Ein Layout erstellen
Überlegen Sie zunächst, wie Ihre Publikation aussehen soll. Soll eine Überschrift über die gesamte Seitenbreite reichen? Wie viele Textspalten soll Ihre Publikation aufweisen? Ist die gesamte Seite zweispaltig, oder wechseln einspaltige mit zwei- oder mehrspaltigen Bereichen ab? Wo wollen Sie separate Textfelder und Grafiken auf der Seite platzieren? Gibt es eine Kopfzeile oder eine Fußzeile mit den Seitennummern?
Kopf- und Fußzeilen
Gestalten Sie nun als erstes Kopf- und Fußzeilen für Ihre Publikation. Vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen, teilweise mit automatischer Seitennummerierung können Sie ganz leicht über das Menü „Einfügen“ in Ihr Dokument bringen. Sie können dabei auch angeben, ob nur jeweils die geraden, ungeraden, oder alle Seiten eine Kopfzeile oder eine Fußzeile tragen sollen. Sie können für gerade und ungerade Seiten eine jeweils unterschiedliche Kopf- und Fußzeile einrichten. Durch die Auswahl „Erste Seite anders“ können Sie verfügen, dass Word auf der Titelseite Ihrer Publikation die Kopf- oder Fußzeile einfach weglässt.
Spalten im Layout einstellen
Das Layout selbst können Sie ganz einfach in der Seitenlayout-Ansicht einrichten. Sie können diese Ansicht im Ansichten-Menü aktivieren. Fügen Sie nun die Überschrift am oberen Teil der Seite ein, wenn Sie eine durchgehende Überschrift benötigen. Danach klicken Sie im Menü „Format“ auf das Menü „Spalten“. Sie können nun automatisch den Text in Spalten aktivieren.
Sie können die Spaltenanzahl mit dem Befehl „ab hier“ für jeden beliebigen Punkt im Dokument gelten lassen, oder ändern, Sie können ihn aber auch für das gesamte Dokument übernehmen. Optional ist auch eine Zwischenlinie möglich. Breite und Abstand der Spalten zueinander rechnet Word automatisch aus. Sie können beliebig oft die Anzahl der Spalten auf der Seite ändern, um so einspaltige und mehrspaltige Bereiche sich abwechseln zu lassen. Dadurch wird ein abwechslungsreiches Layout beim Desktop-Publishing problemlos möglich.
Damit haben Sie bereits das grundlegende Layout für Ihre Desktop-Publishing-Publikation erstellt. Nun muss es nur noch mit Textfeldern und Grafiken angereichert und abwechslungsreich gestaltet werden.
Textfelder und Grafiken
Ein Textfeld liegt über dem Dokument. Ein Textfeld können Sie ganz einfach über das Menü „Einfügen“ und den Befehl „Textfeld“ erzeugen. Das Textfeld lässt sich mit der Maus vergrößern, verkleinern und positionieren. Der in ihm enthaltene Text kann wie jeder andere Text auch formatiert werden. Textfelder kann man beispielsweise benutzen, um einen Text über bestimmte Bereiche hinweg einzufügen. Wenn das Textfeld in einem Textbereich liegt, können Sie wie bei Grafiken den Textfluss um das Textfeld herum steuern: um das Textfeld fließend, rechteckig oder mit definiertem Abstand oben oder unten.
Grafiken können Sie aus unterschiedlichen Quellen einfügen, frei verschieben, und ebenso wie bei den Textfeldern den Textfluss um sie herum steuern. Eine besondere Funktion ist, Grafiken hinter den Text zu legen – was man in der Praxis beim Desktop-Publishing allerdings eher vermeiden sollte, da das meist auf den Betrachter „unsauber“ wirkt. Einzige Ausnahme bilden Wasserzeichen, die sie mit dem gleichnamigen Befehl aus einer beliebigen Grafik erzeugen können. Word macht die Grafik dann durchsichtig und legt sie hinter den Text, so dass der Text noch gut lesbar bleibt.
Mit diesen leicht zu bedienenden Funktionen in Word können Sie so gut wie alle Aufgaben im Desktop-Publishing lösen. Auch komplexe Anforderungen lassen sich mit den entsprechenden Befehlen und den zahlreichen Auswahlmöglichkeiten noch gut praktisch umsetzen. Ein wenig Auge für grafische Gestaltungen und gutes Desktop-Publishing brauchen Sie zwar – das notwendige Handwerkszeug stellt Ihnen aber praktisch komplett Word zur Verfügung.