1. Datenschutz: Eine Vorabkontrolle ist notwendig
Jede Personalakte enthält eine Vielzahl von personenbezogenen Daten. Denken Sie beispielsweise nur an Angaben zur Person, Beurteilungen oder Gehaltsdaten. Werden diese Daten von der Papierakte in eine digitale Akte übernommen, stellt sich die Frage, ob der Datenschutzbeauftragte eine Vorabkontrolle durchführen muss. Die Antwort: Grundsätzlich ja! Nach § 4d Abs.5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist vor der Einführung eine datenschutzrechtliche Bewertung erforderlich, wenn besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen bestehen. Das Gesetz verpflichtet den Datenschutzbeauftragten zur Prüfung, wenn die digitale Personalakte besondere Arten personenbezogener Daten gemäß § 3 Abs. 9 BDSG enthält, wie z.B. Gesundheitsdaten. Sie sind in so gut wie jeder Personalakte zu finden.
Hinweis: Eine Vorabkontrolle muss dann nicht durchgeführt werden, wenn die Einführung der digitalen Personalakte in einer Betriebsvereinbarung geregelt worden ist. Eine solche Betriebsvereinbarung kann die Einwilligung der einzelnen Mitarbeiter ersetzen. Dies ergibt sich aus der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (z. B. Beschluss vom 27.05.1986,Az. I ABR 48/84).
2. Lassen Sie ein Berechtigungskonzept entwickeln
Besonders wichtig ist, dass der Zugriff auf die Personalakten genau geregelt wird. Wenn beispielsweise von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung die Berechtigungen entwickelt und festgelegt werden. Aber muss ein Mitarbeiter der Abteilung A, B, C im Rahmen seiner Aufgaben Zugriff bzw. Einblick in die enthaltenen Informationen X,Y, Z haben? Ist dies nicht der Fall, dann sollte die Berechtigung entsprechend begrenzt werden.
3. Regeln Sie Auswertungen und Nutzungsmöglichkeiten
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Einführung einer elektronischen Personalakte ist, dass neben den Berechtigungen auch die Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten festgelegt werden. Für die Geschäftsleitung mag es berechtigterweise interessant sein, wie sich die Altersstruktur im Unternehmen darstellt. Allerdings sollten solche Auswertungen für Gruppenleiter tabu sein, wenn diese sich nicht um die Personalentwicklung in ihrem Bereich kümmern müssen. Schließlich handelt es sich auch beim Alter um ein personenbezogenes Datum.
4. Sparen Sie Speicherplatz
Wenn von der papiergeführten Akte zur digitalen Akte gewechselt werden soll, dann wird insbesondere bei langjährigen Mitarbeitern eines besonders relevant: Je mehr Daten vorhanden sind, desto mehr Speicherplatz muss verfügbar sein. Hier sollten Sie bereits jetzt an die Zukunft denken. Auch digitale Personalakten müssen regelmäßig gesichert und so dauerhaft haltbar gemacht werden. Darüber hinaus braucht Ihr Unternehmen unter Umständen einen Mitarbeiter mit Spezialausbildung, der Daten und Sicherungsmechanismen organisieren kann.
5. Überprüfen Sie die Erforderlichkeit mancher Inhalte
Auch die Inhalte einer Personalakte kommen in die Jahre. Daher sollte bei der Übernahme der alten Akten in das neue System geprüft werden, ob beispielsweise eine Unfallmeldung aus den 60er Jahren des letzten Jahrhunderts mit übernommen werden muss. In der Regel wird diese zwischenzeitlich ihre Daseinsberechtigung verloren haben. Mit einer solchen Überprüfung erreichen Sie gleich mehrere Ziele: Sie sorgen für mehr Datenschutz, weil Sie der Löschpflicht nach § 35 BDSG nachkommen. Zum anderen sorgen Sie für weniger Kosten für Speicherplatz und eventuell auch externe Dienstleister, die die Akteninhalte einscannen müssen.