So behandeln Sie Auslagenersatz richtig

Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn Ihr Mitarbeiter Ausgaben auf Ihre Rechnung und auf Ihre Kosten tätigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob er das in seinem oder in Ihrem Namen macht.

Wichtiger für den Auslagenersatz ist, dass Sie mit ihm die Ausgaben im Einzelnen abrechnen.

Steuerfreier Auslagenersatz
Steuerfreier Auslagenersatz liegt z.B. in folgenden Fällen vor:

  • Sie ersetzen Ihrem Mitarbeiter die Telefongebühren für die berufliche Nutzung des privaten Telefonanschlusses.
  • Ihr Mitarbeiter erwirbt unterwegs von Ihnen benötigte Ersatzteile oder andere betrieblich erforderliche Gegenstände und Sie erstatten die Auslagen.
  • Auf dem Weg zum Betrieb betankt Ihr Mitarbeiter Ihr Firmenfahrzeug oder kauft Briefmarken.

Sie ersetzen die verauslagten Beträge.

Achtung: Durch das Dienstverhältnis veranlasste Ausgaben Ihres Mitarbeiters, die bei ihm Werbungskosten darstellen, dürfen Sie nicht als Auslagenersatz steuerfrei zahlen. Streuerfreien Auslagenersatz nehmen Sie nur an, wenn Ihr Arbeitnehmer in Ihrem ganz überwiegend betrieblichen Interesse Aufwendungen tätigt, die der Arbeitsausführung dienen.

Zwei Voraussetzungen für Auslagenersatz
Damit Sie pauschalen Auslagenersatz steuerfrei zahlen können, müssen Sie zwei Voraussetzungen beachten:

  • Es müssen regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen vorliegen und
  • die pauschale Abgeltung muss im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen.

Der anfallende Auslagenersatz lässt sich in der Höhe für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten nachweisen. Der so ermittelte Betrag bleibt dann maßgebend, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.