So funktioniert ELStAM: Elektronische Lohnsteuermerkmale

Die Umstellung mussten Unternehmen im Jahr 2013 vollziehen, der Monat blieb aber frei wählbar.

Was sind „elektronische Lohnsteuermerkmale“ und wie funktionieren sie?

Elektronische Lohnsteuermerkmale über ELStAM enthalten alle Informationen, die im Vorfeld auf der Lohnsteuerkarte aus Papier enthalten waren. Wie der Name schon deutlich vorgibt, handelt es sich hierbei um elektronisch gespeicherte Merkmale, die für die Errechnung der Lohnsteuer zwingend notwendig sind. Diese Merkmale existierten also bereits vor der Einführung von ELStAM, wurden aber erstmals durch elektronische Lohnsteuermerkmale in elektronischer Form erfasst.

Das zum Jahr 2013 eingeführte Verfahren sollte die eher unhandliche Lohnsteuerkarte ersetzen, indem stattdessen eine zentrale Verwaltung in elektronischer Form stattfindet – das entlastete sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber und vereinfachte den Prozess der Übermittlung eben solcher Merkmale.

ELStAM beziehungsweise elektronische Lohnsteuermerkmale umfassen alle Angaben, die auf der Lohnsteuerkarte in Papierform auf der Vorderseite aufgedruckt waren. Dazu gehört die Steuerklasse des Arbeitnehmers ebenso wie ihr Faktor. Der Faktor kommt ausschließlich bei der Steuerklasse IV zum Einsatz und ist daher nicht zwingend Bestandteil der ELStAM. Enthalten sind weiterhin Angaben zum Lohnsteuerfreibetrag und zum Hinzurechnungsbetrag, beide Werte wirken sich mindernd auf die Last der Lohnsteuer aus und werden daher zur Berechnung benötigt.

Das Kirchensteuermerkmal ist ebenfalls enthalten, auch wenn dieses per Definition nicht als elektronisches Lohnsteuermerkmal gilt (siehe EStG Paragraph 39 Abs.4). Die Datenspeicherung von diesem Kirchensteuermerkmal und dem des Ehegatten/der Partnerin wird dennoch in elektronischer Form festgehalten. Diese Speicherung gilt bei vielen Experten als gesetzwidrig, da so verfassungs- und datenschutzrechtliche Leitlinien verletzt werden.

Benötigte ELStAM zur Abfrage bei einer neuen Anstellung

Arbeitgeber, die vorher die Lohnsteuerkarte in Papierform verarbeiten mussten, können sich nach der Umstellung nun in der ELStAM-Datenbank anmelden. In dieser können Arbeitgeber mit einem Set aus fixen Informationen elektronische Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers abrufen. Benötigt werden die folgenden Angaben:

• das Geburtsdatum des Beschäftigen
• die Steueridentifikationsnummer (ID-NR)
• eine Mitteilung darüber, ob es sich um einen Haupt- oder einen Nebenverdienst handelt
• unter Umständen eine Mitteilung, ob ein potentieller Freibetrag im Nebenverdienstverhältnis genutzt werden kann

Nach Festlegung beziehungsweise Übertragung dieser Angaben in die Datenbank erhält der Arbeitgeber die notwendige Einsicht über die Lohnsteuermerkmale, welche im eigenen Unternehmen zur Berechnung der Lohnsteuer (und dem Einbehalt dieser) benötigt werden. Für Hauptbeschäftigungen existieren dann, wie auch vor der Umstellung, die Steuerklassen I bis V (eins bis fünf), während Nebenbeschäftigungen über die Steuerklasse VI (sechs) abgerechnet werden – diese hat eine etwas höhere Steuerlast als die fünf „günstigen“ Steuerklassen.

Vor der Umstellung auf ELStAM musste der Arbeitnehmer seine Steuerklasse eigenständig dem Arbeitgeber mitteilen, indem er die Papierkarte auf Anfrage übergeben hat. Nach einem Abschied aus dem Unternehmen wurde diese dann wieder vom Arbeitnehmer in Besitz genommen. Selbige werden durchelektronische Lohnsteuermerkmale in dieser Hinsicht gänzlich entlastet, da alle Angaben der elektronischen Datenbank entnommen werden können.

Von wem werden die Daten der ELStAM in der Praxis betreut?

Die Verwaltung für elektronische Lohnsteuermerkmale obliegt der Finanzverwaltung. Notwendige Meldedaten über die Person, zum Beispiel betreffend dem Familienstand und möglicher Kinder, obliegen weiterhin den Gemeinden. Diese Angaben werden unter anderem zur Ermittlung der Steuerklasse herangezogen. Die elektronische Erfassung und Verwaltung funktioniert also nur dann in tadelloser Form, wenn einerseits die Gemeinden mit der Finanzverwaltung kommunizieren und andererseits Arbeitnehmer ihrer zuständigen Meldepflicht in der Gemeinde nachkommen.

In dieser Datenbank erfasste Veränderungen, beispielsweise wenn sich am Familienstand des Arbeitnehmers etwas geändert hat oder neue Regelungen für elektronische Lohnsteuermerkmale existieren, werden dem Arbeitgeber elektronisch übermittelt. So wird sichergestellt, dass der Arbeitgeber stets mit aktuellen und konkreten Informationen arbeiten kann, um bei der eigenen Berechnung der anfallenden Lohnsteuer eine richtig ausgeführte Lohn- und Gehaltsabrechnung garantieren zu können.

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