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Private Nutzung von Handy, Smartphone & Co. in der Lohnabrechnung

Lesezeit: < 1 Minute Mittlerweile sind Handys, Laptops, Smartphones und Tablets im beruflichen Umfeld nicht mehr wegzudenken. Das gilt insbesondere dann, wenn die Arbeitnehmer mobil und flexibel sein müssen. Die Bereitstellung von Handy, Laptop oder Smartphone wirft in der Lohnabrechnung einige Fragen zur steuer- und beitragsrechtlichen Beurteilung auf.

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Private Nutzung von Handy, Smartphone & Co. in der Lohnabrechnung

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Im Einkommensteuergesetz ist die Steuerfreiheit von Smartphones und anderen technischen Kommunikationsmitteln geregelt Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte unterliegen danach der Steuer und Sozialversicherungsfreiheit.

Privatnutzung ist möglich

Diese Regelung gilt nicht nur für die private Nutzung am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein solches Gerät (zum Beispiel Smartphone, Laptop) zur ständigen privaten Nutzung überlässt oder beispielsweise in dessen Wohnung ein betrieblichen Telefonanschluss einrichtet.

Wichtig: Die Geräte (Telefon, Handy, Smartphone, Fax) müssen dabei aber im Eigentum des Arbeitgebers bleiben.

Der Anteil der Privatgespräche bzw. Privatnutzung am Gesamtumsatz ist dabei unerheblich und führt zu keinem geldwerten Vorteil in der betrieblichen Lohnabrechnung. Gleiches gilt für die private Nutzung betrieblicher PCs, Notebooks, Tablets oder des dazugehörigen Zubehörs (Tatstatur, Maus, Stifte) und der Software, die auch im Betrieb genutzt wird, solange die Geräte im Besitz des Arbeitgebers bleiben.

Wenn die Geräte im Besitz des Arbeitgebers bleiben, brauchen Sie keinen geldwerten Vorteil in der Lohnabrechnung berücksichtigen.

Betriebliche Nutzung eines Privatanschlusses

Anders sieht es jedoch bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen aus. Hierbei kann nur der betriebliche Anteil steuerfrei ersetzt werden. Der private Anteil verbleibt beim Arbeitnehmer.

Die Aufwendungen sind dabei im Einzelnen nachzuweisen. Hier wartet auf den Mitarbeiter also ein gewisser Aufwand, wenn er die betrieblichen Telefonate erstattet haben möchte.

Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber aber pauschal 20 % des Rechnungsbetrages, jedoch maximal 20 € pro Monat ohne weitere Prüfung steuerfrei ersetzen, wenn dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß Aufwendungen stehen.

Alternative: repräsentativer 3-Monats-Zeitraum

Alternativ zum monatlichen Einzelnachweis kann aber auch für einen 3-Monats-Zeitraum anhand eines Einzelverbindungsnachweises repräsentativ aufgezeichnet werden, welche Gespräche beruflich bedingt sind und welche nicht.

Der daraus zu berechnen Durchschnittsbetrag kann dann als geldwerter Vorteil angesetzt werden.

Bildnachweis: pixabay.com (skeeze) CC0 Public Domain

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