Empfehle diesen Artikel auf:
Businesstipps Personal

Private Nutzung von Handy, Smartphone & Co. in der Lohnabrechnung

Lesezeit: < 1 Minute Mittlerweile sind Handys, Laptops, Smartphones und Tablets im beruflichen Umfeld nicht mehr wegzudenken. Das gilt insbesondere dann, wenn die Arbeitnehmer mobil und flexibel sein müssen. Die Bereitstellung von Handy, Laptop oder Smartphone wirft in der Lohnabrechnung einige Fragen zur steuer- und beitragsrechtlichen Beurteilung auf.

< 1 min Lesezeit

Autor:

Private Nutzung von Handy, Smartphone & Co. in der Lohnabrechnung

Lesezeit: < 1 Minute

Im Einkommensteuergesetz ist die Steuerfreiheit von Smartphones und anderen technischen Kommunikationsmitteln geregelt Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte unterliegen danach der Steuer und Sozialversicherungsfreiheit.

Privatnutzung ist möglich

Diese Regelung gilt nicht nur für die private Nutzung am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein solches Gerät (zum Beispiel Smartphone, Laptop) zur ständigen privaten Nutzung überlässt oder beispielsweise in dessen Wohnung ein betrieblichen Telefonanschluss einrichtet.

Wichtig: Die Geräte (Telefon, Handy, Smartphone, Fax) müssen dabei aber im Eigentum des Arbeitgebers bleiben.

Der Anteil der Privatgespräche bzw. Privatnutzung am Gesamtumsatz ist dabei unerheblich und führt zu keinem geldwerten Vorteil in der betrieblichen Lohnabrechnung. Gleiches gilt für die private Nutzung betrieblicher PCs, Notebooks, Tablets oder des dazugehörigen Zubehörs (Tatstatur, Maus, Stifte) und der Software, die auch im Betrieb genutzt wird, solange die Geräte im Besitz des Arbeitgebers bleiben.

Wenn die Geräte im Besitz des Arbeitgebers bleiben, brauchen Sie keinen geldwerten Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigen.

Betriebliche Nutzung eines Privatanschlusses

Anders sieht es jedoch bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen aus. Hierbei kann nur der betriebliche Anteil steuerfrei ersetzt werden. Der private Anteil verbleibt beim Arbeitnehmer.

Die Aufwendungen sind dabei im Einzelnen nachzuweisen. Hier wartet auf den Mitarbeiter also ein gewisser Aufwand, wenn er die betrieblichen Telefonate erstattet haben möchte.

Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber aber pauschal 20 % des Rechnungsbetrages, jedoch maximal 20 € pro Monat ohne weitere Prüfung steuerfrei ersetzen, wenn dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß Aufwendungen stehen.

Alternative: repräsentativer 3-Monats-Zeitraum

Alternativ zum monatlichen Einzelnachweis kann aber auch für einen 3-Monats-Zeitraum anhand eines Einzelverbindungsnachweises repräsentativ aufgezeichnet werden, welche Gespräche beruflich bedingt sind und welche nicht.

Der daraus zu berechnen Durchschnittsbetrag kann dann als geldwerter Vorteil angesetzt werden.

Bildnachweis: pixabay.com (skeeze) CC0 Public Domain

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal:

Private Nutzung von Computern durch Arbeitnehmer steuerfrei

Lesezeit: 2 Minuten Die private Nutzung von betrieblichen Computern und Telekommunikationseinrichtungen unterliegt rückwirkend seit dem 1.1.2000 nicht mehr der Lohnsteuer.

Privatfahrten mit dem Firmenfahrzeug – was müssen Sie wissen?

Lesezeit: 2 Minuten Das Firmenfahrzeug ist ein gern gesehenes Schmankerl. Kein Wunder, ist doch die tägliche Pendelei zur Arbeitsstelle schon teuer genug, muss man nicht auch noch das Auto selbst bezahlen. Zudem brauchen die Lebenspartner ebenfalls einen fahrbaren Untersatz, und wer kann sich schon noch zwei Fahrzeuge leisten? Es gibt allerdings einige Punkte, die bei der privaten Nutzung zu beachten sind.

Was Sie über die private Nutzung von betrieblichen PCs und Handys wissen sollten

Lesezeit: < 1 Minute Grundsätzlich gilt, alles, was der Arbeitnehmer von seinem Chef erhält, ist als Lohn zu versteuern. Eine der wenigen Ausnahmen dieses Grundsatzes ist die private Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten.

Dienstwagen und private Nutzung: Wann liegt ein Pflichtverstoß vor?

Lesezeit: < 1 Minute Die Nutzung eines Dienstwagens führt immer wieder zu Problemen. Insbesondere die private Nutzung durch Arbeitnehmer kann dabei problematisch sein. Wie reagieren Sie zum Beispiel, wenn ein Arbeitnehmer mit dem Firmentransporter auch privat "mal schnell" etwas transportiert?

Brandschutz: Private Elektrogeräte nicht vergessen!

Lesezeit: < 1 Minute Private Elektrogeräte, die von Mitarbeitern mitgebracht worden sind, stehen in vielen Büros. Ob nun der Heizlüfter, das Radio, der Ionisator – diese Geräte stellen ein potenzielles Brandrisiko dar! Was müssen Sie tun, um effektiven Brandschutz zu gewährleisten?

Firmenwagen: Achtung Unfallkosten sind nicht durch die 1-%-Regelung abgegolten

Lesezeit: < 1 Minute Das Thema 1-%-Regelung bei Firmenwagen ist immer aktuell und wird auch zukünftig Unternehmen, Finanzämter und Gerichte beschäftigen. Den aktuellsten Fall hierzu entschied der BFH im Mai (Az. VI R 73/05). Dabei ging es um die Frage, wie Unfallkosten bei einem Firmenwagen zu behandeln sind.

Dienstwagen für Privatfahrten: Diese Regelung kostet Sie bares Geld

Lesezeit: 2 Minuten Ein Dienstwagen für Privatfahrten ist ein attraktives Extra für viele Arbeitnehmer. Als Arbeitgeber müssen Sie aber sehr genau darauf achten, wie Sie die entsprechenden Regelungen formulieren. Sonst kann es für Sie nämlich sehr schnell sehr teuer werden. Worauf Sie achten müssen, ergibt sich aus einer Entscheidung des LAG Hamm vom 03.02.2012 (Az.: 7 Sa 1485/11).

Auch ein iPhone kann Arbeitslohn sein

Lesezeit: < 1 Minute Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihren Mitarbeitern die im Unternehmen genutzte Computersoftware steuerfrei zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen. Nutzen Sie diese neue Möglichkeit und tun Sie Ihren Arbeitnehmern etwas Gutes.

Ist eine Kündigung bei unerlaubter privater Nutzung des Diensthandys möglich?

Lesezeit: 2 Minuten Manche Arbeitnehmer sind wirklich zu dreist. Aber das kann sich rächen. Private Telefonate auf dem Diensthandy während des Urlaubs können für Sie als Arbeitgeber schnell sehr teuer werden. Daher brauchen Sie diese auch nicht hinzunehmen. Wie können Sie einer privaten Nutzung des Diensthandys vorbeugen?

Handy am Arbeitsplatz: Verbot ist möglich

Lesezeit: < 1 Minute Dürfen Sie Ihr Handy am Arbeitsplatz benutzen? Das Handy gehört für viele Deutsche inzwischen zum unverzichtbaren Begleiter. Dass Sie es am Arbeitsplatz benutzen dürfen, ist nicht ganz so selbstverständlich, wie viele meinen.