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So einfach übermitteln Sie Ihre Steuererklärungen

Lesezeit: 13 Minuten Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihre Steuerdaten elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Wie Sie das ganz einfach und bequem tun, erfahren Sie hier

13 min Lesezeit
So einfach übermitteln Sie Ihre Steuererklärungen

So einfach übermitteln Sie Ihre Steuererklärungen

Lesezeit: 13 Minuten

Der Zugang, mit dem Sie Ihre Steuerdaten übermitteln, nennt sich Elster: Elektronische Steuererklärung. Mit Elster sollten Sie sich auskennen, denn wenn Sie verpflichtet sind, Ihre Steuerdaten elektronisch zu übermitteln und sie dem Finanzamt stattdessen auf Papier übersenden, gelten sie als nicht abgegeben.

Verspätungszuschläge und Zwangsgelder können die Folge sein. In diesem Beitrag lesen Sie, nach welchen Kriterien Sie den richtigen Zugang auswählen und welche Zugangsmöglichkeit für Sie die passende ist.

Die Qual der Wahl: 3 Möglichkeiten, Elster zu benutzen

Jeder Unternehmer ist grundsätzlich verpflichtet, seine Steuerdaten elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Nur in besonderen Ausnahmefällen dürfen unternehmerische Steuererklärungen weiterhin auf Papier abgegeben werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn einem Steuerpflichtigen die Abgabe in elektronischer Form wegen seines Alters nicht zugemutet werden kann oder ihm aus anderen Gründen nicht zugemutet werden kann, die Voraussetzungen für die elektronische Datenübertragung zu schaffen.

Die Finanzverwaltung stellt Ihnen Elster auf 3 verschiedene Arten zur Verfügung:

Mit Elster-Formular können Sie Ihre Steuererklärung am

  • PC ausfüllen und die Daten anschließend verschlüsselt per Internet an das Finanzamt übertragen.
  • Das Elster-Online-Portal ist Ihr elektronisches Finanzamt. Nach einer kostenlosen Registrierung können Sie viele Steuerangelegenheiten direkt am Computer erledigen – ganz ohne Ausdruck, Formulare und Postversand.
  • Bei Elster-Web handelt es sich um eine Schnittstelle, also einen technischen Standard, durch den verschiedene Computersysteme miteinander kommunizieren können.

Viele Programme (zur Erstellung von Steuererklärungen, der Finanzbuchführung, des Jahresabschlusses oder der Lohn- und Gehaltsabrechnung) bieten eine Elster-Schnittstelle zur Finanzverwaltung.

Die Schnittstelle wird im Rahmen dieses Beitrags nicht weiter behandelt, denn sie ist in das von Ihnen verwendete Programm integriert, wenn aus ihm heraus Datenübertragungen zum Finanzamt möglich sind.

Elster-Formular: die optimale Lösung für sehr kleine Unternehmen

Die einfachste und kostengünstigste Lösung, Elster zu verwenden, ist das Programm Elster-Formular, das Ihnen die Finanzverwaltung kostenlos zur Verfügung stellt. Sie können es entweder aus dem Internet herunterladen (www. elster.de) oder eine kostenlose CD-ROM bei Ihrem Finanzamt abholen. Das Programm Elster-Formular unterstützt Sie bei diesen Steuererklärungen:

Um Elster-Formular nutzen zu können, muss Ihr PC folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Windows Vista/7/8/10
  • Anzeigeprogramm für PDF-Dokumente, beispielsweise den Acrobat Reader von Adobe
  • mindestens 950 MB freien Speicherplatz auf ihrer Festplatte
  • mindestens 512 MB Hauptspeicher
  • Prozessor ab 500 MHz Leistung
  • Internetzugang – ich empfehle Ihnen einen DSL-Anschluss.

So funktioniert Elster-Formular

Wenn Sie das Programm Elster-Formular aus dem Internet oder von der CD-ROM installiert haben, geben Sie Ihre Steuerdaten in die Steuerformulare am Bildschirm ein. Die Bildschirmeingabemasken sind an das amtliche Papierformular angelehnt.

Daher wird Ihnen die Eingabe in die entsprechenden Formularfelder nicht schwerfallen, wenn Sie bislang Ihre Steuererklärung auf Papier abgegeben haben.

Kaum ein Rechtsgebiet ist so stark in Bewegung wie das Steuerrecht. Daher ist es verständlich, dass auch die Programme, die sich mit Steuerrecht befassen, schnell veralten.
Mit einer aktiven Online-Verbindung prüft Elster-Formular regelmäßig, ob neue Updates verfügbar sind, und installiert diese auf Wunsch automatisch.

Haben Sie Ihre Steuererklärung fertiggestellt, übermitteln Sie Ihre Steuerdaten über eine verschlüsselte Internetverbindung. Diese Verschlüsselung wird von Elster-Formular selbstständig eingerichtet. Sie müssen sich nicht besonders darum kümmern.

Für die Übertragung der Steuerdaten haben Sie 2 Möglichkeiten:

  • Elektronische Übermittlung mit elektronischer Signatur Sie können Ihre Steuererklärungen zum einen papierlos abgeben. Dafür benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat, das Sie nach vorheriger Registrierung im Internet erhalten.
  • Elektronische Übermittlung mit komprimierter Steuererklärung

Alternativ können Sie zum anderen Ihre Steuererklärung auch ohne Zertifikat elektronisch übermitteln. Nach der Übermittlung drucken Sie eine sogenannte komprimierte Steuererklärung aus, die lediglich diejenigen Felder enthält, in denen Sie Daten eingetragen haben. Diese komprimierte Steuererklärung unterschreiben Sie und reichen sie bei Ihrem Finanzamt ein.

Dieses Verfahren ist nur für die Einkommensteuererklärung, die Umsatzsteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung zulässig. Alle anderen Erklärungen und Steueranmeldungen müssen Sie mit einem elektronischen Zertifikat übermitteln.

Diese Unterlagen benötigt das Finanzamt zusätzlich

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Steuererklärung papierlos abzugeben und dafür das elektronische Zertifikat verwenden, können Sie leider dennoch nicht ganz auf Papier verzichten. Soweit ist die Finanzverwaltung leider noch nicht, aber der Gesetzgeber arbeitet daran.

Diese Unterlagen müssen Sie zwingend zusätzlich zu den elektronischen Daten in Papierform beim Finanzamt einreichen:

  • Unterlagen über die Gewinnermittlung, wenn sie sich nicht aus dem elektronisch übermittelten Formular EÜR ergeben
  • Steuerbescheinigungen über anrechenbare Kapitalertragsteuer oder anrechenbaren Zinsertrag im Original
  • Bescheinigungen über anrechenbare ausländische Steuern
  • Spendenbescheinigungen im Original (genannt Zuwendungsbestätigung)
  • Nachweis über außergewöhnliche Belastungen wie etwa Krankheitskosten
  • Nachweis der Behinderung, wenn Sie einen Behindertenpauschbetrag geltend machen
  • Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit, wenn Sie Unterhaltszahlungen an Bedürftige steuerlich geltend machen wollen

Weiterhin braucht das Finanzamt diese Unterlagen in Papierform, soweit die Stelle, die die jeweilige Bescheinigung ausstellt, die Angaben nicht bereits elektronisch übermittelt hat:

  • Bescheinigung über gezahlte Beiträge zur Krankenversicherung
  • Bescheinigung über Lohnersatzleistungen wie beispielsweise Arbeitslosengeld oder Krankengeld
  • Lohnsteuerbescheinigungen
  • Bescheinigungen über vermögenswirksame Leistungen
  • Bescheinigung über geleistete Altersvorsorgebeiträge

Praxis-Tipp

Die meisten dieser Angaben hat das Finanzamt bereits elektronisch vorliegen. Sie sollten dann von der jeweiligen Stelle eine Mitteilung über die erfolgte Datenübertragung erhalten haben. Weitere Belege müssen Sie Ihrer Steuererklärung nicht beilegen. Das bedeutet aber nicht, dass alle anderen Belege für die Steuer keine Rolle mehr spielen. Bewahren Sie alle Belege über Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen, auf.

Das Finanzamt hat die Möglichkeit, diese Belege gesondert anzufordern, wenn es Ihre Steuererklärung prüft. Denn die vollständige elektronische Steuererklärung ist Ziel der Finanzverwaltung, von dem wir aber noch Jahre entfernt sind.

Relevant sind insbesondere diese Unterlagen:

  • Belege über haushaltsnahe Dienstleistungen und Kinderbetreuungskosten Voraussetzung für die Steuerermäßigung für die Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen und den Abzug von Kinderbetreuungskosten ist, dass Sie für die Aufwendungen eine Rechnung erhalten haben. Weiterhin müssen Sie den Rechnungsbetrag auf das Konto des Leistungserbringers überwiesen haben. Die Unterlagen dazu sollten Sie bis zur Bestandskraft Ihres Steuerbescheids aufbewahren. Dem Finanzamt vorlegen müssen Sie diese Unterlagen allerdings nur auf Verlangen.
  • Sonstige Belege Belege über Arbeitsmittel oder Nachweise über Beiträge an Berufsverbände, Bestätigungen zu Lebensoder Haftpflichtversicherungen und den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung müssen Sie ebenfalls nicht einreichen. Bewahren Sie auch diese Unterlagen aber bis zur Bestandskraft Ihres Steuerbescheids auf. Das Finanzamt kann sie anfordern.

Praxis-Tipp

Wenn es bei Ihrer Steuererklärung außergewöhnliche Umstände gibt, die die Höhe Ihrer Einkommensteuer beeinflussen, oder wenn Sie einen besonderen Umstand erstmalig geltend machen, empfehle ich Ihnen, die Belege sofort mitzuschicken, auch wenn das nicht gesetzlich gefordert wird.

Beispielsweise ist das bei beruflich bedingten Umzugsaufwendungen oder der Begründung einer doppelten Haushaltsführung der Fall oder wenn Sie erstmals ein häusliches Arbeitszimmer als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehen wollen.

Diese Vorteile haben Sie, wenn Sie Elster-Formular verwenden Falls Sie ausnahmsweise nicht verpflichtet sein sollten, Ihre Steuererklärung elektronisch einzureichen, kann es sich dennoch empfehlen, das Programm des Finanzamts in Anspruch zu nehmen.

Diese Vorteile bietet Ihnen das Programm, abgesehen davon, dass es völlig kostenfrei ist: Die Daten aus einem bereits erfassten Vorjahr können Sie übernehmen.

Das bedeutet, dass Sie Ihre persönlichen Daten wie beispielsweise

  • Namen,
  • Geburtsdatum,
  • Anschrift,
  • Steuernummer,
  • Identifikationsnummer und
  • Bankverbindung nicht erneut eingeben müssen.
  • Belege, die dem Finanzamt bereits in elektronischer Form vorliegen, wie beispielsweise die gezahlten Beiträge zu Ihrer Krankenversicherung, können Sie automatisch in Ihre Steuererklärung übernehmen. Diese Funktion wird Belegabruf genannt. Sie ist Bestandteil eines Projekts der Finanzverwaltung, das vorausgefüllte Steuererklärung heißt.
  • Durch Plausibilitätsprüfungen weist das Programm Sie bereits bei der Eingabe auf fehlende Angaben hin. Hierdurch verringern sich Nachfragen des Finanzamts und die Steuerveranlagung geht schneller. Ein großer Vorteil, wenn Sie auf eine Erstattung warten!
  • Durch Sicherheitsmechanismen innerhalb des Programms werden Übertragungsfehler vermieden.
  • Wenn Sie das Programm Elster-Formular verwenden, müssen Sie zunächst nur die gesetzlich vorgeschriebenen Belege mit einreichen. Auf weitere Belege können Sie grundsätzlich verzichten, auch wenn es, wie beschrieben, sinnvoll ist, bestimmte Belege zur Vermeidung von Rückfragen mitzuschicken.
    Hintergrund: Nicht jede Steuererklärung wird von einem Sachbearbeiter beim Finanzamt gesehen. Im Gegenteil: Viele Veranlagungen werden von der EDV des Finanzamts vollautomatisch vorgenommen.
  • Während Sie Ihre Steuererklärung erstellen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, ein Zwischenergebnis abzurufen, mit welchem steuerlichen Ergebnis Sie also rechnen können: Müssen Sie eine Nachzahlung leisten oder erhalten Sie eine Erstattung?
  • Die Daten werden zur Sicherheit der Steuerzahler verschlüsselt an das Finanzamt übertragen.
  • Bei der Übertragung können Sie wählen, ob Sie die Daten Ihres Steuerbescheids elektronisch zurückübermittelt haben möchten. Wenn Sie diese Funktion wählen, können Sie sich Abweichungen, die sich zu Ihrer Steuererklärung durch das Veranlagungsverfahren ergeben haben, von Elster-Formular anzeigen lassen. Das erleichtert Ihnen die Prüfung Ihres Steuerbescheids. Die elektronischen Daten ersetzen aber nicht den üblichen Steuerbescheid. Sie erhalten auf jeden Fall einen Steuerbescheid in Papierform.
  • Einige Zusatzfunktionen erleichtern Ihnen das Ausfüllen Ihrer Steuererklärung. Das sind beispielsweise Plausibilitätsprüfungen, ein Update-Service und eine integrierte Hilfefunktion.
  • Es gibt eine besondere Funktion zur Unterstützung von Anwendern mit Sehschwäche.

