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So bereiten Sie eine erfolgreiche Teambesprechung vor

Lesezeit: 4 Minuten In diesem Artikel soll ein wichtiges Instrument sowohl zur Verbesserung der Arbeitsleistung als auch der Arbeitsqualität innerhalb eines Unternehmens, näher erläutert werden. Teamsitzungen werden meist durch Führungspersonen initiiert, jedoch können auch Mitarbeiter den Wunsch einer Einberufung äußern. Was es alles im Vorfeld zu klären gibt, erfahren Sie hier.

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So bereiten Sie eine erfolgreiche Teambesprechung vor

So bereiten Sie eine erfolgreiche Teambesprechung vor

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Stichwort Zeit  

Eine Teambesprechung ist ein wesentlicher Bestandteil der Firmenpolitik und sollte somit unbedingt innerhalb der Arbeitszeit und nicht erst nach Feierabend stattfinden. Dies steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sich positiv zu beteiligen, sondern vermittelt auch den verpflichtenden Charakter eines solchen Termins. Als angemessen hat sich – je nach Bedarf – ein Zeitaufwand von 30 bis 60 Minuten erwiesen.

In Einzelfällen können auch mehrstündige Besprechungen notwendig sein, bei denen Sie allerdings immer auf die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer achten sollten und gegebenenfalls eine oder mehrere Pausen einlegen müssen.

Wie häufig eine Teambesprechung angesetzt werden sollte, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Wichtig ist, dass die Termine regelmäßig stattfinden und sich der rote Faden nicht auf Grund zu großer Abstände verliert. Ein 1-2 Wochen Rhythmus scheint hier optimal zu sein.

Wenn Sie in Begriff sind, eine Teambesprechung zu planen, so sollten Sie sich auch über den Wochentag, an dem diese stattfinden soll, Gedanken machen. Generell gilt, dass das Arbeitspensum an einem Montag erhöht ist. Da gibt es Emailpostfächer, die sortiert werden müssen und Anrufe, die nach einem Wochenende erfahrungsgemäß keinen Aufschub gewähren.

Den Termin für Ihre Besprechung sollten Sie jedoch am besten auf den Wochenanfang legen, damit die Ergebnisse zeitnah umgesetzt und eventuell auch noch einmal nachkorrigiert werden können. Der Dienstag bietet sich also hier als optimale Lösung an.

Besteht Ihr Team ausschließlich aus Frühaufstehern, die bei Betreten des
Arbeitsplatzes bereits auf dem Hoch ihrer Leistungskurve stehen, können
Sie den Besprechungstermin direkt nach Arbeitsbeginn ansetzen. Meist
ist jedoch klüger, den Termin etwas später zu legen, da viele
Mitarbeiter erst nach dem ersten oder zweiten Kaffee in ihre wirklich
produktive Phase übergehen.

Weitere wichtige Vorbereitungen

Neben der Wahl eines günstigen Termins sollten Sie auch die Räumlichkeiten so auswählen, dass sowohl genügend Platz und Sitzmöglichkeiten, als auch das notwendige Equipment vorhanden sind. Nützlich sind vor allem ein Flipchart und ein Overheadprojektor, um komplexere Thema anschaulich darstellen zu können. Sorgen Sie auch dafür, dass die Teilnehmer der Besprechung genügend Ablagefläche für Schreibutensilien haben, damit sie sich während des Termins Notizen machen können. 

Neben all diesen organisatorischen Vorbereitungen gibt es vor allem noch die überaus wichtige Sinnfrage: Machen die Tagesordnungspunkte der Teambesprechung Sinn? Sind Sie aktuell und relevant? Oder würde eine Rundmail auch ausreichen? Allen anderen Überlegungen sollte diese Entscheidung zu Grunde liegen.

Haben Sie nun alle nötigen Vorkehrungen getroffen und die Tagesordnung festgelegt, so lassen Sie jedem Teilnehmer eine Kopie dieser und eine Liste mit bereitzuhaltenden Unterlagen zukommen. So geben Sie viel eingespannten Kollegen eine Hilfe, sich zu strukturieren und jeder Betroffene hat die Möglichkeit – und auch Verpflichtung! – sich adäquat vorzubereiten. Das erspart Ihnen am Tag des Geschehens viel Arbeit und vor allem auch einiges an wertvoller Gesprächszeit.

