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So erstellen Sie ein Office-Handbuch

Lesezeit: < 1 Minute Sind Sie einmal krank oder im Urlaub, so wird es Ihnen Ihre Vertretung danken, wenn Sie ein Office-Handbuch verfasst haben. Ein Office-Handbuch gibt einen Überblick über alle relevanten Themen und hilft dem Leser, schnell nachzuschlagen, worauf bei der Arbeit zu achten ist, welche Ansprechpartner es gibt und wie bestimmte Abläufe in der täglichen Arbeit sind.

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So erstellen Sie ein Office-Handbuch

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So erstellen Sie ein Office-Handbuch: Vorgehen
Notieren Sie zunächst alle Aufgaben, die Sie in Ihrer Position innehaben. Sortieren Sie diese nach der Häufigkeit, mit der diese Aufgaben auftreten. So haben Sie schon ein grobes Inhaltsverzeichnis für Ihr Office-Handbuch.

So erstellen Sie ein Office-Handbuch: Die zweite Meinung
Fragen Sie Ihre Vorgesetzten und/oder Kollegen, ob Ihnen ein Thema im Inhaltsverzeichnis fehlt oder Sie etwas ergänzen oder weglassen würden. Eine zweite Meinung ist immer wichtig, denn das Office-Handbuch wird in den wenigsten Fällen von Ihnen selbst benutzt werden. Wichtig ist vielmehr, dass andere sich damit zurechtfinden.

So erstellen Sie ein Office-Handbuch: Ausformulierung
Formulieren Sie Ihr Office-Handbuch so, dass Sie klar und verständlich, aber gleichzeitig kurz und nicht ausschweifend schreiben. Ist Ihr Office-Handbuch so dick wie ein Lexikon, wird es wenig hilfreich sein. Arbeiten Sie vor allem bei Internet- oder MS Office-Themen mit Screenshots, damit Ihr Handbuch anschaulicher und verständlicher ist. Lassen Sie es anschließend von jemandem lesen, der fachfremd ist, um festzustellen, wie verständlich Ihr Handbuch formuliert ist.

So erstellen Sie ein Office-Handbuch: Update
Abläufe, Ansprechpartner und Formulare – all das ändert sich von Zeit zu Zeit. Passen Sie Ihr Office-Handbuch also regelmäßig an und ergänzen Sie eventuell neue Aufgaben, die relevant sind. So sind Sie immer gerüstet, auch wenn Sie länger krank sein sollten. Ihre Vertretung wird immer eine gute Unterstützung mit Ihrem Office-Handbuch haben.

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