Durch ein Fehlzeitengespräch können Sie eine Menge über die Hintergründe erfahren und womöglich viel dazu beitragen, aus einem kränkelnden wieder einen gesunden und motivierten Mitarbeiter zu machen.
Darauf sollten Sie achten: Führen Sie Fehlzeitengespräche zeitnah nach der Rückkehr eines Mitarbeiters. Vermeiden Sie Gespräche ohne Ankündigung ("Kommen Sie jetzt in mein Büro!"), sondern vereinbaren Sie kurz vorher eine Uhrzeit.
6 Schritte: Wie Sie Ihr Fehlzeitengespräch aufbauen
1. Begrüßen Sie Ihren Mitarbeiter freundlich und offen. Zeigen Sie ihm, dass Sie sich über seine Genesung freuen. Formulierungsbeispiel: "Guten Morgen, Frau Meier, ich freue mich, dass Sie wieder gesund sind. Wir haben Sie vermisst in den letzten 2 Wochen. Wie geht es Ihnen denn jetzt?"
2. Bringen Sie ihn auf den neuesten Stand. Informieren Sie ihn darüber, was während seiner Abwesenheit passiert sind. So erleichtern Sie ihm den Wiedereinstieg. Formulierungsbeispiel: "Ich möchte Sie über einige wichtige Dinge informieren, die Sie wegen Ihrer Krankheit noch nicht wissen können."
3. Nennen Sie sachlich den weiteren Grund des Gesprächs. Verdeutlichen Sie, dass Sie die Ursachen für die Fehlzeiten ergründen wollen – etwa ob die Arbeitsumgebung dabei eine Rolle spielt. Beachten Sie aber, dass Ihr Mitarbeiter auf die Frage nach der Krankheitsdiagnose nicht wahrheitsgemäß antworten muss. Formulierungsbeispiel: "Fällt ein Kollege aus, ist dies immer eine zusätzliche Belastung für das Team. Deshalb möchte ich klären, ob und was wir hier verändern können, damit künftig Fehlzeiten vermieden werden."
4. Erarbeiten Sie gemeinsam Lösungen. Bitten Sie Ihren Mitarbeiter um Vorschläge, wie Fehlzeiten in Zukunft vermieden werden können. Gehen Sie auch darauf ein, was Sie dazu beitragen können. Formulierungsbeispiel: "Wie können wir Ihrer Meinung nach die Situation verändern, so dass Sie sich nicht mehr überlastet fühlen? Wie kann ich Ihnen dabei helfen?"
5. Fassen Sie das Gesprächsergebnis zusammen. Streben Sie Zufriedenheit auf beiden Seiten an. Ihr Mitarbeiter sollte motiviert aus Ihrem Gespräch herausgehen und sich keinesfalls abgekanzelt fühlen. Formulierungsbeispiel: "Über folgende Punkte sind wir uns einig …"
6. Verabschieden Sie sich freundlich. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter dabei das Gefühl, dass Sie ihn ernst nehmen, als Mensch schätzen und dass Sie ihn im Team brauchen. Formulierungsbeispiel: "Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Offenheit. Ich bin überzeugt, dass wir die angesprochenen Probleme lösen werden, und freue mich, dass wir jetzt wieder voll auf Sie zählen können."