Sie bekommen jeden Tag unheimlich viele Mails? Wie behalten Sie dabei den Überblick? Ich zeige Ihnen, wie Sie sich mit Microsoft Outlook in wenigen Schritten für jedes wichtige Thema eine eigene gefilterte Ansicht Ihrer Mails erstellen und diese jederzeit wieder abrufen können.
Microsoft Outlook und Ansichten
Die meisten Benutzer von Outlook lassen sich Ihre kompletten Mails nach Datum sortiert anzeigen. Wollen Sie Ihre Mails in einer anderen Darstellungsweise von Outlook zeigen lassen, benötigen Sie eine andere Ansicht. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Ansicht". Ganz links der erste Button ("Ansicht ändern") bietet Ihnen beim Aufklappen mehrere vordefinierte Ansichten an.
Ansichten in Outlook verwalten
Lassen Sie den Button "Ansicht ändern" noch einmal aufklappen. Wählen Sie den Befehl "Ansichten verwalten". Das Dialogfenster "Alle Ansichten verwalten" listet für Sie alle gespeicherten Ansichten, die verfügbar sind, auf.
Mit Ansichten nur E-Mails mit bestimmten Suchbegriffen anzeigen lassen
Gefällt Ihnen die aktuelle Ansicht? Wollen Sie eine Kopie erstellen, die anschließend nur Mails mit bestimmten Schlüsselwörtern anzeigt? Nehmen wir an, Sie suchen nach dem Begriff "Auftragsbestätigung". Der Begriff darf im Betreff und im Nachrichtentext vorkommen.
Eine Kopie der aktuellen Ansicht in Outlook erstellen
Achten Sie darauf, dass im Dialogfenster "Alle Ansichten verwalten" "" markiert ist und klicken auf den Schalter "Kopieren" am rechten Rand des Dialogs. Geben Sie im folgenden Dialog der neuen Ansicht einen Namen, der Ihrem Suchbegriff bzw. Schlüsselwort entspricht, ein und bestätigen mit OK (hier: "Auftragsbestätigung").
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Neue Ansicht nach Ihrem Suchbegriff filtern lassen
Sie sehen nun das Dialogfenster "Erweiterte Ansichtseinstellungen". Damit Ihre neue Ansicht nach Ihrem Schlüsselwort gefiltert wird, klicken Sie auf den Schalter "Filtern". Schreiben Sie im Filtern-Dialog in das Feld "Suchen nach" das Wort Auftragsbestätigung". Unterhalb im Feld "In" wählen Sie "Im Feld ‚Betreff‘ und im Nachrichtentext" aus. Bestätigen Sie alle Dialoge mit OK und mit "Ansicht übernehmen".
Setzen Sie die neue Ansicht produktiv zum Filtern Ihrer Mails ein
Die eben gespeicherte Ansicht ist jetzt schon aktiv. Das heißt, Sie sehen nur noch Mails, in denen das Wort "Auftragsbestätigung" im Betreff und im Nachrichtentext vorkommt. Wollen Sie wieder alle Mails sehen, klicken Sie wieder im Register "Ansicht" auf "Ansicht ändern" und wählen den Namen Ihrer Standardansicht aus. Jetzt sehen Sie wieder alle Mails. Das erneute Aufrufen der Ansicht "Auftragsbestätigung" reduziert die Liste wieder auf die gefilterte Ansicht.
Weitere Ansichten zum Filtern anlegen
Über den beschriebenen Weg können Sie weitere Ansichten anlegen, die Mails anhängig von Ihren Wünschen filtern. Dabei sind die Filterbedingungen auch sehr komplex einstellbar. Erforschen Sie am besten einmal das Dialogfenster "Filtern" mit seinen vier Registerkarten.