Speichern Sie Ihr Werk auf einen USB-Stick
Speichern Sie Dateien auf einem USB-Stick wie auf einer externen Festplatte.
Nachteile: USB-Sticks sind so klein, dass sie leicht verlegt werden.
Vorteile: USB-Sticks sind einfach zu bedienen, preiswert und haben bis zu 1 Gigabyte Speicherplatz. Besonders für einzelne Dokumente ist diese Methode, eine Sicherheitskopie zu erstellen, die ideale Lösung. Sicherheitskopien auf CDs oder DVDs ersetzen Ihr Papierarchiv
Platzssparender und handlicher als ein Papierarchiv, z. B. für Ihre Ausgangsrechnungen, sind CDs und deren Nachfolger, die DVDs. Auf CDs passen bis zu 900 MB, auf DVDs in der Regel bis 4,7 GB.
Vorteile: Fast alle heutigen Computersysteme verfügen über ein CD-Laufwerk. DVD-Brenner und die passende Software sind preiswert.
Nachteile: Ungeklärt ist, wie lange CDs "leben". Schätzungen schwanken zwischen 10 und 50 Jahren. Damit genügen sie den buchhalterischen Aufbewahrungspflichten. Bewahren Sie CDs kühl und dunkel auf.
Netzwerkspeicher sichern Ihr Intranet
Wenn mehrere Mitarbeiter über ein Netzwerk Zugriff auf einzelne Dateien haben, ist ein Netzwerkspeicher die richtige Lösung. Das ist ein Rechner, der an das Firmennetzwerk angeschlossen wird. Im Fachjargon heißt er "Network Attached Storage" (NAS). Der NAS ersetzt die weit verbreiteten Windows/Linux/Unix-Fileserver.
Vorteile: NAS sind einfach zu installieren, unkompliziert erweiterbar und leicht zu handhaben.
Nachteile: Weil der NAS zum Speichern auf Ihren Netzwerkserver zugreift, verlangsamt sich das Netzwerk Ihrer Firma insgesamt.
Ganz sicher gesichert übers Internet
Dateien von Rechnern mit Internet-Anschluss sichern Sie einfach per Internet-Backup, d.h., die Daten werden zu Ihrer Sicherheit verschlüsselt. Dann werden Sie – am besten nachts – an ein externes Rechenzentrum überspielt.
Vorteile: Sie brauchen nicht mit Sicherungsbändern oder CDs zu hantieren, Sie benötigen keinen Tresor für sensible Daten (z. B. von Patienten in Arztpraxen). Ihre Daten sind vor Feuer- und Wasserschäden geschützt.
Nachteile: Die Übertragung kann je nach Datenmenge und Art des Internetzugangs sehr lange dauern.