Hier ist zunächst einmal wichtig, die Planung vom Plan zu unterscheiden. Während der Plan die konkreten Umsetzungsvorhaben des Unternehmens beschreibt, ist die Planung der Vorgang, der zur Erarbeitung des Plans geführt hat. Ist das Ergebnis der Personalplanung beispielsweise, einen Personalabbau durch Stellenstreichung durchzuführen, wird man vorher über verschiedene Alternativen diskutiert und diese auf Machbarkeit überprüft haben. Dies wäre in diesem Zusammenhang die Personalplanung, über die der Betriebsrat zu unterrichten wäre. Dadurch wird für ihn transparent, wie das Ergebnis (der Plan) zustande gekommen ist. Sind bereits konkrete Maßnahmen geplant oder gar angefangen, ist das Kriterium der Rechtzeitigkeit nicht erfüllt.
Auf der anderen Seite erfüllen bloße Vorüberlegungen nicht das Kriterium der Planung. Hierüber ist der Betriebsrat daher auch noch nicht zu unterrichten. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn ausschließlich Handlungsspielräume ausgelotet werden, die anschließend nicht verfolgt werden oder es keinen konkreten Hintergrund gibt. Kalkuliert das Unternehmen jedoch seinen zukünftigen Arbeitskräftebedarf, z.B. aufgrund der Erweiterung der Produktpalette, liegt eine Personalplanung vor.
Eine Unterrichtung ist auch nur dann rechtzeitig, wenn der Betriebsrat noch in der Lage ist, sein Beratungsrecht auzuüben. Er soll Kritik, eigene Vorschläge und Stellungnahmen anbringen können, die Einfluß auf die unternehmerischen Entscheidungen im Rahmen der Planung haben. Eine freiwillige Betriebsvereinbarung zur Personalplanung kann hier Diskussionen im Einzelfall vermeiden.