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Schneller Arbeiten mit einem durchdachten Ablagesystem

Lesezeit: 2 Minuten Die E-Mails, die Sie täglich empfangen und versenden, können Sie jederzeit nach einem eigenen System ablegen. Lassen Sie also Ihre E-Mails nicht unsortiert im Ordner Posteingang liegen, sondern legen Sie sich ein System von Unterordnern an, in das Sie empfangene und versendete E-Mails verschieben. Verwenden Sie ein Ablagesystem, das Ihnen Hilft den Überblick zu behalten. Wenn Sie Ihr Ablagesystem regelmäßig aktuell halten, finden Sie immer schnell die E-Mail, nach der Sie suchen.

2 min Lesezeit

Schneller Arbeiten mit einem durchdachten Ablagesystem

Lesezeit: 2 Minuten

Ein Ablagesystem aus Unterordnern anlegen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Posteingang und wählen Sie im Kontextmenü (Abbildung 1) den Befehl Neuer Ordner.
  2. Vergeben Sie für den Unterordner einen aussagekräftigen Namen, z.B. „Publikationen vnr“, und achten Sie darauf, dass der neue Unterordner vom Typ E-Mail ist.
  3. Bestätigen Sie mit OK.

Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3, um das gewünschte System von Unterordnern einzurichten. Natürlich können Sie in einem von Ihnen angelegten Unterordner noch weitere Unterordner erstellen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechen Maustaste auf den Ordner, in dem Sie weitere Unterordner erzeugen wollen, und wählen Sie wieder den Kontextmenübefehl „Neuer Ordner“.

E-Mails richtig einordnen

  1. Packen Sie die E-Mail aus dem Posteingang mit der linken Maustaste …
  2. … und ziehen Sie sie auf den Ordner, in dem die E-Mail abgelegt werden soll.
  3. Lassen Sie die Maustaste wieder los.

Mit einem Klick auf den zuvor angelegten Ordner sehen Sie nun die frisch eingeordneten E-Mails.   An der Reihenfolge der Unterordner „drehen"
Outlook sortiert die Unterordner erst mal alphabetisch. Aber an der Reihenfolge lässt sich trotzdem noch etwas ändern. Angenommen, Sie möchten in Ihrem Ablagesystem auf bestimmte Ordner häufiger und schneller zugreifen, dann sollten diese Ordner unabhängig vom Anfangsbuchstaben ganz oben stehen. Um dies zu realisieren, wenden Sie einen kleinen Trick an und setzen vor den Namen des Ordners das „#“-Zeichen oder einen Unterstrich. Wollen Sie mehrere Ordner in einer bestimmten Reihenfolge anordnen, dann setzen Sie vor den Ordnernamen eine Zahl.

Griffbereit: Wichtige Unterordner gleich zur Hand

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen besonders wichtigen Ordner und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zu Favoritenordner hinzufügen.
  2. Ordner, die Sie auf diese Weise zu Favoritenordnern machen, erscheinen anschließend im oberen E-Mail-Bereich und können dort sofort angeklickt werden.

Wenn ein Ordner für Sie nicht mehr wichtig ist, führen Sie im Bereich Favoritenordner einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner aus und wählen im Kontextmenü den Befehl "Von Favoritenordner entfernen".

Praxis-Tipp
In Outlook 2000 und 2002 sorgen Sie über das Menü Ansicht dafür, dass die Ordnerliste angezeigt wird. Mit gedrückter „strg“-Taste wählen Sie mehrere E-Mails aus. Ziehen Sie eine der markierten E-Mails in den gewünschten Ordner, so wandern alle anderen mit.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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