1. Methode: Lassen Sie’s mal läuten
Ja, Sie haben richtig gelesen. Warum mit affenartiger Geschwindigkeit zum Hörer greifen, wenn das Telefon klingelt, Sie aber gerade in eine wichtige Aufgabe vertieft sind? Nichts zerhackt Ihnen Ihren Tagesablauf mehr als diese Unterbrechungsmaschine.
Wenn Sie immer noch zweifeln: Was wäre, wenn Sie jetzt wo es gerade klingelt, nicht im Zimmer wären? Richtig: Dann würde Sie auch niemand erreichen. Der Anrufer meldet sich nochmal oder hinterlässt im besten Fall eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter. Den Sie natürlich anschalten und auf leise stellen sollten, damit er Sie nicht ständig aus der Konzentration reißt und Sie trotzdem erreichbar bleiben.
2. Methode: Lesen Sie nur zwei Mal am Tag Ihre E-Mails
Eigentlich sollte es sich schon herumgesprochen haben, dass ständige Meldungen von frisch eingetroffenen E-Mails Ihnen den ganzen Tag zerschießen können. Warum? Weil diese Unterbrechungen an Ihrer Produktivität nagen (Sie müssen sich immer wieder neu in das Thema einarbeiten, mit dem Sie sich gerade befassen) und Sie von den wichtigen Arbeiten ablenken oder ganz abhalten. Außerdem lassen Sie andere dadurch bestimmen, wie Sie Ihren Tagesablauf gestalten.
Natürlich bringt Ihnen dieser Tipp nicht viel, wenn Sie aus beruflichen Gründen (Hotline) sofort auf Mails reagieren müssen. Aber dieser Fall ist hier nicht gemeint. Wenn Sie Ihr tägliches Arbeitspensum schaffen wollen, gehen Sie dazu über Ihre Mails maximal zweimal pro Tag zu lesen. Das reicht völlig aus und spart ihnen viel Zeit.
3. Methode: Hören Sie auf mit Multitasking
Ich kann es nur immer wieder betonen: Forscher haben herausgefunden, dass Sie sich selbst ein Bein stellen, wenn Sie glauben, Multitasking bringe Ihnen Produktivitätsvorteile. Das Gegenteil ist der Fall. Denn Ihr Gehirn ist zwar ein schlauer Mitarbeiter, kann aber nicht – wie ein Computer – parallel arbeiten. Wenn Sie telefonieren, bringt es nichts, nebenbei eine Mail zu lesen. Entweder Sie haben das schon mal selbst ausprobiert oder sollten es zu Testzwecken mal tun. Sie werden merken: Am besten funktioniert es, wenn Sie sich einer einzigen Aufgabe widmen.
Je besser sie das können, desto eher sind Sie damit fertig und können sich dem nächsten Projekt zuwenden. Wieder mit vollem Einsatz. Das verringert Zeit- und Termindruck, der durch das gleichzeitige Jonglieren mit mehreren Aufgaben entsteht. Und Sie werden viel ruhiger. Noch ein Pluspunkt für das Monotasking.
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