Strukturieren, strukturieren, strukturieren

Damit eine Teambesprechung für alle Teilnehmer angenehm und anregend ist, sollten Sie niemals eine genaue Strukturierung unterschätzen. Diese ermöglicht es nicht nur, den äußeren Rahmen näher zu bestimmen, sondern auch das Miteinander positiver zu gestalten.

Wenn Sie – wie im vorigen Artikel angeraten – eine Tagesordnung erstellt haben, können Sie sich nun Gedanken darüber machen, wie viel Zeit Sie jedem Tagesordnungspunkt einräumen möchten. Es geht hierbei nicht darum, alles minutiös zu planen, sondern darum, Platz für alle wichtigen Punkte zu schaffen, die besprochen werden müssen.

Zur Einhaltung dieses groben Zeitplans können Sie dann schließlich am Anfang der Besprechung einen „Hüter der Zeit“ bestimmen, damit Sie und Ihre Teammitglieder sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren können, ohne ständig zur Uhr schauen zu müssen.

Der nächste Schritt Ihrer Strukturierung betrifft die einzelnen Tagesordnungspunkte. Wenn Sie eine konstruktive Diskussion in Gang bringen möchten, so reicht es meist nicht aus, ein Stichwort in die Runde zu schmeißen und darauf zu warten, was passiert. Deshalb können Sie im Vorhinein einen Moderator benennen oder selbst diese Funktion übernehmen und das Gespräch dementsprechend leiten.

Sinnvoll ist es, jeden Tagesordnungspunkt nach einem bestimmten Schema
abzuarbeiten, damit alle Teilnehmer der Sitzung stets wissen, an welchem
Punkt des Prozesses sie sich befinden. Am besten formulieren Sie zuerst
klar und deutlich das Problem, welches es zu bearbeiten gilt.

Dann lassen Sie Ihre Teammitglieder zu Wort kommen und nehmen den Input auf. Nach Ausarbeitung eines gemeinsamen Lösungsvorschlages werden dann schließlich die nötigen Arbeitsschritte verteilt und Fristen festgelegt, an denen der Erfolg oder Misserfolg der Maßnahmen überprüft werden kann.

Ihr Auftreten vor Chef und Kollegen

Inhaltlich und organisatorisch haben Sie bis zu diesem Punkt nun alles getan, um die Teambesprechung zu einem vollen Erfolg zu machen. Das Zünglein an der Waage kann jedoch auch Ihr persönliches Auftreten sein und wie dieses von ihren Kollegen wahrgenommen wird.

Natürlich sollten Sie darauf achten, eine ordentliche Frisur und gegebenenfalls ein angemessenes Make-up zu tragen. Der Out-of-Bed Look mag bei Boybands ankommen, aber nicht in einem professionellen Umfeld. Auch der knallpinke Lippenstift sollte eher am Samstagabend seinen Auftritt haben, als bei einem solchen Termin.

Achten Sie darüber hinaus auf eine dem Anlass angemessene, saubere und gebügelte Kleidung. Wenn Sie Schmuck tragen möchten, gilt dasselbe wie für Make-up: Weniger ist mehr. 

Kommunikationsregeln während einer Teambesprechung

Wenn Sie alle Schritte abgearbeitet haben, stehen Sie nun im Idealfall selbstsicher und gut gestimmt vor Ihrem Team und leiten die Besprechung. Für alle selbstverständlich, aber dennoch erwähnenswert, sollten nun folgende Regeln gelten:

  • Mobiltelefone ausschalten bzw. lautlos stellen
  • respektvoller Umgang miteinander (aussprechen lassen, konstruktive Kritik)
  • objektive Kritik annehmen und gemeinsam Lösungen finden
  • alle Teilnehmer gleichermaßen miteinbeziehen  
  • persönliche Probleme unter vier Augen klären und nicht mit in die Teambesprechung bringen
  • und zuletzt: Lob aussprechen!

Mit dieser abschließenden kleinen Liste kann Ihr bevorstehender Termin nur noch ein voller Erfolg werden und Sie können ihm gelassen entgegensehen.

Bildnachweis: deagreez / stock.adobe.com

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