arbeit, damit sie nicht den Durchblick verliert. Fragen Sie lieber bei jeder Auftragserteilung nach, wie lange es bis zur Erledigung dauern wird, und dosieren Sie entsprechend Ihre Arbeitsanweisungen.
5. Nehmen Sie sich Zeit für Delegation
Erteilen Sie keine Aufträge im Vorbeigehen, sondern richten Sie regelmäßige Termine für Planungsgespräche mit Ihrer Sekretärin ein. Diese können täglich und zum Wochenabschluss mit Ausblick auf die nächste Woche erfolgen. Darüber hinaus ist es wichtig, alle Mitglieder der Schulverwaltung über Veränderungen oder neue Entwicklungen zu informieren.
Kurz gesagt: Das Geheimnis einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Schulleitung und Sekretärin liegt darin, sich regelmäßig offen auszutauschen – nur so kann man konstruktiv miteinander kooperieren.