Praxis-Tipp

Wenn Sie Ihre Steuererklärung mit Elster-Formular ausfüllen und abgeben, erzeugt das Programm nach Übertragung der Daten an die Finanzverwaltung eine komprimierte Steuererklärung. Nicht benötigte Formularzeilen sind in dieser Datei im PDF-Format nicht enthalten.

Wenn Sie Ihre Steuererklärung nicht mit einem elektronischen Zertifikat versehen haben, drucken Sie die vom Programm erzeugte PDF-Datei aus. Unterschreiben Sie sie an der vorgesehenen Stelle und schicken Sie den unterschriebenen Ausdruck an das Finanzamt.

Mithilfe der auf dem ausgedruckten PDF enthaltenen Tele-Nummer kann das Finanzamt den Ausdruck der Steuererklärung dem von Ihnen übertragenen Datensatz zuordnen.

Praxis-Tipp

Stellen Sie nach Übertragung der Daten an das Finanzamt fest, dass diese fehlerhaft waren, weil Sie sich beispielsweise bei der Erfassung der Daten vertippt haben, können Sie Ihre Steuererklärung jederzeit korrigieren.

Geben Sie einfach die richtigen Daten ein und übertragen Sie Ihre Daten erneut. Das Finanzamt kann auf den übertragenen Datensatz nur dann zugreifen, wenn es die Tele-Nummer des Ausdrucks vorliegen hat. Schicken Sie den Ausdruck des fehlerhaften Datensatzes nicht zum Finanzamt, verfällt dieser Datensatz.

Wie Sie sich mit Elster-Formular Ihre Steuererklärung vereinfachen

Eine Vielzahl von Steuerdaten wird dem Finanzamt von dritter Seite elektronisch übermittelt – und es werden immer mehr. Davon sollen Sie als Steuerpflichtiger profitieren. Diese wichtigen Daten liegen dem Finanzamt bereits in elektronischer Form vor:

  • Beiträge zur Krankenversicherung
  • Beiträge zur Pflegeversicherung
  • Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen
  • vom Arbeitgeber übermittelte Daten der Lohnsteuerbescheinigung
  • Vorsorgeaufwendungen wie beispielsweise Riester- oder Rürup-Verträge

Diese Daten können Sie bei der Finanzverwaltung abrufen und direkt in Ihre elektronische Steuererklärung übernehmen.

Man spricht in diesem Zusammenhang von der vorausgefüllten Steuererklärung. Die vorausgefüllte Steuererklärung: So erleichtern Sie sich Ihre Steuererklärung Diese Daten stehen Ihnen jeweils zu Beginn des Folgejahres, für das Sie die Erklärung abgeben wollen, zur Verfügung.

Selbstverständlich können die Daten erst dann angezeigt und übermittelt werden, wenn sie an die Finanzverwaltung übermittelt wurden.

Die Finanzverwaltung stellt Ihnen die Belege im Elster-Online-Portal zur Verfügung. Sie können die Belege sowohl direkt über Elster-Online als auch über Elster-Formular oder die Steuererklärungs-Software eines kommerziellen Anbieters abrufen.

In diesen 2 Schritten rufen Sie Ihre Belege ab

Schritt 1:

Um Ihre beim Finanzamt vorhandenen Daten elektronisch abrufen zu können, müssen Sie sich mit Ihrer steuerlichen Identifikationsnummer im Elster-Online-Portal registriert haben. Ihre Identifikationsnummer hat Ihr Finanzamt Ihnen schriftlich mitgeteilt.

Sie finden sie auch auf der ersten Seite Ihres Einkommensteuerbescheids. Haben Sie noch keinen Steuerbescheid erhalten und finden Sie Ihre Identifikationsnummer nicht mehr, können Sie sie auch bei der Finanzverwaltung online auf der Internetseite www.identifikationsmerkmal.de erneut anfordern.

Schritt 2:

Im nächsten Schritt nach Ihrer erfolgreichen Registrierung melden Sie sich zum Belegabruf an. Haben Sie das getan, werden die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Belege gesammelt. Frühestens einen Tag nach Ihrer Anmeldung zum Belegabruf stehen Ihnen die Daten zur Verfügung.

