Richtigerweise investieren die Unternehmen viel in die Betreuung ihres Personals. Gerade in Zeiten, da die Arbeitskräfte knapper und die Konkurrenz unter den Arbeitgebern größer wird, ist die Arbeit am Mitarbeiter oft ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Leider entstehen dadurch auch hohe Kosten, die die Unternehmen zunehmend belasten.
Der vermehrte Einsatz von IT in diesem Bereich hat leider nicht zu der erwarteten Kostensenkung geführt. Zwar konnten viele Vorgänge durch Self-Services automatisiert werden, aber die hierdurch entstehenden Kosteneinsparungen wurden an anderen Stellen, insbesondere durch immer komplexer werdende Situationen, wieder aufgefressen.
Eine optimierte Personalarbeit spart Kosten und erhöht die Qualität des Unternehmensergebnisses. Sie reduziert Risiken und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Diese Maßnahmen helfen Ihnen, Ihre Personalarbeit auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren.
Sie müssen wissen und verstehen, wofür Sie Ihr Geld ausgeben
Diese Anforderung klingt simpel, bleibt jedoch oft unerfüllt. Komplexe Strukturen in der Finanzbuchhaltung, falsch verstandener Datenschutz oder mangelndes Controlling-Know-how führen dazu, dass nicht erkannt wird, wo die Kostentreiber stecken. Legen Sie daher Wert auf eine transparente Kostenstruktur und aussagekräftige Berichte, die Ihnen aufzeigen, wo die Personalkosten und die relevanten Sachkosten anfallen.
Befreien Sie sich von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten
Prüfen Sie, ob alle Tätigkeiten rund um Ihr Personal tatsächlich notwendig sind und ob Sie diese selbst erbringen müssen. Können Sie auf Tätigkeiten verzichten, die "historisch gewachsen", aber eigentlich nicht mehr notwendig sind? Im Personalbereich ist Outsourcing nicht sehr verbreitet und nicht immer sinnvoll; in die Überlegungen sollte es aber immer einbezogen werden.
Arbeiten Sie strukturiert und reduzieren Sie Schnittstellen
Nicht nur datentechnisch sollten Sie eine Personalarbeit "aus einem Guss" bevorzugen. Weniger Systeme generieren weniger Wartungsaufwand. Viele Vorlagen, Schreiben, Datentabellen sind wieder- und mehrfachverwendbar, wenn sie die gleichen Grundlagen haben.
Schaffen Sie Möglichkeiten und fördern Sie die Wertschöpfung
Schaffen Sie Plattformen für Knowledge-Management und Interaktion zwischen Mitarbeitern. Fördern Sie den Austausch und die Ideenfindung durch die Mitarbeiter.
Passen Sie sich laufend an
Eine Optimierung der Personalarbeit ist kein einmaliges Projekt. Laufende Veränderungen des Marktes, von Gesetzen oder unternehmensinternen Situationen machen es notwendig, die eigene Organisation so zu gestalten, dass sie sich laufend anpasst.
Eine optimierte Personalarbeit kann also sowohl zur Kosteneinsparung als auch zur Qualitätsverbesserung beitragen. Daher gewinnen am Ende immer sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter von den Anstrengungen, die bei der Umsetzung erforderlich sind.
Lesen Sie in weiteren Artikeln, warum Personalprozesse effektiv und effizient sein müssen.