Auch wenn Sie häufig unter Zeitdruck stehen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, auf Abkürzungen zu verzichten und Wörter auszuschreiben. Seien Sie ehrlich: Obwohl Sie „oben genannt“ mit „o. g.“ abkürzen, haben Sie nicht wirklich Zeit gewonnen, und Ihre Arbeit wurde nicht wirklich erleichtert. Gewöhnen Sie sich daran, Wörter auszuschreiben, denn Abkürzungen verstümmeln Ihre Briefe und sind leseunfreundlich. Außerdem führen sie zu Missverständnissen.
Leiten Sie die Betreffzeile weder mit dem Wort „Betreff“ noch mit der Abkürzung „Betr.:“ ein. Schreiben Sie in Ihre Betreffzeile einfach, worum es geht, worauf Sie sich beziehen. Die Betreffzeile kann, um sie besonders hervorzuheben, fett gedruckt, soll aber nicht unterstrichen werden.
Achtung: Wenn Sie bereits in der Betreffzeile gesagt haben, dass es sich um „Ihr Schreiben vom 12.04.2019“ handelt, sollten Sie dies nicht in der ersten Zeile Ihres Briefes wiederholen. „Ich beziehe mich auf Ihr Schreiben vom 12.04.2019“ oder „Ich beziehe mich auf das oben genannte Schreiben“ machen dann keinen Sinn mehr. Schreiben Sie statt dessen: Vielen Dank für Ihren Brief.
Eine Betreffzeile ist zwar kein Muss, aber empfehlenswert. Mit einer eindeutigen Betreffzeile weiß der Empfänger, worum es sich handelt.
Starten Sie nicht mit einer Floskel wie z. B.:
- In Beantwortung Ihres Schreibens vom …
- Dankend erhielten wir Ihr Schreiben vom …
- Wir möchten Sie daran erinnern, dass …
- Wir erlauben uns, Ihnen mitzuteilen, dass …
Formulieren Sie Ihren Briefanfang so, dass sich der Empfänger angesprochen fühlt. Wecken Sie sein Interesse mit der ersten Zeile. Heben Sie sich durch „andere“ Formulierungen von „Floskel-Briefen“ ab:
- Herzlichen Dank für Ihr Schreiben/für Ihren Brief.
- Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
- Im Anschluss an unser Telefonat habe ich …
- Schön, dass Sie uns so schnell geantwortet/reagiert haben.
Handschriftliches ist in der Geschäftskorrespondenz eigentlich unüblich. Einige Ausnahmefälle, in denen Handschriftliches nicht nur praktisch, sondern manchmal sogar besser ist, gibt es trotzdem:
- Verfassen Sie Kondolenzbriefe handschriftlich.
- Ergänzen Sie ein Kurzbriefformular um ein paar handschriftliche Worte – das wirkt persönlicher.
- Blitzantworten auf eingegangenen Faxen – einfach für Sie, und der Empfänger erhält schnell eine Antwort.
Verderben Sie es sich nicht mit Titelträgern, indem Sie deren Titel entweder falsch schreiben oder gar unterschlagen. So reden Sie Titelträger richtig an – die geläufigsten Titel im Überblick:
- Sehr geehrter Herr Dr. Schnalz,
- Sehr geehrte Frau Dr. Reim,
- Sehr geehrter Herr Professor Meyer, (der Doktortitel wird hier „unterschlagen“)
- Sehr geehrte Frau Professor (wahlweise: Professorin) Schönfeld,
- Sehr geehrter Graf von Ratzingen,
- Sehr geehrte Gräfin von Kornbaum,
- Sehr geehrter Herr (Minister) Lodermann, (der Zusatz „Minister“ ist wahlweise)
- Sehr geehrte Frau Ministerin,
- Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,
- Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
Sie kennen das: Behörden- und Versicherungsbriefe erreichen Sie oft ohne Unterschrift. Bei aller Liebe zur Effizienz, ahmen Sie diese Unsitte nicht nach, und machen Sie es sich zum Grundsatz, jede Korrespondenz zu unterschreiben. Auch Massensendungen sollten unterschrieben sein; in diesem Fall ist es am einfachsten, die Unterschrift gleich mit ein- oder aufdrucken zu lassen.
Bei Faxnachrichten aus dem PC scannen Sie Ihre Unterschrift entweder ein oder schreiben Sie folgendes unter Ihren getippten Namen: „Computerfax, deshalb nicht unterschrieben.“
Versäumen Sie nicht, Ihren vollständigen Namen, also ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen unter Ihre Unterschrift zu setzen. Tun Sie dies nicht, dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Sie Briefe erhalten, in denen Ihr Name falsch geschrieben ist oder Sie irrtümlich als Frau mit „Sehr geehrter Herr xy“ angeschrieben werden.
Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen (zweimal schalten)
Zander GmbH (zweimal schalten)
ppa. i. V. (zweimal schalten)
Maria Rüger Gerd Scheers
Setzen Sie Ihren vollständigen maschinengeschriebenen Namen unterhalb Ihrer Unterschrift nicht in Klammern!
Und noch etwas: Eine Unterschrift muss nicht leserlich sein. Jeder darf und sollte so unterschreiben, wie er möchte. Dies stellt kein Problem dar, wenn der vollständige maschinengeschriebene Name unter der Unterschrift steht. Das hingegen ist ein Muss.
Nur wenige Abkürzungen können Sie verwenden, da sie allgemein verständlich und als Abkürzungen akzeptiert sind. Dazu gehören:
- AG
- BGB
- d. h.
- DM
- etc.
- PS:
- UNICEF
- USA
- usw.
- z. B.
Beachten Sie: Wenn Sie zwei Wörter mit Hilfe eines Punktes hintereinander abkürzen, steht nach jedem abgekürzten Wort ein Leerschritt, wie etwa bei d. h. und z. B.
Verzichten Sie ebenfalls auf die Verwendung firmeninterner und branchenspezifischer Abkürzungen. Selbst innerhalb einer Firma können diese Abkürzungen, wenn sie nicht abteilungsübergreifend gang und gäbe sind, zu Missverständnissen führen. Bei externer Korrespondenz ist die Gefahr, missverstanden zu werden, noch größer.
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