Möchten Sie auch die Daten für Ihren Partner abrufen, können Sie das beantragen. Voraussetzung ist, dass Ihr Partner sein Einverständnis erklärt hat.
Denn die Wahrung des Steuergeheimnisses hat auch bei der vorausgefüllten Steuererklärung einen hohen Stellenwert. Wenn Sie selbst im Elster-Online-Portal mit Ihrer Identifikationsnummer registriert sind, können Sie einen Antrag zum Belegabruf für eine andere Person stellen.

Wählen Sie im privaten Bereich ihres Elster-Online-Kontos unter dem Menüpunkt „Dienste“ den Punkt „Belegabruf (vorausgefüllte Steuererklärung)“ – „Berechtigung beantragen“.
Füllen Sie anschließend die entsprechenden Felder, das sind Identifikationsnummer und Geburtsdatum der betreffenden Person, aus und schicken Sie den Antrag ab. Die Person, für die Sie die Belege abrufen möchten, erhält per Briefpost ein Schreiben, mit dem sie über Ihren Antrag informiert wird.

Dieser Brief enthält auch einen Freischaltcode sowie den Hinweis, dass dieser Freischaltcode an Sie als Antragsteller weitergegeben werden muss, wenn Sie zum Abruf der Daten berechtigt werden sollen. Mit diesem Freischaltcode können Sie sich dann für den Abruf der Daten freischalten lassen.

Wenn Ihr Partner bereits ein Elster-Online-Konto besitzt Einfacher ist die Bevollmächtigung, wenn Ihr Partner bereits ein Elster-Online-Konto besitzt und dort mit seiner persönlichen Identifikationsnummer registriert ist.

In diesem Fall können Sie von Ihrem Partner auch direkt über dessen Elster-Online-Konto bevollmächtigt werden.

Wie Sie die abgerufenen Daten in Ihre Steuererklärung übernehmen

Wenn Sie die elektronisch beim Finanzamt gespeicherten Belege abgerufen haben, können Sie sie in Ihre Einkommensteuererklärung übernehmen. Elster-Formular macht das im Anschluss an den Abruf der Daten automatisch.

Auch Softwareprodukte anderer Anbieter sind teilweise dazu in der Lage. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie die abgerufenen Daten manuell übertragen. Was Sie tun können, wenn die übertragenen Daten fehlerhaft sind Die vorausgefüllte Steuererklärung hat lediglich den Vorteil, dass Sie Ihre Daten nicht mehr manuell eingeben müssen. Damit werden Fehler bei der Erfassung der Daten vermieden.

Unrichtig übertragene Daten werden aber auch unrichtig übernommen. Seien Sie also sehr sorgfältig. Sie können nur diejenigen Daten abrufen, die bei der Finanzverwaltung gespeichert sind.
Hat ein Anbieter, wie beispielsweise eine Versicherung, unrichtige Daten übertragen, werden diese unrichtigen Daten auch unrichtig in Ihre Steuererklärung eingetragen.

Das Finanzamt selbst hat keine Möglichkeit, diese Daten zu korrigieren. Wenn Sie eine Korrektur wünschen, müssen Sie sich direkt mit der Stelle in Verbindung setzen, die die Daten an das Finanzamt übertragen hat.

Diese ist dann verpflichtet, ihren Fehler zu korrigieren.

Um die vorausgefüllte Steuererklärung zu nutzen, verwenden Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Schritt:

Registrieren Sie sich mit Ihrer steuerlichen Identifikationsnummer im Elster-Online-Portal.

2. Schritt:

Zur Vorbereitung Ihres erstmaligen Belegabrufs melden Sie sich im Elster-Online-Portal an:

  • Loggen Sie sich im Elster-Online-Portal mit Ihrer Zertifikatsdatei und Ihrer Zertifikats-PIN (oder mit einer der anderen Authentifizierungsmöglichkeiten (vgl. Seite E 61/019) ein.
  • Klicken Sie auf die Menüpunkte Dienste Belegabruf Teilnahme am Belegabruf.
  • Ergänzen Sie Ihre persönlichen Daten und senden Sie sie ab.
  • Sie erhalten per Post einen Brief mit Ihrem Abrufcode. Der Versand des Briefes kann einige Tage dauern.

