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Profi-Wissen fürs Telefon: Der Rückruftermin

Lesezeit: 1 Minute Vereinbaren Sie immer einen Rückruftermin, denn ein Rückruf ohne eine Form der Terminvereinbarung kann eine sehr langwierige und lästige Sache werden. Wenn Sie einen Rückruftermin vereinbaren wollen, sollten Sie dabei einige Regeln beachten.

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Profi-Wissen fürs Telefon: Der Rückruftermin

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Einen Rückruftermin vereinbaren
Damit Sie weniger Zeit als bisher damit verbringen, jemanden ans Telefon zu bekommen, dem Sie schon seit längerer Zeit hinterher telefonieren, beachten Sie folgende "Rückruf-Regeln":
  • Vermeiden Sie pauschale Aussagen wie "Bitten Sie ihn, mich zurückzurufen." Sie können davon ausgehen, dass Sie in 50 % der Fälle genau dann angerufen werden, wenn Sie nicht zu erreichen sind.
  • Vermeiden Sie Formulierungen wie "Dann rufe ich später noch einmal an." Wer sagt Ihnen, dass Sie dann erfolgreicher sein werden? Vielleicht ist Ihr Ansprechpartner "später" dann gar nicht mehr im Haus.
  • Nehmen Sie lieber Formulierungen wie: "Wann kann ich ihn am besten erreichen?", "Richten Sie ihm bitte aus, dass ich angerufen habe. Er hatte auf meinen Anruf gewartet, es geht um … Ich bin ab 13 Uhr wieder zu erreichen." und "Können wir bitte einen festen Rückruftermin vereinbaren, damit ich ihn ganz sicher erreiche?"
  • Notieren Sie den vereinbarten Termin oder die Ihnen in Aussicht gestellte Zeit, in der der gewünschte Gesprächspartner am besten zu erreichen ist.
  • Um Rückruftermine von vornherein auf ein Minimum zu beschränken, beachten Sie zusätzlich die Telefonzeiten, in denen die Wahrscheinlichkeit jemanden zu erreichen am höchsten ist.
  • Nur wenn Sie Ihren Gesprächspartner wirklich nicht an den Hörer bekommen, sollten Sie einen Rückruftermin vereinbaren und diesen dann aber auch einhalten.

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