Geburtstagsbriefe innerhalb Ihrer Firma – führen Sie Regeln ein
Wenn Sie als Chef jedes Jahr jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin einen persönlichen Brief zum Geburtstag schicken wollen, so könnte dies schon bei einer mittleren Firma zu Ihrer Hauptbeschäftigung werden. Wichtig sind also klare Regeln, die festlegen, wer Geburtstagsbriefe erhält. Machen Sie eindeutige Vorgaben, damit Sie planen können.
Eine mögliche Lösung: Mitglieder der Geschäftsführung und Abteilungsleiter erhalten jedes Jahr ein Gratulationsschreiben, alle anderen bei einem runden Geburtstag. Ebenso sollten Sie sich Gedanken machen, ob neben dem Brief auch ein Geschenk überreicht wird.
Machen Sie durch gelungene Geburtstagsbriefe aus Routine etwas Besonderes
Der Geburtstag ist ein individuelles Fest, für das Geburtstagskind ein ganz besonderer Tag. Da sich dieser Anlass aber Jahr für Jahr wiederholt, besteht die Gefahr, dass die alljährliche Gratulation zur Routine wird und jedes Jahr immer wieder die gleichen standardisierten „Sprüche" wiederholt werden. Lesen Sie, wie Sie mit wenig Aufwand – oft nur durch eine geringfügige Variante – Abwechslung in Ihre Korrespondenz zu diesem persönlichen Festtag bringen.
Ihr Brief sollte auf jeden Fall das Gefühl vermitteln, dass sich da jemand Gedanken gemacht und nicht ganz einfach eine vorgefertigte Karte aus der Schublade genommen und fertige Sätze wie mit einer Sprachschablone gestanzt hat.
Machen Sie deutlich, dass es sich nicht um ein Geschäftsschreiben handelt
Nehmen Sie für Ihre Geburtstagsbriefe keine Fensterbriefumschläge. Das sieht zu sehr nach geschäftlicher Routine aus. Ein Umschlag ohne Sichtfenster ist für diesen Anlass besser geeignet. Beschriften Sie ihn mit der Hand und kleben Sie, wenn möglich, eine Briefmarke darauf, falls Sie den Brief verschicken müssen, statt ihn mit der Hauspost zu befördern. Freistempler wirken unpersönlich.
Im Idealfall schreiben Sie den gesamten Brief von Hand. Wenn Sie das nicht können oder wollen, sind aber ein handschriftlicher Abschlussgruß und die persönliche Unterschrift das Minimum. Die Einbeziehung von geschäftlichen Angelegenheiten ist bei einem Gratulationsschreiben absolut tabu!
So nicht:
„Sobald Sie Ihren Geburtstag gefeiert haben, müssen wir uns unbedingt treffen, um unsere Verkaufsstatistiken auszuwerten.“
Warum schreiben Sie dann nicht gleich offen und ehrlich „Wegen Ihres lästigen Geburtstags müssen wir nun diese dringende Angelegenheit verschieben"?
Besser so:
„Dieser Geburtstag gehört ganz und gar Ihnen, Ihrer Familie und Ihren Freunden. Ich wünsche Ihnen ein schönes Fest!“