Ein Projekt kann in 5 einzelne Phasen eingeteilt werden. In der Regel werden diese Phasen nacheinander abgearbeitet, es kann aber auch, abhängig vom Projekt, zu Überschneidungen der einzelnen Phasen kommen.
Projektphase 1: Analyse der Ausgangslage und Zieldefinition
Zum Projektstart ist eine genaue Definition des Projektinhaltes sowie eine eindeutige und messbare Formulierung der Projektziele ein wesentliches Kriterium für den späteren Projekterfolg. Zusammen mit dem Auftraggeber des Projektes werden Lasten- und Pflichtenhefte erstellt, anhand derer die Ergebnisse des Projektes mit den ursprünglichen Anforderungen verglichen und bewertet werden können.
Tipp: In dieser Phase sollten standardisierte Checklisten verwendet werden, um eine einheitliche Durchführung dieser für den Projekterfolg wichtigen Phase zu gewährleisten.
Projektphase 2: Konzeption
Die Entwicklung von Grob- und Feinkonzepten dient der Erstellung von Strukturplänen, die das Projekt inhaltlich und organisatorisch strukturieren. Diese Konzepte müssen vom Auftraggeber abgenommen und bestätigt werden. Dies sichert ein gemeinsames Verständnis des Projektablaufes und der Projektziel. Dies ist gleichzeitig auch die Grundlage für einen professionellen Umgang mit Abweichungen, Veränderungen und Risiken im Projekt ("Change-Management“ und "Risiko-Management“).
Tipp: Die Konzepte sollten von allen beteiligten Parteien ("Stakeholder“) persönlich unterschrieben werden. Dies sichert eine emotionale Identifikation mit und Verbindlichkeit gegenüber dem Projekt und seinen Zielen.
Projektphase 3: Planung
Durch die Definition von Arbeitspaketen und Projektmeilensteinen sowie durch Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung wird das Projekt inhaltlich und organisatorisch strukturiert. Der Fortschritt bei der Durchführung des Projektes wird somit mess- und überwachbar. Dadurch können Fehlentwicklungen und Abweichungen durch Soll-Ist-Vergleiche frühzeitig erkannt werden und behoben werden.
Tipp: Verwenden Sie für das Planung Ihres Projektes ein entsprechendes Projektmanagement-Tool. Durch die Vernetzung von Daten gewinnen Sie einen umfassenden Überblick über Ihr Projekt und sparen dadurch Zeit, da alle projektrelevanten Steuerungsdaten in einem Tool vorhanden sind.
Projektphase 4: Durchführung
Die planmäßige Projektdurchführung wird durch das Projektcontrolling überwacht. Die Kommunikation innerhalb des Projektteams wird über regelmäßige Projektmeetings und Statusberichte sichergestellt. Durch geplante Zwischenabnahmen wird gewährleistet, dass der Auftraggeber sowohl über den aktuellen Projektablauf informiert ist, als auch auf mögliche Interpretationsprobleme von Anforderungen schnell reagiert werden kann.
Tipp: Der Projektleiter sollte in dieser Phase besonders intensiv mit dem Auftraggeber kommunizieren, um diesen über den aktuellen Stand des Projektes zu informieren sowie bei Entscheidungsbedarf schnelle Entscheidungen herbeiführen zu können.
Projektphase 5: Einführung und Projektabschluss
Die finale Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber erfolgt nach ihrer operativen Einführung. Anhand der zu Beginn des Projektes erstellten Pflichten- und Lastenhefte kann bestimmt werden, ob das Projekt die gewünschten Ergebnisse erreicht hat oder nicht.
Tipp: Zum Abschluss des Projektes sollte eine intensive Analyse des Projektes das Lernen aus gemachten Fehlern und ein Best Practice Sharing für zukünftige Projekte sicherstellen.
Fazit
Ein kompetentes Projektmanagement ist eine Voraussetzung für den Projekterfolg. Aufgrund der Planung zu Beginn des Projektes ist das Projektziel klar definiert und sowohl Fehlentwicklungen als auch die sich im Projektverlauf ergebenden Chancen und Risiken können frühzeitig erkannt und entsprechend bearbeitet werden.
Durch die Anwendung des Projektmanagements wird die notwendige Transparenz beim Erreichen von Projektzielen erreicht und damit die Zufriedenheit sowohl beim Auftraggeber als auch bei den Durchführenden des Projektes erhöht.