Leitende Mitarbeiter in Deutschland haben nicht die beste Meinung von Meetings. Die Hitliste der Kritikpunkte macht deutlich aus welchem Grund:
- Abweichen vom Thema 83 %
- schlechte Vorbereitung 77 %
- wenig Effektivität 74 %
- mangelnde Aufmerksamkeit der Teilnehmer 68%
- ausufernde Wortmeldungen 62 %
- Besprechungsdauer 60 %
- fehlende Kooperation der Teilnehmer 51 %
Erkennen Sie diese Kritikpunkte als Ihre eigenen wieder? Dann sollten Sie bei Ihrem nächsten Meeting Abhilfe schaffen. Das A und O für ein erfolgreiches Meeting ist die gute Vorbereitung. Tragen Sie in einem kurzen Brainstorming zusammen,
- warum Sie zur Besprechung einladen wollen,
- wer an dem Meeting teilnehmen soll,
- wo es stattfinden wird und
- worüber entschieden werden soll.
Überprüfen Sie anhand der folgenden Punkte ob Ihre Einladung alle wesentlichen Punkte enthält:
- Zeit: Tag, Uhrzeit, geplante Dauer
- Ort: Gebäude, Etage, Raumnummer, Ansprechpartner, Ausstattung
- Anlass: Thema / Problem
- Ziele: Zieldefinition mit Begründung, Vorabinformationen
- Ablauf: Tagesordnung
- Beteiligte: Leiter / Moderator, Teilnehmer, Gäste
6 Phasen führen zum erfolgreichen Meeting
Wenn Sie ein Meeting einberufen haben, um ein Problem zu lösen, sollten Sie als Moderator nach dem Modell der 6-Phasen-Konferenz vorgehen, um ein effektives Meeting führen zu können.
1. Phase: Definieren Sie das Problem
Tagesordnungen bestehen aus einem mageren Gerippe mit Überschriften, Bulletpoints und Schlagworten. Sorgen Sie für das Fleisch: Erläutern Sie, welche komplexen Probleme sich hinter den Stichworten verbergen. Ihr vorrangiges Ziel in dieser Phase ist: Alle müssen das Problem verstehen.
2. Phase: Diagnose des Problems
Stellen Sie jetzt Informationen vor, die erklären, wie es zu dem Problem kommen konnte. Fordern Sie die Meetingteilnehmer auf, sich an der Ursachenforschung zu beteiligen.
3. Phase: Lösungsvorschlägen
Fantasie und kreatives Denken sind nun gefordert. Damit die Ideen sprudeln, müssen sich alle Teilnehmer nur an 2 Regeln halten: Kritik ist verboten und Vorschläge anderer werden assoziativ aufgegriffen, beispielsweise im Brainstorming.
4. Phase: Bewertung der Vorschläge
Identifizieren Sie die Ideen, die in die „engere Wahl“ kommen, beispielsweise durch eine Punktebewertung der Teilnehmer. Dabei kann jeder Teilnehmer etwa 3 Punkte für die besten Ideen vergeben. Die Ideen mit den meisten Punkten sollten Sie weiterverfolgen.
5. Phase: Protokollieren
Sie ergibt sich aus Phase 4: Stellen Sie nochmals heraus, für welchen Lösungsweg sich die Gruppe entschieden hat. Nehmen Sie diesen Weg als Beschluss ins Protokoll auf.
6.Phase: Setzen Sie um
Hier geht es um die Umsetzung, genauer gesagt, um die Erstellung eines Aktionsplanes: Wer macht was bis wann?
Erfolgreicher Abschluss
Sie sind am Ende Ihres Meetings angelangt. Haben Sie die zu Anfang zitierten Fehler vermieden? Fragen Sie die Teilnehmer. Denken Sie daran: Aus jedem Feedback können Sie lernen, es beim nächsten Mal noch ein bisschen besser zu machen.
Visualisieren Sie
In Meetings reden sich die Teilnehmer oft die Köpfe heiß. Sorgen Sie als Moderator immer wieder für Abkühlung und Ablenkung. Neben ausreichenden Pausen sollten Sie darauf achten, dass in den einzelnen Arbeitsphasen des Meetings immer wieder visuelle Methoden zum Einsatz kommen. Greifen Sie auf unterschiedliche Medien zurück.
Flip-Chart: Es ist gut geeignet für das Sammeln von Fragen auf Zuruf. Aber auch bei Präsentationen von Ergebnissen aus Arbeitsgruppen ist es das Mittel der Wahl.
- Vorteil: Das Papier kann zur Orientierung während des Meetings ausgestellt werden.
- Nachteil: Ungeeignet für die Archivierung, muss abgeschrieben werden.
Overhead-Projektor: Geeignet für Vorträge und Expertengespräche, gilt heute jedoch als veraltet. Wählen Sie stattdessen eine Beamer-Präsentation.
Beamer-Präsentation: Die Folien-Präsentation mittels PC und Beamer ist geeignet für Vorträge und Präsentationen.
- Vorteil: Lichtstarke Technik, direkte Übertragung aus dem PC, schnelles Korrigieren.
- Nachteil: Rauschen, nicht im hellen mit Sonnenlicht erhellten Raum anwendbar.
Moderationswand: Gut geeignet zur Präsentation von Ergebnissen aus Workshops.
- Vorteil: Gute Visualisierung von Grupppenergebnissen.
- Nachteil: Braucht viel Platz.
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