So klappt die Übergabe mit Ihrer Urlaubsvertretung

"Hoffentlich übersieht sie keinen Termin", und "Hauptsache er steigt durch mein Projekt durch", sind oft geäußerte Bedenken, wenn jemand in den Urlaub geht. Mit "er" und "sie" kann eine interne, aber auch eine externe Urlaubsvertretung gemeint sein. In beiden Fällen bestimmt Ihre Vorbereitung, wie gut sich jemand an Ihrem Arbeitsplatz zurecht finden kann.

Kennen Sie das? Vor dem wohlverdienten Urlaub sind noch wichtige Aufgaben zu erledigen. Und viel "Kleinkram". Da wird oft die Zeit knapp, die Übergabe an die Urlaubsvertretung wirklich gut vorzubereiten. Doch wenn die Vorbereitung fehlt, springt man im Übergabegespräch eher kopflos zwischen den verschiedenen Bereichen hin und her. Da wird es für eine Urlaubsvertretung schwierig, einen Überblick zu bekommen, geschweige ihn zu behalten.

Die Wiedervorlage muss klappen!

Machen Sie Ihre Urlaubsvertretung ganz praktisch mit Ihrer Wiedervorlage und Ablage vertraut. Es muss sichergestellt sein, dass Ihre vorgeplanten und terminierten Aufgaben im Blick sind. Denn eine Terminsache muss sauber abgearbeitet und Fristen dürfen nicht übersehen werden.

Dazu gehört auch die Einweisung, wo Unterlagen (Papier, elektronisch) zu den Vorgängen aufbewahrt werden. Ihre Urlaubsvertretung wiederum muss alle Vorgänge auch für Sie sauber in das bestehende System einpassen. Auf jeden Fall muss klar sein, welche Vorgänge liegen bleiben können und wo Handlungsbedarf ist.

Erstellen Sie eine Liste für die Urlaubsvertretung

Für die Übersicht der anstehenden Aufgaben erstellen Sie am besten eine Liste:
Unterteilen Sie in 3 Spalten: aktuelle, täglich wiederkehrende und wöchentliche Routineaufgaben.

Notieren Sie dazu Termine, Prioritäten, Ansprechpartner sowie den Hinweis, wo entsprechende Unterlagen zu finden sind. Verweisen Sie auch auf Unterlagen aus dem Vormonat/Vorjahr oder ähnliches, an denen die Vertretung sich sonst auch noch orientieren könnte.

Fertigen Sie für laufende Projekte ein Deckblatt an

"Projekte habe ich gar nicht." Diese Aussage höre ich oft in Trainings. Dabei denken viele Menschen nur an die großen, offiziell ausgerufenen Abteilungs- oder Teamprojekte. Doch jede Aufgabe, die bis zur Erledigung mehrere Schritte über mehrere Termine erfordert, sollte wie ein Projekt betrachtet werden.

Deshalb erstellen Sie Informationen so zusammen, dass ein Kollegen oder eine externe Urlaubsvertretung schnell ein klares Bild von dem Projektstand bekommen kann.

Am besten geht das, wenn Sie diese Informationen nicht nur mündlich geben. Erstellen Sie ein Deckblatt. Das sollte zumindest diese Informationen enthalten: Projektname, Projektdauer/Daten, Projektverantwortliche und weitere Ansprechpartner (intern/extern). Notieren Sie zudem, wo was im PC und als Papiervariante abgelegt ist.

Skizzieren Sie zuletzt den aktuellen Stand sowie die nächsten Projektschritte. Vermerken Sie, welche Aktionen noch offen sind und wann und wie Ihre Urlaubsvertretung diese abschließen soll.

Jetzt sind Sie dran – Urlaubsvertretung

Gehen Sie in Ihrem Terminkalender, Aufgaben- und Projektübersichten noch einmal durch, welche Dinge während Ihrer Abwesenheit anfallen werden. so wird klar, was auf Ihre Vertretung zukommen könnte. Versetzen Sie sich gedanklich auch in die Position der Urlaubsvertretung. Was für Sie selbst selbstverständlich ist, kann für Ihre Vertretung Neuland und gar nicht logisch sein. Dann machen Sie eine saubere Übergabe, damit Sie Ihren Urlaub richtig genießen können.

Gutes Gelingen! Wera Nägler – ich bin Ihre Expertin für Büroorganisation