Vor allem dann, wenn noch nicht alle Hierarchien und Strukturen im Betrieb geklärt sind. Der stetige Wechsel an Mitarbeitern führt besonders am Anfang dazu, dass sich jeder für alles verantwortlich fühlt. Daraus resultieren schlecht erledigte Aufgaben sowie ein unorganisiertes Team, das eventuell Anfragen von potenziellen Kunden übersieht. Um diese Prozesse zu optimieren sowie mehr Struktur in den Berufsalltag zu bringen, haben Gründer und Profis die Möglichkeit, auf smarte Tools und Software-Lösungen zu setzen. Dieser Beitrag erklärt, welche digitalen Werkzeuge und Programme geeignet sind.
Mit der richtigen Software das Zeitmanagement verschiedener Unternehmensbereiche verbessern
Neben den klassischen Zeitdieben, wie Privattelefonaten, Unordnung am Arbeitsplatz und die vielseitigen Verführungen im Internet, gehören besonders wenig gut bis gar nicht organisierte Unternehmensbereiche zu den wahren Zeitkillern. Damit sind beispielsweise Buchhaltung, Finanzen, Lohnabrechnung und Projektmanagement, aber auch interne Kommunikation und Social Media gemeint.
Darüber hinaus gibt es natürlich weitere Unternehmensbereiche wie Marketing, Personalwesen und Einkauf, die mit einer intelligenten Software in puncto Zeitmanagement optimiert werden können. Der große Vorteil dieser Tools besteht in der Regel darin, dass sie vielseitige Features besitzen und verschiedene Prozesse miteinander verbinden, sodass alle wichtigen Informationen und Daten an einem Ort gespeichert und einsehbar sind. Zudem bieten sie digitale Vorlagen für diverse Aufgaben von der Erstellung einer Rechnung bis hin zur Mahnung, um diese alltäglichen Posten schnell und effizient ad Acta zu legen.
Nach der Gründung: Buchhaltung, Finanzen und Lohnabrechnung
Drei Bereiche, die den Mitarbeitern und Gründern im Unternehmen sehr viel Sorgfalt abverlangen, sind die Buchhaltung, die Finanzen im Allgemeinen sowie die Lohnabrechnung. Um hier den Überblick zu behalten, sind sogenannte Lohn Einsteigerpakete sehr empfehlenswert. Sie bieten die Möglichkeit, für bis zu 50 Mitarbeiter die Lohn- und Gehaltsabrechnungen anzufertigen, haben verschiedene Gratisfunktionen und sind einfach zu handhaben. Darüber hinaus bieten diese Pakete hilfreiche Mustervorlagen sowie Handbücher und Online-Portale zur weiteren Unterstützung.
Vorteile, die sich durch diese Software-Lösungen ergeben, sind vor allem die zeitlichen Aspekte, da durch diese unkomplizierte Abwicklung mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Gleiches gilt für die smarte Buchhaltungssoftware, welche alle wichtigen Informationen erfasst und akkurat für das Finanzamt aufbereitet. Häufig sind diese Programme mit unterstützenden Features zur Umsatzsteuervoranmeldung verknüpft, sodass Gründer diesen wichtigen monatlichen oder vierteljährlichen Schritt nicht vergessen.
Vor der Gründung: Business- und Finanzplan erstellen
Junge Unternehmer, die noch vor der Gründung stehen, benötigen zunächst einen sogenannten Businessplan. Dieser kann zum lästigen Bürokram avancieren, da es viele Positionen zu bedenken gilt – und das kostet natürlich wieder eine Menge Zeit. Wer einen aussagekräftigen Business- und/oder Finanzplan erstellen möchte, greift auf praktische Vorlagen von professionellen Anbietern zurück. Diese Muster sorgen dafür, dass Business- und/oder Finanzplan nachvollziehbar sind und alle wichtigen Informationen zum Unternehmen den gewünschten Institutionen wie Banken oder Lieferanten preisgeben.
