Rechnungen erstellen: Mit modernen Rechnungstexten zahlen Ihre Kunden schneller

Rechnungen gehören sicher zu den wichtigsten Schriftstücken, die Sie erstellen. Und zu denen, die von Ihren Kunden am aufmerksamsten gelesen werden. Umso sorgfältiger sollten Sie sie formulieren!
"Hiermit erlauben wir uns, die unten aufgelisteten Leistungen wie folgt zu berechnen." Was für einen Eindruck machen Sie wohl mit einer solchen Formulierung? Verstaubt? Bürokratisch? Jedenfalls weder modern noch freundlich.

So erstellen Sie Rechnungen besser und kommen auch noch sympathischer rüber:

1. Steigen Sie mit einem Dank ein
Es ist ja nicht selbstverständlich, dass der Kunden Ihnen den Auftrag erteilt hat. Deshalb bietet sich als Standardeinstieg an: "Vielen Dank für Ihren Auftrag! Ich war gerne für Sie tätig."
Natürlich können und sollten Sie den Standardeinstieg variieren, etwa wenn Sie es mit einem interessanten Neukunden zu tun haben.
Beispiel (Raumausstatter)
"Es war mir eine Freude, in Ihrem so schön restaurierten Fachwerkhaus neue Farbakzente zu setzen. Heute stelle ich Ihnen in Rechnung …"
2. Listen Sie Ihre Leistungen verständlich auf
Leiten Sie Ihre Leistungsaufstellung kurz und sachlich ein, z. B. mit "Wie vereinbart berechnen wir Ihnen folgende Lieferungen und Leistungen: …"
Achten Sie darauf, sorgfältig zu dokumentieren, was Sie alles gemacht haben. Listen Sie also im Einzelnen auf,
  • welche Arbeitsschritte gemacht wurden,
  • welches Material Sie in welcher Menge verbraucht haben,
  • welche Fahrtzeiten wann warum entstanden sind.
3. Fordern Sie zur Zahlung auf
Das ist zwar der unangenehme Teil der Rechnung, aber darum geht es nun mal. Allzu viele Formulierungsmöglichkeiten haben Sie hier zwar nicht, aber besser als mit einem nackten "fällig bis" oder "zahlbar am" geht es schon: "Bitte bezahlen Sie die Rechnung ohne Abzüge bis spätestens zum … " oder "Wir bitten darum, diese Rechnung bis zum … zu begleichen. Bei Zahlung bis zum … geben wir Ihnen 3 % Skonto."
4. Wählen Sie einen netten Ausstieg
Nach der Zahlungsaufforderung können Sie noch einen verbindlichen Satz anfügen, z. B.: "Ich wünsche Ihnen viel Freude mit Ihrem neuen …"