Kennen Sie das? Sie wollen checken, ob der gebuchte Besprechungsraum in Ordnung ist und finden eine Arbeitsgruppe mitten in einer intensiven Arbeitsphase vor. Nur dass es 1. nicht die erwartete Gruppe ist und Sie 2. nichts davon wussten.
Dabei sind Sie für die Organisation der Beratungsräume verantwortlich. "Hier macht anscheinend jeder was er will!", schimpfen Sie später gegenüber einem Kollegen. "Erst gestern war der Besprechungsraum das reinste Chaos, nachdem die Gruppe raus war. Und überzogen hatten sie auch!" Ihr Kollege zuckt die Achseln und gibt den guten Rat: "Wenn du dafür verantwortlich bist, dann sieh zu, dass sich alle an die Regeln halten!" "Welche Regeln?" denken Sie sich. Da hätten Sie jetzt gern konkrete Tipps? Hier kommen sie.
Das sollten Sie beachten, wenn Sie Standards festlegen
Wenn es bislang bezüglich der Besprechungsräume keine Regeln gibt, dann initiieren Sie welche. Wichtig ist jedoch, dass die verbindlichen Regeln für alle so entwickelt, legitimiert und kommuniziert werden, wie es in Ihrem Unternehmen üblich ist. Werden alle Abteilungen, Teams oder die Leitungen in den Entscheidungsprozess einbezogen? Dann können Sie Standards nicht allein festlegen.
Doch vielleicht nutzen Sie Ihre Erfahrungen für ein Vorschlagsrecht. Wie auch immer Sie zu Regeln kommen – lassen Sie sie von höchster Stelle offiziell "absegnen". Wenn Sie selbst Vorschläge für die neuen Standards machen wollen oder sie sogar autonom festlegen können, holen Sie sich Anregungen in den nachfolgenden konkreten Beispielen.
Vorschläge, wie Termine gelegt werden können
Hier gibt es viele Möglichkeiten:
- Outlook oder ein anderer zentraler, elektronischer Kalender: Je Besprechungsraum ein eigener Kalender. Alle tragen sich selbst ein.
- Papieraushang zum Selbsteintragen. Schwachstellen sind oft unleserliche Einträge.
- Anmeldung nur über Sie. Terminkalender der Besprechungsräume ist optimalerweise mit Lese-Berechtigung öffentlich. So kann der Wunschtermin vorab überprüft werden. Auftrag an alle: Wunschtermin checken und dann bei Ihnen bestellen (Telefon, Mail).
- Anmeldung nur über Sie. Keine öffentliche Einsicht in Kalender.
Wie Sie aus "vorsorglich" gebuchten Räumen feste Buchungen machen, lesen Sie im nächsten Artikel.