Businesstipps Personal

Planen Sie die perfekte Besprechung

Lesezeit: 2 Minuten Wenn Ihre Besprechungen erfolgreich sein sollen, überlassen Sie vor, während und nach dem Meeting nichts dem Zufall. Die eingesetzte Zeit ist wertvoll – planen Sie daher jedes Meeting sorgfältig anhand dieser Tipps.

2 min Lesezeit
Planen Sie die perfekte Besprechung

Planen Sie die perfekte Besprechung

Lesezeit: 2 Minuten

Wissen Sie, was eine Besprechung kostet? Schätzen Sie das anteilige Gehalt pro Stunde für jeden Teilnehmer und rechnen Sie es auf die Besprechungszeit hoch. Zählen Sie diese Beträge zusammen und staunen Sie, wie viel eine Besprechung kostet. Weitere Kostenfaktoren wie z.B. die des Besprechungsraums und der -technik sind hier noch gar nicht berücksichtigt. Bei dieser Investition – eine Besprechung kostet selten weniger als einige Hundert Euro – lohnt es sich, durch sorgfältige Besprechungsplanung Einfluss auf ihren Erfolg zu nehmen.

Vor der Besprechung

Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer weiß, wann und wo die Besprechung stattfindet. Vielleicht brauchen Sie Anfahrtsskizzen für auswärtige Teilnehmer oder Zutrittsberechtigungen für das Gebäude. Fassen Sie alle Informationen in einer Mail an alle Teilnehmer zusammen, die Sie rechtzeitig, aber nicht zu früh an alle versenden.

Versenden Sie auch Vorbereitungsmaterial in angemessenem Umfang. Es sollte alle Teilnehmer auf einen gleichen Stand zum Thema bringen, aber darf die Teilnehmer der Besprechung nicht überfordern. Bedenken Sie immer das Verhältnis von der Zeit, die benötigt wird, um das Vorbereitungsmaterial zu lesen, zur zeitlichen Dauer der Besprechung. Betonen Sie auch, in welcher Intensität das Durcharbeiten des Materials erwartet wird.

Zum Beginn der Besprechung

Eröffnen Sie die Besprechung mit einer Begrüßung, die den Teilnehmern Anschluss an vorangegangene Meetings gibt. Erläutern Sie noch einmal die Tagesordnung. Diese haben Sie im Vorfeld zwar allen geschickt, aber Sie sollten sicherstellen, dass sie allen vorliegt und verstanden wurde.

Während der Besprechung

Als Besprechungsleiter sorgen Sie dafür, dass die Logistik stimmt. So profane Dinge, wie nicht vorhandene Flaschenöffner für Konferenzgetränke, können vom Inhalt ablenken und wertvolle Zeit kosten. Sie steuern auch die Technik und unterstützen beispielsweise Gastredner dabei, ihre Präsentation auf dem vorhandenen Notebook zu starten. Sie legen fest, wie ein Protokoll geführt wird und klären, wer auf den bereitstehenden Flipcharts die Notizen anfertigt. All diese Dinge können Sie vorher in einer Besprechungscheckliste festlegen. So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird.

Nach der Besprechung

Beenden Sie die Besprechung zur angekündigten Uhrzeit. Ein zu spätes Ende führt dazu, dass die Teilnehmer mehr Zeit damit verbringen, auf die Uhr zu schauen, als sich um die Inhalte zu kümmern. Ein zu frühes Ende wird Ihnen ebenfalls als Planungsfehler angelastet. Zusätzlich zu einem Protokoll fassen Sie ggf. noch einmal in einer Mail die in der Besprechung vergebenen Aufträge zusammen und kündigen vielleicht schon einen Folgetermin an, damit dieser in den Kalendern der Teilnehmer rechtzeitig reserviert werden kann.

Wenn Sie diese Punkte schon bei der Planung der Besprechung bedenken, überlassen Sie den Verlauf nicht dem Zufall. Weitere Tipps für die erfolgreiche Leitung einer Besprechung finden Sie in einem weiteren Artikel in diesem Portal.

Bildnachweis: pressmaster / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: