Handelt es sich um betriebliche Geräte, dann kommt es nicht darauf an, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Gerät für private Zwecke nutzt. Es spielt ebenfalls keine Rolle, ob der Arbeitnehmer das Gerät in seiner Wohnung oder im Betrieb des Arbeitgebers nutzt.
Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist demnach auch lohnsteuerfrei, wenndie private Nutzung überwiegt,der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Notebook überlässt, das er auch privat in seiner Wohnung nutzen kann,der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen PC zur Nutzung in seiner Wohnung, z.B. im Rahmen eines Telearbeitsplatzes, überlässt,der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer z.B. für den Außendienst oder für Dienstreisen ein Handy zur Verfügung stellt.Steuerfrei sind dann nicht nur die Kosten für die Nutzung des Gegenstands selbst, sondern auch die Telefongebühren der Telefongesellschaft bzw. die Internetgebühren des Providers.
Die Steuerfreiheit hängt nicht davon ab, ob die private Nutzung von Computern, Fax, Telefon und Handy zusätzlich zum normalen Arbeitslohn erfolgt oder anstelle des normalen Arbeitslohns. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können also vereinbaren, dass ein Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohns durch einen steuerfreien geldwerten Vorteil (= private Nutzung von Internet, PC, Handy usw.) ersetzt wird.Allerdings sind diese Bezüge dann sozialversicherungspflichtig. Sozialversicherungsbeiträge fallen dann nicht an, wenn steuerfreie private Nutzung zusätzlich zum normalen Arbeitslohn gewährt wird.
Die Steuerbefreiung für die private Nutzung von Computern und Telekommunikationseinrichtungen durch Arbeitnehmer gilt nicht für die Umsatzsteuer. Es ist also nicht möglich, auf die Ermittlung des Sachbezugs zu verzichten. Somit geht der Vereinfachungseffekt verloren.
Nach § 3 Nr. 45 EStG ist nur die Nutzung betrieblicher Geräte einschließlich der Nutzungsgebühren lohnsteuerfrei, nicht aber die Überlassung als Geschenk an Ihren Arbeitnehmer.Wenn Sie Ihrem Arbeitnehmer jedoch zusätzlich zum normalen Arbeitslohneinen Computer (ggf. mit Peripheriegeräten) schenken bzw. verbilligt überlassen,die Kosten für den Internetanschluss in dessen Wohnung ganz oder teilweise übernehmen, können Sie den Wert nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG pauschal versteuern. Sie erheben und übernehmen die pauschale Lohnsteuer von 25 % und führen sie ans Finanzamt ab.Zusätzlicher Vorteil: Die pauschal besteuerten Beträge gehören nicht zum sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt, so dass hierfür keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Die Neuerung ist geregelt in § 3 Nr. 45 EstG. Demnach sind betriebliche Computer nicht nur die gekauften, sondern auch vom Arbeitgeber gemietete oder geleaste Geräte. Eingeschlossen sind auch alle Peripheriegeräte, z.B. Drucker und Scanner, und die Software.
