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So führen Sie die Ausschreibung erfolgreich durch

Lesezeit: 3 Minuten Möchten Sie als Unternehmer einen Service für ein geplantes Projekt von einem externen Unternehmen in Anspruch nehmen, dann haben Sie zunächst einmal die Qual der Wahl. Meist gibt es relativ viele Anbieter, die den von Ihnen gewünschten Service im Programm haben. Die Planung einer Ausschreibung oder eines Agenturpitches ist deshalb genauso wichtig wie die Durchführung.

3 min Lesezeit

So führen Sie die Ausschreibung erfolgreich durch

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Eine Ausschreibung / einen Agenturpitch planen

Bei der Vielfalt an Unternehmen und Angeboten auf dem Markt sollte man sehr präzise vorgehen, um nicht am Ziel vorbeizuschießen und letztendlich enttäuscht zu werden. Projektgelder so effizient wie möglich einzusetzen ist oberstes Gebot einer jeden Budgetvergabe. Es genügt heutzutage von daher nicht, lediglich eine simple Preisanfrage zu versenden.

Das Angebot der Serviceanbieter ist vielfältig und obliegt individuellen Spezialisierungen. Unter Umständen müssen Sie sogar den Service mehrerer externer Anbieter in Anspruch nehmen. Die Vorphase einer Ausschreibung sollten Sie aus diesem Grund damit verbringen, sich selbst darüber im Klaren zu werden, was genau das Projekt beinhaltet und wie das Ergebnis aussehen soll. Gehen Sie dabei systematisch vor:

Projektstrukturierung

Erstellen Sie eine Projektstruktur. Diese können Sie später ganz oder teilweise als Briefing benutzen. Das hilft nicht nur den Serviceanbietern, sondern auch Ihnen selbst bei der Planung und Kontrolle Ihres Projektes. Den Serviceanbietern können Sie dann eine Kurzversion (Überschriften mit Kurzbeschreibung) zukommen lassen.

Es ist wichtig, die Details des Projektes dem Detailbriefing, das den Serviceanbietern nach dem Zuschlag übergeben wird, zu überlassen, und zwar nachdem das Serviceunternehmen eine Verschwiegenheitsklausel unterschrieben hat. So gliedern Sie Ihr Projekt:

  • Benennung des Projektes
  • Zielsetzung des Projektes (qualitativ/quantitativ)
  • Untergliederung in Teilprojekte (einstufig/mehrstufig)
  • Aufgabenzuordnung (einstufig/mehrstufig)
  • Termin- und Ablaufplanung
  • Ressourcenplanung
  • Kostenplanung
  • Risikoplanung
  • Kontrollpunke / Meilensteine / KPIs

Kosten

Legen Sie auch fest, ob Sie bereit sind, die Serviceanbieter für die Angebotsphase oder den Agenturpitch zu entlohnen. Eine übliche Handhabung ist es, dass Gelder nur für den Anbieter fließen, der den Zuschlag bekommen hat. Dies könnte allerdings auch ein K.O.-Kriterium für einige Anbieter sein.

Die Auswahl der Anbieter

Nachdem Ihre Projektstruktur steht, können Sie nach entsprechenden Spezialisten suchen. Gegebenenfalls benötigen Sie ja sogar mehr als nur einen externen Serviceanbieter. Dies würde dann mehrere parallele Ausschreibungen erfordern. Es ist empfehlenswert Ihre Suche in zwei Stufen zu untergliedern.

Grobsuche

Zielsetzung dieses Schrittes ist es, die Spreu von Weizen zu trennen, um Zeit und Geld zu sparen. Ein Service könnte unter Umständen beim jeweiligen Anbieter nur ein Komplementärprodukt darstellen, wohin gegen die eigentliche Stärke des Anbieters vielleicht ganz woanders liegt. Dies wäre eine lediglich suboptimale Lösung für Ihr Projekt.

Fordern Sie die von Ihnen vorselektierten Unternehmen also zunächst auf, ihr Interesse an dem von Ihnen ausgeschriebenem Projekt zu bekunden. Für die Grobsuche reicht eine Kurzbeschreibung Ihres Projektes sowie ein Zeit- und Budgetrahmen.

Feinsuche

Nachdem die Unternehmen ihr Interesse bekundet haben, können Sie sich daran machen, eine engere Auswahl zu treffen. Hierbei sollten Sie auch die Kapazitäten der jeweiligen Unternehmen prüfen. Empfehlenswert ist es je nach Projektgröße und -wichtigkeit ca. drei bis fünf Unternehmen in die engere Wahl zu nehmen.

Ist das erfolgt, dann teilen Sie den Unternehmen mit, dass diese in die engere Wahl gekommen sind. Bei dieser Gelegenheit sollten Sie ein Verschwiegenheitsabkommen beifügen, mit dem sich die Unternehmen erklären, Stillschweigen über das Projekt zu bewahren.

Die Ausschreibung

Sind alle Abkommen unterzeichnet zurück gesendet worden, kann Ihre eigentliche Ausschreibung beginnen. Die selektierten Serviceanbieter können Preise abfragen. Bei die Preisanfrage sollten Sie so detailliert wie mögliche vorgehen und dem Unternehmen folgende Informationen liefern:

  • Projektumfang: dient zur Planung von Ressourcen und hat direkten Einfluss auf die Preisgestaltung
  • Zeitplanung: dito
  • Rahmenbudget
  • Projektinhalt: Kurzdarstellung des Projektes mit qualitativen Inhalten
  • Preis-/Nebenkonditionen: Valuten, Skonti, Rabatte, usw.

Das erste Selektionsverfahren

Nachdem Sie alle Angebote auf dem Tisch liegen haben, muss nun alles ganz genau überprüft werden. Erstellen Sie sich eine Übersicht der angebotenen Leistungen, Konditionen und Preise und treffen Sie anschließend eine Entscheidung darüber, wen Sie persönlich einladen möchten, um eine Projektpräsentation in Ihrem Hause durchzuführen. Meistens sind das nur noch 2-3 Unternehmen, die gegeneinander antreten.

Die persönliche Briefingphase

Die letzten 2-3 Unternehmen können Sie nun zu einem persönlichen Briefinggespräch einladen, in dem weitere Details bekannt gegeben werden und die Möglichkeit besteht, offene Fragen zu beantworten. Legen Sie einen Termin (plus möglichem Alternativtermin) fest, an dem diese Serviceanbieter Ihre Projektideen und Vorgehensweise nacheinander präsentieren können.

Die Ausschreibungspräsentation

Die Präsentation sollte von Ihnen vorab so gegliedert werden, dass alle teilnehmenden Unternehmen die gleichen Voraussetzungen haben. Das erleichtert Ihnen einen besseren Vergleich. Ansonsten können Sie sich zu diesem Zeitpunkt zurück lehnen und die ersten Früchte Ihrer Projektplanung ernten.

Nach der Ausschreibung folgt der Zuschlag

Nachdem die Unternehmen Ihre Strategien präsentiert haben, liegt die Wahl nun bei Ihnen. Sie entscheiden nun, welches Serviceunternehmen das beste Preis-/Leistungsverhältnis für Ihr Projekt und Unternehmen darstellt. Gegebenenfalls können Sie auch nochmals zu Nachverhandlungen einladen und dann erst den Zuschlag erteilen.

Es bedarf mit Sicherheit eines großen Aufwandes während der Ausschreibungsplanungsphase, doch je präziser diese stattfindet desto leichter können Sie eine Auswahl treffen und desto optimaler nutzen Sie Ihre Mittel.

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