Im Grunde ist es ganz einfach, eine Umlage von Betriebskosten wirksam zu vereinbaren: Es genügt nämlich die Klausel, dass „der Mieter die Betriebskosten gemäß §§ 1 und 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu zahlen hat“. Dann dürfen Sie alle dort in den Ziffern 1–16 beschriebenen Kosten auf Ihren Mieter umlegen.
Legen Sie "sonstige Betriebskosten" ausdrücklich offen
In § 2 Ziff. 17 BetrKV ist die Umlage "sonstiger Betriebskosten" genannt. Unter dieser Ziffer dürfen Sie nur dann weitere Betriebskosten auf Ihren Mieter umlegen, wenn Sie im Mietvertrag genau bezeichnet haben, welche weiteren Betriebskosten in Ihrer Immobilie entstehen und umgelegt werden. Zu den sonstigen Betriebskosten zählen beispielsweise die Kosten für:
- Gemeinschaftseinrichtungen wie Schwimmbad, Sauna, Partykeller
- Prüfung von Brandmeldeanlagen
- Wartung von Rauchwarnmeldern
- Funktionsprüfung von Feuerlöschern
- Regelmäßig notwendige Dachrinnenreinigung
- Dichtheitsprüfungen
- Regelmäßige Überprüfung der Elektroanlage
- Öltankreinigung
- Wartung der Lüftungsanlage
- Pförtner- oder Conciergedienste
- Bewachungsdienst zur Bewachung der Immobilie
Wählen Sie Ihre Verteilerschlüssel
Die Vereinbarung eines konkreten Umlageschlüssels im Mietvertrag ist unbedingt notwendig. § 556a Abs. 1 BGB regelt für Mietverträge seit 2001, dass ohne besondere Vereinbarung die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen sind. Betriebskosten, deren Verbrauch gemessen wird, beispielsweise Wärme und Kaltwasser, legen Sie nach dem gemessenen Verbrauch um (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB). Bei Wärmekosten sind darüber hinaus die speziellen Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizKV) zu beachten.
Wenn Sie bei der einen oder anderen Betriebskostenart andere Verteilungsschlüssel verwenden, etwa nach Zahl der Mietparteien oder der Personen im Haus, müssen Sie dies in Ihrem Mietvertrag ausdrücklich vereinbaren. Im Mustermietvertrag von VermieterRecht aktuell nutzen Sie dafür "§ 20 Sonstige Vereinbarungen". Streichen Sie in diesem Fall zur Klarstellung in § 5 Ziff. 5 des Formulars den "Anteil nach dem Verhältnis der Wohn-/Nutzflächen des Hauses".
Ermitteln Sie realistische Vorauszahlungen
Gemäß § 556 Abs. 2 S. 2 BGB dürfen Sie Betriebskostenvorauszahlungen nur in angemessener Höhe vereinbaren. Günstig ist es allerdings, den Vorauszahlungsbetrag nicht zu knapp anzusetzen. Dadurch vermeiden Sie hohe Nachzahlungen, die viele Mieter verärgern und für Sie immer ein finanzielles Risiko darstellen.
Stellen sich umgekehrt die Vorauszahlungen als zu niedrig heraus, gibt dies dem Mieter kein Recht, die Nachforderungen zu verweigern oder auf ein aus seiner Sicht angemessenes Maß zu kürzen. Vielmehr muss er zahlen (BGH, Urteil v. 11.02.04, Az. VIII ZR195/03).
Nur wenn Sie bei Vertragsabschluss zusichern würden, dass die Vorauszahlungen ausreichend bemessen sind, oder wenn Sie den Mieter bewusst über die Höhe der Betriebskosten getäuscht hätten, um ihn zur Vertragsunterzeichnung zu verleiten, kann er bei erheblichen Nachzahlungen Schadenersatz von Ihnen verlangen.