Preiskalkulation: 5 Schritte, wie Sie kostendeckend arbeiten und bei jedem Auftrag Ihren Gewinn steigern

Viele Selbstständige messen der Preiskalkulation zu wenig Bedeutung bei. Sie richten ihre Preise stattdessen an denen der Konkurrenz aus oder kalkulieren nach Gefühl. Die Gefahr dabei: Die eigenen Kosten können höher liegen als die Einnahmen. Die Folge dieser Preiskalkulation: Dauernde Verluste und schließlich das Aus. Mit den folgenden 5 Schritten berechnen Sie, welchen Preis Sie kalkulieren müssen, um nicht nur kostendeckend, sondern sogar mit Gewinn zu arbeiten.
1. Anzahl der Arbeitsstunden berechnen
Für eine korrekte Preiskalkulation müssen Sie zunächst einen Stundensatz festlegen. Dafür müssen Sie zunächst Ihre jährlichen Arbeitsstunden ermitteln. Beschäftigen Sie Mitarbeiter, zählen Sie auch deren Arbeitsstunden mit. Zur Berechnung verwenden Sie folgendes Schema:
Kalendertage: 365
– Samstage/Sonntage: 104
– Feiertage: 12
– Urlaubstage: 25
– Krankheitstage: 4
– sonstige Ausfälle wie Fortbildung: 2
= Jahresarbeitstage: 218
Gehen Sie von einem 8-Stunden-Arbeitstag aus, ergibt sich eine Jahresarbeitszeit von 1.744 Stunden. Von diesem Wert ziehen Sie die Stunden ab, in denen Sie nicht für Ihre Kunden arbeiten. Vereinfachend können Sie 20 % ansetzen, die Sie zum Beispiel für Büroarbeiten benötigen. Es verbleiben somit 1.395 Stunden, die in Ihre Preiskalkulation einfließen müssen.
2. Kosten berechnen
Ermitteln Sie zuerst die Personalkosten. Für Ihre Angestellten entnehmen Sie die Werte aus der Lohnabrechnung (Bruttogehalt, Sonderzahlungen, Arbeitgeberanteil an den Sozialabgaben). Für sich selbst berücksichtigen Sie ein angemessenes Gehalt.
Wichtig für die Preiskalkulations sind auch die Sach- und Kapitalkosten. Zu den Sachkosten zählen: Miete, Versicherungen, Energie-, Reise- und Fahrzeugkosten. Zu den Kapitalkosten gehören Abschreibungen und Zinsen.
Sämtliche Kosten – mit Ausnahme des eigenen Gehalts – entnehmen Sie entweder Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung oder der Einnahmen-Überschuss-Rechnung des Vorjahres. Erhöhen Sie die Kosten gegebenenfalls um einen Inflationsausgleich von 1 bis 3 %, da die Preise ja regelmäßig steigen. Kosten für Materialien berechnen Sie Ihren Kunden meist gesondert. Sie werden daher separat ausgewiesen.

3. Berechnung des Stundensatzes

Die ermittelten Kosten teilen Sie durch die berechnete Arbeitszeit. Das Ergebnis ergibt den Kostensatz pro Arbeitsstunde. Auf diesen schlagen Sie Ihren Gewinn sowie die Mehrwertsteuer, so erhalten Sie den Bruttostundensatz. Daraus ergibt sich die Preiskalkulation für jede Arbeitsstunde, die Sie mit dem Kunden abrechnen. 
4. Berechnung der Auftragskosten
Mit dieser Preiskalkulation können Sie jetzt Ihre Aufträge und Preise realistischer durchkalkulieren. Dazu schätzen Sie, wie viele Stunden Sie für die Erledigung eines Auftrags benötigen. Dann multiplizieren Sie diese Stunden mit dem errechneten Stundensatz.
Übrigens: Material und sonstige Kosten werden netto angesetzt!
5. Überprüfen Sie den Preis
Müssen Sie Ihren Stundenpreis nach unten anpassen, geht das zulasten Ihres Gewinns. In einem solchen Fall dürfen Sie den Preis nur dann senken, wenn es Ihnen gelingt, weitere Kosten zu reduzieren. Andernfalls zahlen Sie drauf.
Tipp: Aufträge, mit denen Sie Ihre Kosten decken, die aber keinen Gewinn erzielen, sollten Sie nur dann annehmen, wenn Sie über freie Kapazitäten verfügen. Denn bestimmte Fixkosten wie Miete, Abgaben, Personal und Versicherungen entstehen ja auch weiterhin.