Die Entscheidung für diese Organisationsform fällt oft, nicht immer, aus finanziellen Gründen. Die Ausrichtung der Personalarbeit erfolgt an standardisierten Prozessen und verspricht, günstiger zu sein, als die individuelle, dezentrale Durchführung.
Es kann jedoch auch weitere, strategische Gründe geben, das Personalwesen neu aufzustellen. Eine Vorstudie sollte im Vorfeld der Transformation ermitteln, ob diese Erwartungen gerechtfertigt sind.
Folgende Fragen sollten frühzeitig beantwortet werden:
- Welches sind die Haupttreiber für das Projekt?
- Passen derzeitige Prozesse und Strukturen zu diesen Treibern?
- Was sind die hauptsächlichen Herausforderungen in der Zukunft?
- Sind Ziele und Erfolgsgrößen klar definiert? Welche Bereiche soll das SSC abdecken?
- Ist die IT-Situation realistisch eingeschätzt?
- Wie hoch werden die Set-Up-Kosten sein?
- Gibt es einen realistischen Business-Case für Einsparungen, laufende Kosten und Amortisationsdauer?
- Welche Alternativszenarien gibt es und welche Konsequenzen hätten diese?
Die klare Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für das weitere Vorgehen. Leicht wird der Versuchung verfallen, direkt in die Umsetzungsphase überzugehen. Vorab ist jedoch anhand einer fundierten Machbarkeitsstudie die Validität der Antworten auf die gestellten Fragen zu prüfen.
Erst dann, nach Herstellung eines gemeinsamen Verständnisses aller Beteiligten und dem uneingeschränkten Commitment des Top-Managements kann die Umsetzung begonnen werden.