Dem Mitarbeiter muss allerdings ebenso ausreichend Zeit für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung stehen und es muss ihm alle erforderliche Unterstützung gewährt werden!
Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Delegationsprojekten ist die laienhafte "Stabübergabe". Oft werden Aufgaben auf Zuruf übertragen. Kommunikations- und Verständnisprobleme sind somit vorprogrammiert. Deshalb ist es sinnvoll, einen "Delegationsvertrag" abzuschließen.
Außer dem Arbeitsvertrag noch ein Vertrag? Nein, so formell sollte er nicht sein, der Delegationsvertrag. Er sollte aber beide Seiten an "Rechte und Pflichten" erinnern. Im Delegationsvertrag, der aus einem formlosen Blatt Papier bestehen kann, ist festzuhalten:
- Wer macht was?
- Welche Hilfsmittel stehen zur Verfügung?
- Bis wann müssen welche Aufgaben erledigt sein?
- Wer informiert wen bei welchen Abweichungen?
- Wie wird das Resultat gemessen, Messlatte?
- Was sind die Konsequenzen (und für wen) wenn der Vertrag nicht eingehalten wird?
Gerade der letzte Punkt lässt die Bedeutung einer Aufgabe deutlich werden. Häufig scheitern selbst einfache Projekte daran, dass eine Tätigkeit nicht wichtig genug genommen wird.
Stufenweise Delegieren
Falls Sie noch unsicher sind können Sie stufenweise mit dem Delegieren beginnen:
- Stufe 1: Der Mitarbeiter arbeitet Schritt für Schritt nur auf Anordnung, seine Entscheidungsbefugnisse sind stark eingeschränkt.
- Stufe 2: Der Mitarbeiter muss sich vor jedem Schritt Ihr OK einholen.
- Stufe 3: Der Mitarbeiter muss regelmäßig Bericht erstatten.
- Stufe 4: Der Mitarbeiter arbeitet eigenverantwortlich, nur der Erfolg zählt.
Auf der letzten Stufe haben Sie die Höchstform des Delegierens erreicht, das so genannte "Empowern": der Mitarbeiter operiert als Unternehmer im Unternehmen. (In manchen Unternehmen wird allerdings zu viel Selbstständigkeit häufig gar nicht gewünscht.)
Vertrauen ist gut – aber muss nicht auch Kontrolle sein?
Mehr zum Thema Kontrolle in der nächsten Folge.