Dokumentenmanagementsysteme sollen vor allem langfristig Verwaltungsaufwand und -kosten sparen. Dafür müssen die Arbeitsabläufe verändert werden, während auf die gewünschten Erfolge hingearbeitet wird. Dokumentenmanagementsysteme, die nicht "passen", sind da ein Desaster. Machen Sie sich über die folgenden Stichworte Gedanken, bevor Sie sich für ein System entscheiden.
Archivierung
- Kriterien der Datensicherung?
- Systemwiederherstellung?
- unterstützte Speichersysteme?
- Ablagestruktur?
- unterstützte Formate?
- unveränderbare Archivierung (Zeitstempel)?
- Darstellung größenverstell- und drehbar?
- Hinzufügen von Notizen / Markierungen?
Dokumentenerfassung
- in welcher Form?
- Zusatzinformationen erfassbar?
- Direktimport welcher Dokumententypen (nicht) möglich?
- Korrekturmöglichkeiten beim Einscannen?
- Dokumente können geteilt / zusammengesetzt werden?
- integrierte Texterkennung / OCR?
- Direktübernahmen von E-Mails und Telefaxen?
Export
- in welche verarbeitenden Formate?
- Direktversand als Fax- / E-Mail- Anhang?
- Schnittstelle zur Publikation im Internet / Intranet?
Indizierung für Suchfunktion
- welche automatischen und / oder manuellen Indizierungsfunktionen?
Sicherheit
- Protokollierung der Systemoperationen?
- Bererechtigung nach Nutzern / Gruppen?
- gestaffelter Zugriffsschutz?
- elektronische Unterschriften werden unterstützt?
Dokumentenversionen
- Protokollierung der Änderungen / Aktionen?
- Speicherung aller älteren Versionen?
Basisinformationen
- Hardwarevoraussetzungen Client / Server?
- welche Betriebssysteme werden unterstützt?
- welche Technologie / Architektur findet Verwendung?
- Lizenzkosten / Lizenzmodell?