1. Schluss mit hektischem Aktionismus
Machen Sie sich nichts vor: In hektischen Phasen bestimmen fast immer nur Dringlichkeiten Ihren Tagesablauf. Die Folge: Sie hatten zwar alle Hände voll zu tun, haben aber trotzdem nichts Wesentliches auf die Reihe bekommen. Stellt sich die Frage, warum? Weil beschäftigt sein nichts mit produktiver Arbeit zu tun hat und Sie Ihren wirklichen Zielen keinen Schritt näher kommen.
Gerade Stresssituationen sind prädestiniert dafür, dass schnell die Übersicht verloren geht und Sie nur noch unter großen Schwierigkeiten Wichtiges von Unwichtigem trennen können. Werden dann in solchen Momenten neue Projekte an Sie herangetragen, nehmen Sie sich etwas zurück und prüfen Sie sehr genau, ob diese Aufgaben tatsächlich (jetzt) notwendigerweise erledigt werden müssen.
Vielleicht ist es viel sinnvoller, sie auf später zu verschieben? Und wenn es so sein sollte, dann bestimmen Sie gleich den konkreten Termin dafür.
2. Prioritäten immer schriftlich festlegen
Da Sie täglich mit vielen Aufgaben konfrontiert sind, ist es schon sinnvoll, sich zu notieren, was oberste Priorität hat und wie die weiteren Abstufungen sind. Sobald Sie sich nämlich etwas aufschreiben, wird Ihr Unterbewusstsein viel stärker involviert, als wenn Sie nur darüber nachdenken würden.
Eine Prioritätenliste anzufertigen verlangt zudem einiges an Überlegung. Und dabei kann es schon mal passieren, dass eine Aufgabe, die dem ersten Anschein nach hochgradig wichtig ist, bei näherer Betrachtung auf den zweiten oder gar dritten Rang zurückfällt. Auf diese Weise erkennen Sie häufig schon beim Aufschreiben verschiedene Lösungsansätze. Deshalb funktioniert rein gedankliche Prioritätenplanung nur eingeschränkt.
Haben Sie Ihre Prioritäten dann festgelegt, übertragen Sie diese in Ihren Kalender und blocken die notwendige Zeit dafür gleich mit.
3. Mut zum Delegieren
Sind Sie der Ansicht, dass nur das, was Sie selbst machen, auch Hand und Fuß hat? Ist das tatsächlich so? Oder muten Sie sich manchmal nicht zu viel zu? Wer ungern delegiert, traut anderen oft nicht zu, diese Arbeit genauso gut oder genauso schnell erledigen zu können. Doch gerade dann, wenn die Hektik zunimmt und immer mehr auf Sie einströmt, können Sie ziemlich rasch den Überblick verlieren.
Obendrein fehlt Ihnen die Zuversicht, alle Termine auch einhalten zu können. Springen Sie in solchen Momenten über Ihren Schatten und denken Sie darüber nach, wer Ihnen unter die Arme greifen könnte. Und wenn Ihnen jemand hilft, revanchieren Sie sich zu gegebener Zeit dafür, denn sich helfen zu lassen sollte keine Einbahnstraße sein.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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