Wichtig sind diese Pläne, weil sie sowohl ein ausschlaggebendes Instrument zur Planung als auch eine bedeutende Grundlage sind, um die Existenzgründung in die Tat umzusetzen. In der Regel sind Business- oder Finanzplan die wichtigsten Dokumente, um einen Geldgeber von der geplanten Start-up-Idee zu überzeugen.
Weitere Bereiche, die mit den passenden Tools unterstützt werden
Nicht nur im Finanz- und Buchhaltungsbereich profitieren Unternehmen von raffinierten Tools, um Zeit einzusparen. Weitere Bereiche, die mit der richtigen Software besser planbar werden, sind beispielsweise:
- Projektmanagement: Wenn das Unternehmen aus vielen verschiedenen Mitarbeitern besteht, die eventuell sogar an unterschiedlichen Standorten arbeiten, benötigt der Betrieb einen virtuellen Ort, wo alle Mitglieder eines Projektes zusammenkommen. Um diesen Austausch für ein strukturiertes Projektmanagement zu gewährleisten, sind smarte Tools unausweichlich.
- Interne Kommunikation: Innerhalb des Unternehmens ist das Hin- und Herschicken von E-Mails in der Regel nicht besonders effizient. Besser eignen sich Chatprogramme zur internen Kommunikation. Hier bestehen verschiedene praktische Lösungen, um schnell einen Sachverhalt per Kurznachrichten zu klären – ohne auch andere Mitarbeiter im Großraumbüro durch störende Telefonate zu stressen.
- Social Media: Die sozialen Netzwerke zählen heutzutage für fast jedes Unternehmen zum guten Ton, um die Community auf dem neuesten Stand zu halten. Dass dabei die eine oder andere Plattform einmal durchrutschen kann, ist kein Wunder. Aus diesem Grund sind Programme empfehlenswert, die nicht nur einen zeitlichen Kommunikationsplan für die unterschiedlichen Netzwerke aufstellen, sondern auch daran erinnern, wann, wie und wo gepostet werden muss.
Wichtig ist, dass sich Startups und Betriebe nicht „überladen“. Das bedeutet, dass nicht für jede Aufgabe und nicht für jeden Prozess ein spezifisches Programm nötig ist. Zu viele verschiedene Software-Lösungen bewirken zuweilen das Gegenteil und überfordern die Mitarbeiter. Gründer sollten vor allem auf den Mehrwert der Tools achten und explizit danach auswählen, was das eigene Unternehmen beruflich voranbringt.
Allgemeine Tipps für Gründer und Startups
Gründer, die beispielsweise im Home-Office arbeiten, laufen Gefahr, sich zu isolieren. Verschiedene Strategien wie Video-Konferenzen mit Kunden, wöchentlich feste Termine für Meetings mit Auftraggebern sowie die Pflege eines beruflichen Netzwerkes unterstützen dabei, das Gefühl der Isolation zu vertreiben. Außerdem hilft eventuell ebenso das Besuchen von Events, die eigens für Start-ups und Gründer veranstaltet werden. Hierzu zählt beispielsweise das Startup Camp in Berlin, welches in diesem Jahr von Bundeswirtschaftsminister Peter Altmaier besucht wurde. Aber auch regionale Netzwerktreffen sind eine gute Wahl für alle Gründer, die im Home-Office arbeiten und etwas Abwechslung zwischen PC und Büroalltag benötigen.
In puncto Finanzierung haben Start-ups die Möglichkeit, sich nach Fördermaßnahmen umzuschauen. Die Bundesregierung unterstützt beispielsweise Existenzgründer, indem in den letzten Jahren unter anderem die Rahmenbedingungen für Start-ups verbessert wurden und auch der Erhalt von Kapital erleichtert wurde. Außerdem sind inzwischen verschiedene Fonds aktiv, um kleinen Unternehmen beim Start unter die Arme zu greifen.
Bildnachweis: silver-john / stock.adobe.com
Rido / stock.adobe.com
contrastwerkstatt / stock.adobe.com