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So haben Sie die Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn im Griff

Lesezeit: 2 Minuten Bereits seit Jahresbeginn 2015 gilt in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn von 8,50 € je Arbeitsstunde. Das Problem dabei ist, dass noch nicht alle im Unternehmen verantwortlichen Personen wissen, was das Gesetz an Nebenpflichten mit sich bringt. Als Arbeitgeber sollten Sie sichergehen, dass die bei Ihnen im Unternehmen verantwortlichen Personen Bescheid wissen.

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So haben Sie die Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn im Griff

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Dokumentationspflicht nur in bestimmten Branchen

Neben der Zahlung des Mindestlohns bringt das Gesetz auch Dokumentationspflichten mit sich. Die Berichterstattung in den Medien führt hier gelegentlich zur Verwirrung. Denn – anders als mitunter dargestellt – gilt die Dokumentationspflicht nicht umfassend, sondern nur in bestimmten Fällen. Das sind Fälle, in denen der Gesetzgeber von einem besonders hohen Risiko ausgeht, dass der Mindestlohn nicht gezahlt wird.

Prüfen Sie anhand dieser Liste, ob in Ihrem Unternehmen Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz bestehen.

Branchenunabhängige Dokumentationspflichtenbestehen für:

  • Mini-Jobs (ausgenommen Minijobber in Privathaushalten)

  • kurzfristige Beschäftigungen.

Daneben gibt es branchenbezogene Dokumentationspflichten, falls Ihr Unternehmen zu bestimmten Branchen gehört:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft

Wichtig: Aufzeichnungen über Arbeitszeiten müssen Sie auch nach dem Arbeitszeitgesetz führen. Das gilt insbesondere für Arbeitnehmer, soweit sie mehr als 8 Stunden/Tag arbeiten (§ 16 Arbeitszeitgesetz).

Unbekannt ist oft, dass die "Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung" Ausnahmen vorsieht. Selbst wenn Sie aufgrund der obigen Aufzählung Dokumentationspflichten beachten müssen, brauchen Sie die Arbeitszeiten nicht (ein zweites Mal) zu dokumentieren, wenn

  • das verstetigte, regelmäßige Monatsentgelt des Arbeitnehmers brutto 2.958 € überschreitet und

  • die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (siehe oben) geführt werden.

Das muss Ihr Unternehmen dokumentieren

Besteht eine Dokumentationspflicht, so ist Ihr Unternehmen verpflichtet,

  • Beginn
  • Ende
  • und Dauer der täglichen Arbeitszeit

der betroffenen Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag erfolgen.

Beispiel: Ein Minijobber arbeitet am Mittwoch in der zehnten Kalenderwoche. Die Aufzeichnung muss bis zum Ablauf des Mittwochs in der elften Kalenderwoche erfolgen. Wichtig: Es geht um Kalendertage, nicht um Arbeitstage.

Die Aufzeichnungen haben in deutscher Sprache zu erfolgen und müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Besondere Formvorschriften für die Aufzeichnungen gibt es nicht; so ist es zum Beispiel möglich, sie handschriftlich zu führen. Sie können dazu z. B. ein Formblatt nach folgendem Muster einführen:

Name des Mitarbeiters

Datum

Beginn Arbeitszeit

Ende Arbeitszeit

Dauer Arbeitszeit

(ohne Pausen)

Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten können spürbare Folgen haben

Achten Sie unbedingt darauf, dass die Vorgaben des Mindestlohngesetzes in Ihren Unternehmen eingehalten werden. Im Rahmen der Kontrollen der Zollverwaltung, Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) wird die Einhaltung des Mindestlohns überprüft werden. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz können im Extremfall mit einer Geldbuße bis zu 500.000 € sanktioniert werden. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können bis zu 30.000 € Geldbuße kosten.

Daneben gibt es aber noch eine weitere Folge, die unter Umständen noch sehr viel schwerer wiegt. Unternehmen, die gegen das Mindestlohngesetz verstoßen, können von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.

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