Finanzielle Forderungen
Bei einer Reklamation geht es im Gegensatz zum Beschwerdebrief nahezu immer um finanzielle Forderungen. Das ist bei einem Beschwerdebrief nicht der Fall. Trotzdem kann es Ihnen natürlich passieren, dass Sie nach einem Beschwerdebrief eine (finanzielle) Wiedergutmachung erhalten. Primäres Ziel einer Beschwerde ist es aber nicht, Geld zu erhalten.
Der Ton macht die Musik
Sie haben vielleicht selbst schon einmal beim Lesen von Beschwerden festgestellt, dass die Verfasser zu einem besonders umständlich und komplizierten Schreibstil neigen.
Mehr als andere Briefe klingt ein Beschwerdebrief oft furchtbar altmodisch. Es wird um den heißen Brei herumgeredet. Somit wirkt ein Beschwerdebrief oft hilflos.
Oder es wird losgepoltert, und dann erscheint er aggresiv und arrogant und vergiftet die Atmosphäre.
Auf beiden Wegen kommen Sie nicht zu Ihrem Ziel. Seien Sie in Ihrer Sprache präzise. Nennen Sie im Beschwerdebrief die Dinge beim Namen, statt sie in langen Sätzen umständlich zu verpacken.
Achten Sie beim Beschwerdebrief auf folgende Formulierungen:
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So nicht
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Besser so
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"Trotz mehrfacher Erinnerung hielten Sie es bislang nicht für nötig, auf meine Schreiben zu reagieren."
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"Sie haben, obwohl ich mehrmals darum gebeten hatte, bislang nicht auf meine Briefe reagiert."
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"Über eine Fortführung des Abonnements gilt es angesichts des stattlichen Preises nachzudenken."
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"Ob wir die Zeitung weiterhin abonnieren, wissen wir noch nicht. Wir finden sie sehr teuer."
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"Mit Bedauern haben wir zur Kenntnis genommen, dass Sie die uns gemachte Zusage nicht eingehalten haben."
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"Leider haben Sie Ihr Versprechen nicht gehalten."
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"Über Ihre baldige Kontaktaufnahme würden wir uns freuen."
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"Es wäre schön, wenn Sie sich bis Montag nächster Woche dazu melden."
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"Die abweichende Durchführung unserer Beschlüsse macht diese Teile unseres Vertrags mit den Beteiligten meines Erachtens ungültig."
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"Da die Beschlüsse nicht durchgeführt wurden, sind diese Teile des Vertrags nach meiner Ansicht ungültig"
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Erst überlegen, dann schreiben
Gerade für einen Beschwerdebrief gilt: Erst durchatmen, beruhigen und dann formulieren. Definieren Sie in Gedanken zuerst Ihr Ziel. Überlegen Sie dann, welche Wege zu diesem Ziel führen können. Dann wird Ihr Beschwerdebrief vielleicht so, dass er den Empfänger nicht nur provoziert, sondern tatsächlich etwas bewirkt.
Sie möchten mit Ihrer Beschwerde die Situation ja nicht verschlimmern, sondern verbessern.