Repräsentationskosten

Als Selbstständiger oder Freiberufler müssen Sie sich auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern repräsentieren. Und das betrifft nicht nur ein standesgemäßes Geschäftsessen. Das betrifft auch Ihre Geschäftsräume oder sozialen Aktivitäten. Doch wenn Sie die Repräsentationskosten steuerlich geltend machen wollen, schalten die Finanzämter gern auf stur. Lesen Sie, welche Repräsentationskosten Sie auch jetzt noch gelten machen können.

Repräsentationskosten geltend machen

Kaufen Sie Gemälde oder Bilder privat als Sammler oder Liebhaber, können Sie die Kosten dafür nicht von der Steuer abziehen (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 14. Mai 1991, Az.: VI R 119/88). Wenn es sich bei den Bildern aber um Ausstattung oder Schmuck Ihrer Geschäftsräume handelt, dann steht die Anschaffung klar im Zusammenhang mit der selbstständigen Tätigkeit. Das bedeutet: Sie können diese Repräsentationskosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Vorsicht nur: Es ist allenfalls zu prüfen, ob die Höhe der Aufwendungen angemessen ist. Das heißt: Allzu teure Kunstwerke sollten Sie sich nicht für Ihre Geschäftsräume anschaffen. Denn stehen die Repräsentationskosten nicht in einer vernünftigen Relation zu Ihrem Umsatz bzw. Gewinn, besteht die Gefahr, dass Ihr Finanzamt die Repräsentationskosten nicht anerkennt.

Kaffee, Getränke, Kekse
Dem geschäftlichen Besucher einen Kaffee, ein Wasser und ein paar Kekse anzubieten – das gehört zum guten Ton und das wird von Ihnen erwartet. Also dürfen Sie all dies, was in den Bereich der üblichen Aufmerksamkeiten fällt, uneingeschränkt (also nicht nur 70 % wie bei der Bewirtung) als Betriebsausgaben abziehen.

Aber auch hier gilt: Der Umfang Ihrer Aufwendungen sollte im üblichen Rahmen liegen, sodass der Betriebsprüfer des Finanzamts nicht unterstellen kann, dass Sie Privateinkäufe abziehen wollen. Als Beleg können Sie die Einkaufsrechnung verwenden, auf der Sie die Positionen kennzeichnen, die Sie betrieblich verwendet haben.

Tipp: Besser ist es jedoch, wenn diese Positionen nicht im großen Haushaltseinkauf untergehen, sondern durch getrennte Belege nachgewiesen werden können.

Mitgliedschaft in Vereinen & Sponsoring
Viele Selbstständige treten in Vereine ein, um Kontakte zu knüpfen, die sich beruflich positiv auswirken. Doch solche Aufwendungen unterstützt das Finanzamt leider nicht: Bei den Beträgen zu Sportvereinen und anderen, z. B. kulturellen Vereinen handelt es sich um Aufwendungen, die in den Bereich der privaten Lebensführung fallen. (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 15. Mai 1992, Az.: VI R 106/88).

Die Beiträge sind grundsätzlich nicht als Repräsentationskosten abziehbar, auch nicht, wenn berufliche bzw. vertragliche Beziehungen zu dem Verein bestehen. Für die Zurechnung zur privaten Lebensführung reicht es aus, dass die Mitgliedschaft Ihnen die Möglichkeit eröffnet, am Vereinsleben teilzunehmen. Die Grundsätze, die für den Sportverein gelten, gelten auch für andere private Vereine, z. B. für Rotary- und Lionsclub, für Gesangs- und Heimatvereine (Urteil des BFH vom 15. Mai 1992, VI R 106/88).

Praxis-Tipp "Repräsentationskosten"
Steuergünstiger als eine Mitgliedschaft ist Sponsoring. Wenn Sie einen (gemeinnützigen) Verein unterstützen, können Sie die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen, wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Werbewirkung erzielen (Schreiben vom Bundesfinanzministerium vom 18. Februar 1998, Az.: IV B 2 – S 2144 – 40/98).

Es handelt sich immer dann um abziehbare Betriebsausgaben, wenn Ihre Zahlungen an den Verein als Entgelt für Werbemaßnahmen anzusehen sind.

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