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So behalten Sie Ihre Papierflut im Griff

Lesezeit: < 1 Minute Immer mehr Papier landet auf dem Schreibtisch: Post, Vermerke, Berichte, Faxe, Prospekte, Werbeschreiben und vieles mehr bilden eine wahre Papierflut. Und diese Papierflut kostet Zeit: für das Lesen, für die Entscheidung, was damit passieren soll, für die Weitergabe usw. Lesen Sie, wie Sie die Papierflut zukünftig besser in den Griff bekommen.

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So behalten Sie Ihre Papierflut im Griff

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Trennen Sie sich von Überflüssigem
Bei der Menge an Informationen müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass Sie weniger Informationen erhalten. Überlegen Sie:
  1. Welche Informationen erhalten Sie regelmäßig, ohne dass Sie sie wirklich benötigen?
  2. Welche Informationen erhalten Sie doppelt und dreifach?
Vieles von dem, was wir an Gedrucktem erhalten, können wir nicht einfach abbestellen, einiges aber doch. Dazu gehören auch die vielen Newsletter, die Firmen im Internet anbieten.

Prüfen Sie: Wo können Sie etwas abbestellen, das Sie regelmäßig erhalten, aber nicht wirklich brauchen? Vielleicht können Sie auf Rundläufe oder Zeitschriften verzichten, bei denen der Leseaufwand nicht im Verhältnis zum Informationsertrag steht. Prüfen Sie, wo Sie sich aus Verteilern streichen lassen können, um so der Papierflut ein wenig entgegenzuwirken.

Zuletzt: Versuchen Sie, die Erledigung von Schreiben möglichst zu rationalisieren. Als Antwort auf Briefe reichen oft Telefonate, eine kurze Aktennotiz darüber – auch handschriftlich -, eine Kurzmitteilung oder standardisierte Briefe. Auch Aktennotizen lassen sich schnell erstellen. Machen Sie sich das im Kampf gegen die Papierflut zu Nutze.

Machen Sie Gebrauch von Ihrem Papierkorb
Natürlich können Sie nicht alles wegwerfen, was Sie im Moment nicht brauchen. Allerdings gibt es auch vieles, das Sie nicht mehr benötigen, z.B. veraltete Fachartikel, Ankündigungen von Veranstaltungen, zu denen Sie ohnehin nicht gehen können.

Machen Sie sich vertraut mit einem der wichtigsten Organisationsmittel in Ihrem Büro: dem Papierkorb! Wenn Sie Informationen wirklich nicht benötigen, können Sie diese beruhigt wegwerfen. Nehmen Sie sich also einen Papierkorb, der groß genug ist, Ihre Papierflut auch aufzunehmen. Und benutzen Sie ihn!

Oft hilf die einfache Frage: Was passiert, wenn ich das nicht aufbewahre? Meist kann nicht viel passieren: Nur unser großes Sicherheitsbedürfnis verlangt, alles aufzuheben, was schwarz auf weiß steht. Machen Sie sich davon frei!

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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