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Selbstmanagement: Der richtige Umgang mit Prioritäten

Ihre Aufgaben erledigen Sie nur dann erfolgreich und effektiv, wenn Sie Prioritäten setzen. Sonst passiert es nur allzu leicht, dass Sie sich verzetteln und Kleinigkeiten Ihren Tagesablauf bestimmen. Doch wie setzen Sie Ihre Prioritäten richtig? Mit den drei bewährten Erfolgsprinzipien, die ich Ihnen heute vorstelle, schaffen Sie sich mehr Freiraum, sparen Zeit und arbeiten effektiver.

Selbstmanagement: Der richtige Umgang mit Prioritäten

Selbstmanagement: Der richtige Umgang mit Prioritäten

Das Zeitfenster-Prinzip

Das besagt, dass Sie nicht nur Termine festlegen (und deren Anfangszeit), sondern zu jedem Termin auch die Zeitdauer planen (von 8 bis 10 Uhr). So wissen Sie immer, wie lange die Bearbeitung einer Aufgabe dauern sollte.

Natürlich sind solche Vorgaben nicht in Stein gemeißelt, aber wenn Sie zum Beispiel in Ihrem Kalender oder Zeitplaner solche Zeiten schraffieren, sehen Sie viel deutlicher, was an den jeweiligen Tagen tatsächlich noch an Zeit zur Verfügung steht und planen nicht zu eng.

Das Brocken-Prinzip

Mit diesem Prinzip schaffen Sie Platz für die wesentlichen Aufgaben. Sie wissen, was an wichtigen Aufgaben heute unbedingt zu erledigen ist. Jetzt geht es darum, dafür zu sorgen, dass Sie nicht in allerlei Dringlichkeiten ersticken und zu diesen Projekten gar nicht mehr kommen.

Dabei hilft Ihnen das Brocken-Prinzip: Stellen Sie sich vor, Sie haben drei entscheidende Dinge heute unbedingt zu erledigen. Für die legen Sie jetzt Ausführungstermine fest. Sie schätzen ab, wie lange in etwa jede Aufgabe dauern wird. Für die restliche Zeit planen Sie kleinere Aufgaben, die Sie zwischen diese Hauptprojekte platzieren und lassen sich auch noch Luft für Unvorhergesehenes (Faustregel: mindestens 20 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit).

Das Prinzip der Wochenplanung

Die Tagesplanung hat unbestritten ihre Vorteile: Ihr Tag wird überschaubar und Sie vermeiden unnötigen Zeitdruck. Allerdings richten Sie Ihre Aufmerksamkeit häufig auf das Naheliegende – und das ist meistens das Dringliche. Damit verlieren Sie aber leicht Ihre langfristigen Ziele aus dem Blick und laufen Gefahr, sie in der täglichen Hektik nicht ausreichend zu beachten.

Sie arbeiten effektiver, wenn Sie Ihre Aufgabe nicht einfach nur eintragen und abarbeiten, sondern für wichtige Aufgaben einen guten Tag finden. Und das funktioniert hervorragend mit der Wochenplanung. Warum? Zum einen reagieren Sie nicht mehr auf Ihren Terminkalender, sondern entscheiden selbst. Zum anderen haben Sie Zeiten, wo Bäume ausreißen könnten, Sie nichts aufhalten kann und alles locker und leicht von der Hand geht (am häufigsten in Ihrer Hochleistungsphase). Sie schaffen dann doppelt oder gar dreifach so viel wie sonst.

Reservieren Sie sich deshalb solche Tage oder Zeiten für wichtige Aufgaben. Auf diese Weise verbinden Sie Ihre Wochenplanung und Ihre großen Ziele mit dem Tagesgeschäft und können wichtige Aufgaben sinnvoll und konsequent verteilen.

Bildnachweis: opolja / stock.adobe.com

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