Tagesordnungspunkte
Schicken Sie ein bis zwei Tage vor der Sitzung per E-Mail eine Liste herum, auf der jedes Teammitglied seine Vorschläge (TOPs) eintragen kann. Prüfen Sie auch im Vorfeld kritisch, ob wirklich jeder Punkt auf die Tagesordnung muss.

Gesprächsleitung
Jede Teambesprechung braucht einen Gesprächsleiter. Das muss nicht zwangläufig der Projektleiter sein. Er kann die Gesprächsführung bei einzelnen Themen oder auch ganz auf jemand anders übertragen. Aufgabe des Gesprächsleiters ist es, das eigentliche Ziel der Sitzung im Auge zu behalten, das heißt Beschlüsse herbeizuführen, auf die Einhaltung der Redezeiten zu achten etc..

Diskussionen, die in die falsche Richtung laufen, kann der Gesprächsleiter vermeiden, indem er zwischenzeitlich die Beiträge zusammenfasst ("A ist der Meinung, dass …"; "B äußert dagegen Bedenken …"; "Wie könnte die Lösung aussehen?").

Regeln
Vereinbaren Sie verbindliche Regeln für den Austausch untereinander. Eine solche Regel kann z. B. heißen, dass kein Redebeitrag länger als eine Minute dauern sollte. Der Gesprächsleiter hat so die Möglichkeit, Vielredner zu unterbrechen und auf diese untereinander vereinbarten Regeln hinzuweisen und das Gespräch entsprechend zu lenken.

Zeitrahmen
Klären Sie vor Beginn der Sitzung, wie lange diese dauern soll. Halten Sie sich dann aber auch an den vereinbarten Zeitrahmen. Länger als 90 Minuten sollte keine Teambesprechung dauern, da ansonsten die Konzentration und die Motivation der Beteiligten nachlassen.

Protokoll
Bestimmen Sie zu Beginn der Sitzung einen Protokollführer. Das Protokoll muss nicht aufwändig gestaltet werden, sollte aber die Ergebnisse der Sitzung zusammenfassen. Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer welche Aufgabe übernimmt.