Privatfahrten mit dem Firmenfahrzeug – was müssen Sie wissen?

Das Firmenfahrzeug ist ein gern gesehenes Schmankerl. Kein Wunder, ist doch die tägliche Pendelei zur Arbeitsstelle schon teuer genug, muss man nicht auch noch das Auto selbst bezahlen. Zudem brauchen die Lebenspartner ebenfalls einen fahrbaren Untersatz, und wer kann sich schon noch zwei Fahrzeuge leisten? Es gibt allerdings einige Punkte, die bei der privaten Nutzung zu beachten sind.

Der Firmenwagen an sich ist ein finanzieller Vorteil. Insbesondere, wenn der Firmenwagen privat genutzt wird. Dazu benötigt der Arbeitnehmer jedoch die Zustimmung des Arbeitgebers. Es geht nicht nur darum, wer den Sprit bezahlt, oder um die zusätzliche Abnutzung des Fahrzeuges. Die Versicherung wird bei Unfällen genauestens prüfen, ob es sich um eine dienstliche oder um eine private Fahrt handelte.

Die Firmenversicherung wird den Unfall nicht bezahlen, sofern es sich um nicht-genehmigte Privatfahrten handelte. Die private Nutzungsduldung sollte zum Wohle des Arbeitnehmers im Arbeitsvertrag festgehalten werden, oder aber schriftlich niedergelegt werden. Die Duldung kann nicht fahrzeugbezogen ausgestellt werden, sie muss sich auf eine Person beziehen. Arbeitnehmer sollten diese Genehmigung bei ihren persönlichen Papieren mitführen.

Selbst die Benutzung durch Familienangehörige kann vom Arbeitgeber gestattet werden. Einzelvertragliche Vereinbarungen bestimmen über die Nutzung des Dienstfahrzeuges, während der Mitarbeiter krankgeschrieben ist. Gesetzlich gesehen ist die private Nutzung eine Zusatzvergütung. Solange der kranke Angestellte einen Anspruch auf Lohnfortzahlung hat, hat er auch einen Anspruch auf seine Zusatzvergütung, den Firmenwagen. 

Private Nutzung von Dienstfahrzeugen kann eingeschränkt sein

Die Firma hat die Möglichkeit, einem Angestellten lediglich die private Nutzung bestimmter Dienstfahrzeuge zu gestatten. Sie kann zeitlich oder räumlich begrenzt werden (z. B. können Urlaubsfahrten ausgenommen werden). Aus praktischen Gründen wird allerdings meistens ein Kilometerlimit verwendet.

Von den monatlichen Kilometern werden die Dienstkilometer abgezogen, der Rest darf nicht mehr als XY betragen. Um im Nachhinein dienstliche von privaten Fahrten unterscheiden zu können, wird allgemein ein Fahrtenbuch geführt, worin der Fahrzeugnutzer Anfangs- und Endkilometer sowie Startpunkt und Zielort der jeweiligen Fahrt einträgt. Zwecks der Übersichtlichkeit wird eine weitere Spalte eingeführt, worin z. B. "P" für Privat- und "F" wie Firmenfahrt die einzelnen Bereiche visuell unterscheidet.

Das Führen eines Fahrtenbuches kann auch für die eigene Steuererklärung von Vorteil sein. Seit 2006 sind Pendelfahrten zwischen Arbeitsstelle und Wohnort sowie Privatfahrten ein geldwerter Vorteil, der in der Einkommenssteuer angegeben werden muss. Das gilt übrigens auch für Selbstständige. Wer den geldwerten Vorteil des Firmenwagens nicht exakt dokumentieren kann, dem wird die pauschale 1%-Regel aufs Auge gedrückt.

Bei gelegentlichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ist die taggenaue Angabe zu 0,03 Prozent je des Listenpreises (des Fahrzeuges) je gefahrenen Kilometer ausschlaggebend. Die Finanzverwaltung ist mit dieser Lösung nicht glücklich. Es gibt ständig neue Versuche, die Versteuerung zur Zufriedenheit von Bürgern und Staat anzupassen.

Wird privat mit einem Dienstfahrzeug ein Unfall schuldhaft verursacht, kann der Arbeitgeber dafür aufkommen, er muss aber nicht. Es werden oft Mischlösungen vorgeschlagen, worin der Arbeitnehmer zwar die anfallenden Rechnungen begleicht, vom Arbeitnehmer allerdings einen Teil des finanziellen Schadens zurückverlangt.

Passiert der Crash während einer Betriebsfahrt, wird der Arbeitgeber je nach Verschuldungsgrad mit ins Boot genommen. Die niedrigste Klasse stellt die Leichte Fahrlässigkeit dar. Kommt der Angestellte beispielsweise auf glatter Fahrbahn ins Schleudern, haftet der Arbeitgeber komplett. Wird aus Unachtsamkeit ein Auffahrunfall verursacht, haftet der Arbeitnehmer teilweise für diese Mittlere Fahrlässigkeit. Üblicherweise sind Firmenautos Vollkasko versichert.

Ihr Arbeiter würde demnach die Selbstbeteiligung übernehmen. Er ist dagegen im Rahmen seiner finanziellen Möglichkeiten voll haftbar, wenn er grob fahrlässig gehandelt hat. Dazu zählt beispielsweise das Überfahren roter Ampeln oder das Fahren unter Alkoholeinfluss. Das Non-Plus-Ultra ist der Vorsatz. Hier gibt es – auch aus finanzieller Sicht – kein Pardon für Ihren Angestellten. Einen neuen Arbeitsplatz kann er sich wahrscheinlich gleich dazu suchen, das ist nämlich ein Grund für eine fristlose Kündigung.