3. Schritt:

Rufen Sie Ihre Belege ab:

  • Loggen Sie sich im Elster-Online-Portal mit Ihrer Zertifikatsdatei und Ihrer Zertifikats-PIN (oder mit einer der anderen Authentifizierungsmöglichkeiten) ein.
  • Klicken Sie auf die Menüpunkte Dienste Belegabruf Abrufen von Belegen.
  • Geben Sie Ihre Identifikationsnummer und das Jahr ein, für das Sie die Belege abrufen möchten.
  • Bestätigen Sie Ihre Anfrage mit Ihrer Zertifikats-PIN und Ihrem Abrufcode und senden Sie Ihre Anfrage ab. Dieses ziemlich umständliche Verfahren soll Ihrer Sicherheit dienen.

4. Schritt:

Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste der bei der Finanzverwaltung gespeicherten Belege. Über den Menüpunkt „Anzeigen“ können Sie sich weitere Einzelheiten anzeigen lassen.

5. Schritt:

Fügen Sie Ihre Belege in Ihre Steuererklärung ein:

  • Loggen Sie sich im Elster-Online-Portal mit Ihrer Zertifikatsdatei und Ihrer Zertifikats-PIN (oder mit einer der anderen Authentifizierungsmöglichkeiten) ein.
  • Klicken Sie auf die Menüpunkte Formulare Einkommensteuer Einkommensteuererklärung.
  • Geben Sie Ihre Identifikationsnummer in den Hauptvordruck Ihrer Einkommensteuererklärung unter „1. – Steuerpflichtige Person“ ein und wechseln Sie zurück in das Elster-Online-Portal über den Button „Anlagenübersicht“.
  • Klicken Sie auf „Belege“. Haben Sie noch keine Belege abgerufen, machen Sie das zuvor über den Button „Belege abrufen“.
  • Zum Einfüllen der Daten in Ihre Steuererklärung (Elster-Online oder Elster-Formular) klicken Sie in der Liste der Belege auf „Übernehmen“ hinter dem jeweiligen Beleg.
  • Am Ende der Seite klicken Sie auf „Daten übernehmen“.
  • Nun prüfen Sie Ihre Daten im Formular und vervollständigen Sie sie.
  • Nach Abschluss aller Eingaben können Sie Ihre Steuererklärung elektronisch ans Finanzamt übermitteln.

Wie Sie mit Elster-Online Ihre Steuererklärung papierlos abgeben

Wenn Sie auf Ihrem Computer kein Programm der Finanzverwaltung installieren wollen oder Ihr PC die Systemvoraussetzungen für Elster-Formular nicht erfüllt, können Sie Elster-Online verwenden.
Greifen Sie auch zu dieser Online-Lösung, wenn Sie Steuererklärungen oder -anmeldungen erstellen wollen, die nicht in Elster-Formular integriert sind, wie beispielsweise der Antrag auf Dauerfristverlängerung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Das Elster-Online-Portal ist ein barrierefreier und plattformunabhängiger Zugang zu den elektronischen Diensten der Steuerverwaltung. Das bedeutet, dass Sie im Gegensatz zu Elster-Formular darin auch mit einem MacOSBetriebssystem oder mit Linux arbeiten können.

Für die papierlose Abgabe von Steuererklärungen müssen Sie sich einmalig im Elster-Online-Portal registrieren.

Dann können Sie unter anderem diese Formulare und Dienste nutzen:

  • Einkommensteuererklärung einschließlich Belegabruf für die vorausgefüllte Steuererklärung
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Feststellungserklärung
  • Gewerbesteuererklärung
  • Körperschaftsteuererklärung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Umsatzsteuererklärung
  • Antrag auf Dauerfristverlängerung
  • Lohnsteuer-Anmeldung
  • Kapitalertragsteuer-Anmeldung
  • Auskunft zu Ihren ELStAM

Was Sie sonst noch mit Elster-Online erledigen können

Mit Elster-Online können Sie nicht nur Ihre Steuererklärungen abgeben. Sie können gegen einen unrichtigen Steuerbescheid auch Einspruch einlegen.

Das geht inzwischen in allen Bundesländern. Wer ein Unternehmen gründen will, kann über Elster-Online neuerdings auch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben. Das ist allerdings zunächst nur in den folgenden Bundesländern möglich:

  • Bayern
  • Hessen
  • Nordrhein-Westfalen

So erhalten Sie Ihr elektronisches Zertifikat

Um Elster-Online nutzen zu können, benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat. Dazu registrieren Sie sich zunächst auf der Internetseite www.Elster-Online.de. Für die Registrierung haben Sie verschiedene Möglichkeiten.

