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So funktioniert die schnelle Auto-Filterung von Excel-Daten

Lesezeit: 2 Minuten Um einen Überblick über Ihre Daten in Excel zu bekommen, reichen einfache Sortierbefehle oft nicht aus. Verwenden Sie doch einmal den Befehl "AutoFilter". Damit erstellen Sie spielend leicht und sehr schnell Abfragen wie in Access.

2 min Lesezeit

So funktioniert die schnelle Auto-Filterung von Excel-Daten

Lesezeit: 2 Minuten

Aufruf des AutoFilters in Excel

Rufen Sie die Excel-Tabelle auf, die Sie filtern möchten. Klicken Sie in irgendeine Zelle dieser Tabelle und rufen Sie den Befehl "AutoFilter" auf. Bis Excel 2003 über den Menüpunkt "Daten", den ersten Befehl in der angezeigten Liste "Filter" und dann auf "Autofilter". Ab Excel 2007 rufen Sie dafür das Register "Daten" auf. In der Gruppe "Sortieren und Filtern" ist die große Schaltfläche mit dem Trichter-Symbol nicht zu übersehen.

Jede Spaltenbezeichnung erhält nun eine Schaltfläche mit einem kleinen Pfeil nach unten. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich eine Liste aller Einträge nach der Sie Ihre Daten filtern können.

Wenn Sie aus der angezeigten Liste einen bestimmten Eintrag auswählen, werden Ihnen nur die Daten angezeigt, die diesen Eintrag in der Spalte haben. Alle anderen Datensätze werden ausgeblendet. So erhalten Sie schnell und kompakt eine Liste alle Kunden oder Zulieferer aus einer bestimmten Stadt, alle weiblichen Mitarbeiter, Artikel mit demselben Preis usw. Die gefilterten Daten können Sie anschließend noch sortieren.

Über "Top Ten" erscheint ein Fenster, in dem Sie die Anzahl oder den Prozentsatz der angezeigten Datensätze in einer bestimmten Sortierung (oberste/unterste) bestimmen. So lassen sich z. B. die 20 Datensätze mit den kleinsten Werten in der gewählten Spalte herausfiltern oder nur die ersten zehn Datensätze in einer aufsteigenden Sortierung.

Mehrere Filterkriterien in Excel auswählen

Es ist möglich, mehrfach hintereinander zu filtern. Zum Beispiel zuerst nach einer bestimmten Stadt, dann nach dem Geschlecht und danach vielleicht noch nach einer bestimmten Postleitzahl.

Doch aufpassen! Über den Punkt "(Alle)" wird immer nur die Filterung der gewählten Spalte aufgehoben. Die anderen Filter bleiben weiterhin bestehen. Um alle Filter auszuschalten, rufen Sie über das Menü den Befehl "AutoFilter" noch einmal auf und deaktivieren Sie ihn mit einem Klick.

Tipp: Um Filterresultate festzuhalten, kopieren Sie am besten das Arbeitsblatt und führen Sie die Filterung in der Kopie durch. Anders als in Access werden Veränderungen der Ursprungstabelle jedoch nicht automatisch in die gefilterte Tabelle des anderen Tabellenblattes übernommen.

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