Geeignete Briefings
Im ersten Schritt ist es wichtig, das Briefing an den Anfang zu stellen. Denn nur gut informierte Mitarbeiter und Führungskräfte sind dazu in der Lage, Webmeetings möglichst fruchtbar zu gestalten. Ohne eine klare Tagesordnung droht die Zeit zu verstreichen, die anderweitig hätte genutzt werden können. Schon wenige Bulletpoints reichen aus, um dieses Risiko zu minimieren und mehr aus der verfügbaren Zeit herauszuholen.
Auch ein technisches Briefing kann in diesem Kontext von großem Vorteil sein. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten dazu in der Lage sind, die Software sicher zu bedienen. Andernfalls kann es sein, dass immer wieder ein paar Minuten verloren gehen, weil der eine oder andere Beteiligte die Technik nicht beherrscht. Ein solches Briefing hat den Vorteil, dass es in ähnlicher Form immer wieder zum Einsatz kommen kann.
Der Faktor Sicherheit
Wer Webmeetings zuverlässig in die Tat umsetzen möchte, der darf auch den Faktor Sicherheit nicht aus den Augen verlieren. Schließlich müssen für maximale Effizienz der Gespräche auch sensible Daten auf den Tisch kommen. Deswegen ist es wichtig, sich einerseits für einen hochwertigen Host zu entscheiden. Bei der Verschlüsselung der Verbindung leisten die bekannten Unternehmen ganz unterschiedliche Arbeit. Umso mehr lohnt es sich, darauf im Vorfeld einen kritischen Blick zu werfen.
Zudem können kleine Tricks und Extras für ein Plus an Sicherheit sorgen. Dafür lohnt sich zum Beispiel die Einrichtung eines VPN (virtuelles privates Netzwerk). Selbst ein günstiges Online-VPN kann in dieser Frage schon einen echten Mehrwert liefern. Denn die Daten werden durch einen sicheren Tunnel geleitet und verschlüsselt. Dies macht es für Unbefugte sehr viel schwerer, darauf zuzugreifen.
Die technische Ausstattung
Auch die Technik spielt bei Webmeetings natürlich eine große Rolle. Alle Mitarbeiter, die daran beteiligt sind, sollten Zugang zu entsprechend hochwertiger Technik haben. Dies gelingt am besten, indem hochwertige Geräte dafür angeschafft werden. Ein Unternehmen kann selbst den ersten Schritt machen, und seine Angestellten mit den geeigneten Tablets und Laptops versorgen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass alles kompatibel ist und jeder Mitarbeiter über ein geeignetes Endgerät verfügt. Gleichermaßen ist es möglich, einen einheitlichen Sicherheitsstandard auch im Hinblick auf die verwendeten Endgeräte herzustellen.
Die Dauer begrenzen
Der Mensch orientiert sich bekanntlich sehr gerne an den unterschiedlichen Fristen, die unsere Aufgaben definieren. Dies gilt auch für jedes Webmeeting, wenn es nicht unter einem besonderen Druck stattfindet. Doch es gibt eine einfache Möglichkeit, um trotzdem ein hohes Maß an Effizienz zu erreichen. Die Lösung liegt in einer künstlichen Deadline, welche die Zeit des Austauschs verknappt. So sind alle Beteiligten darauf angewiesen, sich kurz und prägnant auszudrücken und das Meeting zeitnah über die Bühne zu bringen.
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