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So beenden Sie Telefonate elegant

Lesezeit: 3 Minuten Manche Telefongespräche ziehen sich unnötig in die Länge. Reagieren Sie dann auch innerlich zappelnd und genervt? Das resultiert aus der Hilflosigkeit, weil man nicht weiß, wie man höflich und ohne den anderen zu verletzen ein Gesprächsende findet. Mit meinen vier Tipps gelingt Ihnen das ab jetzt souverän.

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So beenden Sie Telefonate elegant

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So beenden Sie Telefonate elegant

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Kennen Sie das? Alles Wesentliche wurde während des Telefonats besprochen. Doch der Telefonpartner ist in Plauderlaune. Wie können Sie ihn stoppen? Wenn Sie gleich zu Beginn ein Zeitfenster genannt haben, können Sie sich genau darauf jetzt beziehen. Das funktioniert aber nur, wenn der andere zugestimmt hat.

Holen Sie sich auf Ihre Eingangsfrage: „Herr Beckmann, ich möchte mit Ihnen kurz die nächste Woche durchgehen. Schaffen wir das in zehn Minuten?“ auf jeden Fall ein vernehmliches „Ja“ ein. Nur das legitimiert Sie später zu sagen: „Herr Beckmann, die vereinbarten zehn Minuten sind fast um. Haben wir alles Wesentliche besprochen?“

Da dies eine sogenannte „geschlossene“ Frage ist, kann der andere nur mit einem Ja oder Nein antworten. Meist wird der andere zustimmen und nicht mehr weiterplaudern. Haben Sie übrigens keine Angst, diese Frage zu stellen. Oft ärgern sich Quasselstrippen hinterher über sich selbst und das lange Telefonat.

Steuern Sie das Telefonat durch das Zusammenfassen

Fassen Sie die Informationen und Absprachen zusammen. Dann ist alles noch einmal präsent. Machen Sie zusätzlich deutlich, dass das verabredete „Programm“ geschafft ist.

Vorschlag für die Formulierung: „Herr Beckmann, wir haben uns darauf geeinigt, dass … Damit haben wir alle kritischen Punkte der nächsten Woche besprochen. Oder haben wir noch etwas zu klären?“

Betonen Sie das „Wir“

Auch hier wird durch die „Wir-Formulierung“ das gemeinsame Ziel und Ergebnis in Erinnerung gerufen. Die Frage „Oder haben wir noch etwas zu klären?“ ist eine sogenannte Entscheidungsfrage. Das bedeutet, der andere hat zwei Möglichkeiten zur Auswahl.

Er kann mit einem „Ja, der Punkt xy ist noch offen“ antworten. Dann muss nachgeliefert werden und der andere fällt normalerweise nicht in die Kategorie „Quasselstrippe“. Oder der Telefonpartner antwortet mit „Nein, wir haben alles geklärt“. Und diese Aussage greifen Sie gleich auf, um in die Schlussphase einzutreten: „Prima, das sehe ich auch so. Vielen Dank und dann bis nächsten Dienstag, ich freue mich.“

Nächste Aktion in den Blick rücken

Manchmal zieht sich das Telefonat an dieser Stelle doch mal einmal unnötig in die Länge. Dann hören Sie nicht passiv und leiderfüllt zu, sondern schalten Sie sich aktiv in das Gespräch ein. Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner mit Namen an und kündigen Sie Ihre nächste „Aktion“ an. Dazu springen Sie in die erste, mögliche Gesprächslücke. Sie knüpfen scheinbar an das vorher Gesagte an, vertiefen es aber nicht. Und das geht so:

Vorschlag für die Formulierung: „Ja, es ist unglaublich, was manche Verkäufer sich leisten, Herr Beckmann. Na ja [kleine Pause], ich sende Ihnen dann wie besprochen jetzt gleich die aktualisierte Kontaktliste zu. Dann können Sie …“.
Sie merken, liebe Leserin, lieber Leser, wie viel Dynamik ein Satz durch wiederholt verwendete Zeitbegriffe wie „dann“, „jetzt“ und „gleich“ bekommt. Darauf wird der andere normalerweise immer reagieren.

Mein letzter Tipp ist die Königsdisziplin

Wenn alles nichts hilft oder Ihnen meine bisherigen Vorschläge nicht gefallen, probieren Sie dieses Vorgehen: Finden Sie Formulierungen wie „Sie haben ja sicher auch noch eine Menge an Terminen, da will ich Sie nicht länger aufhalten.“ Oder: „Ich weiß, wie viel Sie immer zu tun haben, da will ich Ihnen nicht länger die Zeit stehlen und wir haben ja auch alles Wesentliche besprochen!“

Jetzt sind Sie dran – Quasselstrippen am Telefon

Welche Vorgehensweise ist für Sie interessant? Am besten machen Sie sich eine kleine Notiz dazu und legen fest, bei wem Sie die Tipps beim nächsten Telefonat ausprobieren möchten. Übernehmen Sie gern meine Vorschläge. Besser ist es jedoch, wenn Sie selbst in Ihrer eigenen Sprache eine Formulierung aufschreiben. Dann haben Sie sie für alle kritischen Telefonate gleich parat. Oft genug angewendet, werden solchen Erinnerungszettel dann schnell überflüssig.

Lesen Sie auch meinen Artikel „So führen Sie kurze Telefonate bei wenig Zeit“.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: Gajus / stock.adobe.com

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