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Richtig delegieren nach dem VDN-Prinzip

Lesezeit: 2 Minuten Delegieren als verantwortungsvolle Tätigkeit will gelernt, geübt und vorbereitet sein. Werden beim Delegieren Fehler gemacht, kann einer Abteilung, oder einem ganzen Unternehmen Schaden zugefügt werden. Richtiges Delegieren funktioniert am besten nach dem VDN-Prinzip.

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Richtig delegieren nach dem VDN-Prinzip

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Fehlende Voraussetzungen beim Delegieren führen immer wieder zu drei verhängnisvollen Fehlern:

1. Aufgaben werden nicht delegiert, obwohl qualifizierte Mitarbeiter dafür zur Verfügung stehen.
2. Aufgaben werden nicht delegiert, weil das Know-how der Mitarbeiter nicht ausreicht.
3. Aufgaben werden auf dem Weg des geringsten Widerstandes an die "Schwächsten" durchgereicht (anstelle desjenigen, der am besten dafür qualifiziert ist).

Werden beim Delegieren Fehler gemacht, steht meist einer der folgenden Gründe dahinter:

1. genereller Mangel an Vertrauen im Unternehmen,
2. Angst vor Machtverlust oder auch: Angst, den Status der Unentbehrlichkeit einzubüßen,
3. Angst vor Fehlern,
4. Misstrauen gegenüber den Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter,
5. Angst, eigenes Wissen preiszugeben und sich auf diese Weise intern Konkurrenz zu schaffen.

Richtig delegieren nach dem VDN-Prinzip
V wie Vorbereitung:
Geben Sie beim Delegieren klare, konkrete Anweisungen. Seien Sie bei der Abklärung von Ziel, Frist, Umfang und Zweck einer Aufgabe so konkret wie möglich. Ihr Mitarbeiter benötigt fünf Informationen:

1. Was genau wollen Sie?
2. Warum wollen Sie es?
3. Wie wollen Sie es?
4. Bis wann wollen Sie es?
5. Handelt es sich um eine einmalige oder eine dauerhafte Delegation?

D wie Durchführung
Ohne wichtigen Grund (wie Änderungen in den Sach- oder Zielvorgaben) sollten Sie sich in die Arbeiten, die Sie delegieren, nicht mehr einschalten. An dieser Stelle darf Sie nur noch das Arbeitsergebnis interessieren.

Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter jedoch gleichzeitig klar, dass er sich an Sie wenden kann, wenn es zu Problemen oder Fragen kommt.

N wie Nachbereitung
Jedes Delegieren hat einen Schluss, auch wenn dieser im schnellen Tagesgeschäft oft zu kurz kommt. Je nach Komplexität und Bedeutung kann das beispielsweise ein "Gefällt mir gut!" sein, das Sie auf dem Bericht Ihres Mitarbeiters notieren, oder auch ein ausführliches Feedback-Gespräch. Wichtig sind dabei drei Punkte:

1. Reagieren Sie immer in irgendeiner Form auf das Ergebnis. Sie lassen sonst Ihren Mitarbeiter im Ungewissen über die Qualität seiner Arbeit.
2. Scheuen Sie sich nicht, Kritik zu äußern. Denken Sie daran, dass es hierbei um eine Hilfestellung zur Weiterentwicklung geht, nicht um eine Belehrung.
3. Ebenso gilt: Wenn Ihr Mitarbeiter seine Sache gut macht, sagen Sie ihm das ganz klar. Das Lob wird ihn nicht leichtsinnig machen, sondern motivieren.

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