Als PIM-Systeme werden alle Anwendungen bezeichnet, die eine zentrale Verwaltung des Produktinformationsmanagements ermöglichen. Die wichtigen Informationen zu den Produkten, die ein Unternehmen anbietet, lassen sich so übersichtlich erfassen, verwalten und für die Nutzung in Geschäftsprozessen bereitstellen. Hierfür setzen die Systeme auf einen ortsunabhängigen Zugriff und viele Schnittstellen zu weiteren Systemen und Anwendungen. Da E-Commerce-Anbieter häufig mit einem umfangreichen Portfolio glänzen möchten, bietet sich der Einsatz von entsprechender Software im Bereich des Produktinformationsmanagements an. Da die Einführung oder Umstellung jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden sein kann, kümmert sich auf Wunsch ein PIM System Service um die erfolgreiche Implementierung sowie das Training der Mitarbeiter.
Die Aufgaben und Vorteile des PIM-Systems
Bei vielen jungen Unternehmen müssen sich die geschaffenen Strukturen oft erst entwickeln und etablieren, weshalb Informationen zu den angebotenen Produkten oft redundant und unübersichtlich an diversen Stellen gespeichert werden. Wenn einzelne Abteilungen jeweils auf ihre eigene Version der benötigten Produktinformation zurückgreifen, kann es schnell zu Fehlern kommen. Noch problematischer ist es, sollten die Informationen in verschiedenen Sprachen vorliegen. Die Mehrfachspeicherung zieht deshalb häufig eine zeitraubende Klärung von Produktdetails nach sich, wodurch die Prozesseffizienz stark leidet. Ein weiteres Problem ist der Kostenaufwand, der einerseits durch die zusätzlich aufgewendete Zeit und auch überflüssige Datenbanken, etc. viel höher ist, als er eigentlich sein müsste. Aus diesem Grund setzt das moderne Produktinformationsmanagement auf zentralisierte Product-Information-Management-Systems (PIM-Systeme).
Die zentrale Aufgabe eines solchen Systems ist die Stützung der Information-Supply-Chain, also der (meist innerbetrieblichen) Koordinierung von Informationslieferketten. Dabei werden unterschiedliche Produktionsstandorte und logistische Dienstleister mit einbezogen, damit überall immer die aktuellen Informationen zur Verfügung stehen. Bei den Informationen kann es sich um Maße, technische Daten, aber auch Bilder oder Gebrauchsanweisungen handeln – im Kern also alle Informationen, die verfügbar und relevant sind. Wichtig ist, dass die Datenverwaltung medienneutral und standardisiert geschieht. Nur so ist und bleibt der ortsunabhängige Zugriff gewährleistet. Darüber hinaus lässt sich das PIM-System ideal zur Erstellung von Produktkatalogen nutzen. Da sich genau definieren lässt, welche Personen die Berechtigung zur Bearbeitung verschiedener Daten erhalten, geht das Einpflegen der Informationen ohne Kompetenzkonflikte vonstatten.
Das PIM-System zur Steuerung von Produktionformationsmanagementprozessen
PIM-Systeme sind dazu in der Lage, alle gebräuchlichen Informationsarten und Dateiformate zu verarbeiten. Die medienneutrale Erfassung und Verarbeitung ist wichtig, da die Informationen in ganz unterschiedlichen Formen zur Verfügung gestellt werden können. Es kann sich dabei um einen einfachen Text, aber auch um Bilder, PDFs, Tabellen, Datenbanklisten, Grafiken oder Videos handeln. Die Informationen selbst können auf unterschiedliche Produktattribute wie werbliche Daten, technische Informationen, Medieninhalte und Designdaten verweisen. Bei einer dezentralen Speicherung kommt es schnell zu Kompatibilitätsproblemen und Dopplungen von Datensätzen, da beispielsweise sowohl die Fertigung als auch der Einkauf Informationen zur Beschaffenheit und den technischen Details benötigen. Ein PIM-System erfasst die Daten strukturiert und ortsunabhängig. Der Input kann jedoch über unterschiedliche Wege und Schnittstellen wie über ein ERP-System oder per manueller Eingabe erfolgen.
Anschließend können verschiedene Abteilungen den Datensatz mit angeforderten Informationen ergänzen. Die Kommunikation zwischen PIM- und Ausgabesystem erfolgt je nach Bedarf in gewissen Intervallen oder aber in Echtzeit. Gerade die Datensynchronisation in Echtzeit macht das PIM-System so wertvoll für den Onlinehandel. Über Filteroptionen können spezifische Informationen zu einzelnen Produkten umgehen gefunden werden. Das Digital-Asset-Management verknüpft den Bereich der Dateneingabe mit dem Management des Datenpools innerhalb der Systemarchitektur. Eingabe, Management und Ausgabe werden wiederum in der Prozessverwaltung gebündelt.
Herausforderungen bei der Implementierung von PIM-Systemen
Die durchaus komplexe Struktur eines PIM-Systems kann die Einführung oder den Umstieg auf ein modernes PIM-System zu einer echten Herausforderung machen. Ein Grund dafür ist, dass diverse Abteilungen eng zusammenarbeiten müssen, damit die Einrichtung des Systems anforderungsgerecht erfolgt. In der Planungsphase sollte entschieden werden, welche Probleme das PIM-System konkret lösen soll. Nur so lässt sich bestimmen, welchen Funktionsumfang das Tool benötigt. Bei der Umsetzung erfolgt neben der Installation und Bereitstellung auch die Integration der bereits vorhandenen IT-Systeme. An diesem Punkt kommt es oft zu Problemen, wenn Unternehmen versuchen, das System ohne externe Hilfe zum Laufen zu bringen. Da die Auswahl am Markt für Laien unübersichtlich ist, empfiehlt sich die Unterstützung durch einen spezialisierten Dienstleister. Diese übernehmen auch die Schulung der Mitarbeiter, damit die Inbetriebnahme den gewünschten Effekt bringt.
Hilfe bei der Umsetzung durch spezialisierte Dienstleister
Am Markt sind viele PIM-Lösungen erhältlich. Am einfachsten ist daher das Hinzuziehen eines externen Dienstleisters, der neben der Beratung auch die Implementierung und das Training der Mitarbeiter übernimmt. Neben dem richtigen Know-how zu den technischen Spezifikationen sind Kenntnisse zu den organisatorischen Anforderungen nötig. Ein zuverlässiger PIM-System-Service passt bestehende Systeme deshalb genaustens an die Vorstellungen des Kunden an. Speziell der Bereich der technischen Umsetzung erfordert sowohl Erfahrung als auch viel Hintergrundwissen zu den verwendeten Tools. Nur so ist die nahtlose Integration in die bestehende EDV-Landschaft möglich, welche unter anderem aus ERP- und CRM-Systemen sowie den unterschiedlichsten Schnittstellen zur Dateneingabe besteht. Der spezialisierte Dienstleister kennt jedes Szenario und kann daher schnelle und lösungsorientierte Unterstützung anbieten.
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