Für die Abgabe einer papierlosen Übermittlung Ihrer Steuererklärung genügt eine Registrierung mit ELSTER-Basis. Alternativ können Sie auch diese Registrierungsmethoden verwenden:

  • ELSTER-Spezial: Sie erhalten Ihr Zertifikat auf einem USB-Sicherheitsstick. Die Kosten dafür betragen einmalig 44,99 €.
  • ELSTER-Plus: Dafür benötigen Sie von einem Drittanbieter eine Signaturkarte mit einer elektronischen Signatur und ein entsprechendes Kartenlesegerät. Die Kosten dafür betragen einmalig 50 bis 150 €.

Daneben fallen meist auch noch laufende Kosten an, die je nach Anbieter unterschiedlich hoch sind. Ich empfehle Ihnen die Registrierung mit ELSTER-Basis. Der Sicherheitsstandard dieser Methode reicht in aller Regel aus.

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie einen höheren Sicherheitsstandard benötigen, sprechen Sie darüber mit Ihrem EDV-Partner. Sie erhalten im Anschluss an die Registrierung eine Datei mit Ihrem elektronischen Zertifikat vom Finanzamt. Diese Datei speichern Sie auf Ihrem PC.

Verwenden Sie das Elster-Online-Portal, fragt das Programm nach dieser Datei. Merken Sie sich also gut, wo Sie sie abgespeichert haben.
Der gesamte Registrierungsvorgang bei Elster-Online dauert etwa 10 Tage. Er muss innerhalb von 100 Tagen abgeschlossen sein, sonst verfallen Ihre Eingaben und Sie müssen von vorn beginnen.

Die Registrierung erfolgt aus Sicherheitsgründen in 3 Schritten:

Schritt 1:

Registrieren Sie sich zunächst im Elster-Online-Portal unter www.Elster-Online.de. Die Datenübertragung erfolgt mit einer verschlüsselten Verbindung, die relativ sicher gegen unberechtigten Zugriff ist.

Wählen Sie bei der Registrierung das persönliche Zertifikat aus. Die andere Möglichkeit, das nicht persönliche Zertifikat (Organisationszertifikat, z. B. für Steuerberater), ist für Sie nicht relevant. Weitere Daten, die Sie eingeben müssen, sind:

  • Kurzname Ihres Elster-Online-Kontos mit höchstens 8 Zeichen, den sie frei vergeben können
  • Ihre E-Mail-Adresse
  • Ihr Geburtsdatum
  • Ihre Identifikationsnummer, die Sie oben links auf der ersten Seite Ihres Einkommensteuerbescheides finden
  • eine Sicherheitsabfrage, die Sie aus einer Liste vorgegebener Fragen wählen können, sowie die von Ihnen gewählte Antwort mit höchstens 40 Zeichen.

Die Sicherheitsabfrage dient Ihrer späteren Identifizierung, falls Sie Ihr Benutzerkonto löschen möchten.

Achten Sie darauf, dass die Antwort auf die Sicherheitsabfrage nur Ihnen selbst bekannt sein darf.

Nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben, erhalten Sie eine erste E-Mail, deren Empfang Sie bestätigen müssen.
Damit geben Sie zu erkennen, dass Ihre eingegebene E-Mail-Adresse gültig ist. Klicken Sie dazu auf den in der E-Mail enthaltenen Link.

Anschließend erhalten Sie eine zweite E-Mail mit einer Aktivierungs-Identifikationsnummer. Bewahren Sie diese E-Mail auf.
Sie benötigen sie für Schritt 2. Per Post erhalten Sie später einen Aktivierungscode.

Dieser Code wird Ihnen von der Steuerverwaltung Ihres Landes an die Adresse verschickt, unter der Sie gemeldet sind.
Der Postversand Ihres Aktivierungscodes erfolgt innerhalb weniger Tage. Im Einzelfall kann das aber auch bis zu 2 Wochen dauern. Planen Sie diese Zeit ein, wenn Sie beabsichtigen, sich bei Elster-Online zu registrieren.

Schritt 2:

Wenn Sie die E-Mail mit Ihrer Aktivierungs-Identifikationsnummer und den Brief mit dem dazugehörigen Aktivierungscode erhalten haben, können Sie mit Schritt 2 der Registrierung fortfahren.
Klicken Sie dazu auf den Link, der in der zweiten E-Mail enthalten ist.

Die Internetseite, die Sie damit erreichen, verlangt dann die Eingabe Ihres per Post erhaltenen Aktivierungscodes.
Aktivierungs-Identifikationsnummer und Aktivierungs-Code bestehen jeweils aus einer Vielzahl von Zeichen und Zahlen.

Geben Sie die Daten besonders sorgfältig ein. Haben Sie die 3-mal falsch eingegeben, wird die Registrierung gesperrt und Sie müssen mit Schritt 1 neu beginnen.
Denken Sie sich nun eine mindestens 6-stellige Zertifikat-PIN aus und geben Sie sie ein. Anschließend können Sie Ihre persönliche Zertifikatsdatei herunterladen.

Diese Datei hat die Endung .pfx. Speichern Sie sie an einem Ort, an dem Sie sie wiederfinden. Sie benötigen sie für Schritt 3 und für alle weiteren Anmeldungen im Elster-Online-Portal. Die meisten Browser speichern die Datei standardmäßig im Verzeichnis „Downloads“ auf dem PC des Nutzers.

Schritt 3:

Nun können Sie sich erstmals im Elster-Online-Portal anmelden. Vervollständigen Sie Ihre Benutzerdaten. Erst wenn Sie das erledigt haben, ist die Registrierung vollständig abgeschlossen, und Sie haben vollen Zugriff auf Ihre Daten und die Programme im Portal.

Sie können mit Ihrer Zertifikatsdatei und Ihrer Zertifikat-PIN nun Steuererklärungen papierlos an das Finanzamt übermitteln. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer authentifizierten Übermittlung.

Diese Vereinfachung bringt Elster-Smart Alternativ zu dem gerade beschriebenen Vorgehen können Sie sich auch mit Ihrem Smartphone mithilfe der App Elster-Smart registrieren. Die Zertifikatsdatei wird dann auf Ihrem Smartphone gespeichert.

Die App ist für iOS-, Windows- und Android-Betriebssysteme erhältlich. Damit haben Sie Ihre Zertifikatsdatei stets dabei und können überall auf das Elster-Online-Portal zugreifen. Sie sind also nicht auf den PC beschränkt, auf dem Sie die Zertifikatsdatei während der Registrierung gespeichert haben.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich bei Elster-Online registrieren:

  • Rufen Sie die Seite www.Elster-Online.de auf. Klicken Sie auf den Button „Zum Elster-Online-Portal“, dann im „Öffentlichen Bereich“ auf „Zur Registrierung“.
  • Wählen Sie „ELSTER-Basis“ > „Infos und Registrierung“ > „zur Registrierung“.
  • Prüfen Sie, ob Ihr Computer die im unteren Bereich der Seite angegebenen Systemvoraussetzungen erfüllt. Diese Voraussetzungen sind nicht besonders hoch, weil das Elster-Online-Portal systemunabhängig funktionsfähig ist.

Schritt 1:

  • Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein. Wählen Sie eine Sicherheitsabfrage und geben Sie die dazugehörige Antwort ein. Senden Sie nun Ihre Angaben ab.
  • Sie erhalten eine erste E-Mail von der Finanzverwaltung.
  • Klicken Sie auf den dort enthaltenen Link zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse.
  • Nun erhalten Sie eine zweite E-Mail mit der Aktivierungs-ID.
  • Einige Tage (bis zu 2 Wochen) später wird Ihnen per Briefpost ein Schreiben von der Steuerverwaltung mit Ihrem Aktivierungs-Code zugestellt.

Schritt 2:

  • Erst wenn die zweite E-Mail und der Brief angekommen sind, geht es wie folgt weiter: Klicken Sie auf den Link aus der 2. E-Mail.
  • Geben Sie die Aktivierungsdaten ein.
  • Geben Sie die Aktivierungs-ID und den Aktivierungs-Code in die entsprechenden Felder ein.
  • Vergeben Sie eine mindestens 6-stellige Zertifikats-PIN und bestätigen Sie diese.
  • Speichern Sie Ihre persönliche Zertifikatsdatei auf Ihrem PC. Erstellen Sie eine Sicherheitskopie. Versuchen Sie nicht, die Datei zu öffnen. Sie könnten sie beschädigen.

Schritt 3:

  • Aktivieren Sie nun Ihre Zertifikatsdatei und loggen Sie sich erstmalig im Elster-Online-Portal ein.
  • Geben Sie dazu Ihre selbst vergebene Zertifikats-PIN ein.
  • Vervollständigen Sie Ihre persönlichen Angaben wie Adresse und Telefon. Nachdem Sie die Daten gespeichert haben, ist die Registrierung abgeschlossen. Ab jetzt können Sie sich über „Login“ direkt anmelden.

Bildnachweis: hanack/ Adobe Stock

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