Welche Posten des Personalmanagements lassen sich einfach auslagern?
Suchen Sie nach neuen Angestellten, können Sie beispielsweise eine Fachfirma aus dem Recruiting einschalten, die all Ihre Bewerber auf Herz und Nieren checkt. Dabei geben Sie als Firmeninhaber all Ihre Wünsche und Vorstellungen an, was ein Bewerber mitbringen sollte. Beim Outsourcing der Personalabteilung können dann bereits die einzelnen Bewerbungen vorsortiert werden, woraufhin auch der gesamte Einstellungsprozess von Spezialisten durchgeführt wird. Selbstverständlich haben Sie als Geschäftsführer dabei stets das letzte Wort und können jederzeit in den Bewerberprozess eingreifen, wenn Sie dies wünschen. In der Praxis bleibt jedoch meist viel zu wenig Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft noch intensiv genug um neue Interessenten auf eine ausgeschriebene freie Stelle kümmern zu können. Gibt es in kleinen bis mittleren Unternehmen keine eigene HR-Abteilung (= Human Resources = Personalabteilung), kann das Outsourcing ökonomisch gesehen besonders wertvoll und insbesondere kostengünstig sein.
Das Rechnungswesen auslagern: Worauf Sie besonders achten sollten
Wird die Buchhaltung einer Firma extern bearbeitet, sollte der Dienstleister im Vertragswesen zuverlässig erreichbar sein. Häufig wird die Kommunikation digital abgewickelt, wobei auf die notwendige IT-Sicherheit geachtet werden muss. Gemäß DSGVO müssen sensible Daten seit 2016 verschlüsselt abgelegt und verschickt werden, das gilt insbesondere auch für mobile Endgeräte. Zwar ermöglicht eine Softwarelösung einen ungemeinen Zeitgewinn, wenn auch von unterwegs aus Firmendaten ganz einfach binnen Sekunden verschickt werden können, dennoch sind es gerade Handys und Tablet PCs, die Hackern und Wirtschaftsspionen als Einfallstor dienen. Es lassen sich allerdings unterschiedliche Zugriffsrechte definieren, sodass nicht jeder Mitarbeiter vollumfänglich auf einen ganzen Datensatz zugreifen kann. Außerdem ist es wichtig, diverse Bereiche ausschließlich schreibgeschützt anzubieten. Können Daten nur in der Lesefunktion verschickt werden, schleichen sich weniger Fehler ein. Ein strukturiertes Anlegen wichtiger Personalunterlagen erleichtert sowohl innerhalb der Firma als auch bei extern hinzu geschalteten Personaldienstleistern die Übersicht, vor allem können alle Abrechnungen und Unterlagen dann vereinfacht an die Finanzbehörden beziehungsweise den Steuerberater übergeben werden.
Lohnt es sich, auch das Rechnungswesen auszulagern?
Wer die Einrichtung einer eigenen Buchhaltungsabteilung komplett umgehen möchte, kann das gesamte Rechnungswesen mittlerweile einfach auslagern. Dies lohnt sich momentan insbesondere für Neugründer, die ihr Unternehmen vergrößern möchten. Finanziell gesehen lassen sich ausgelagerte Dienstleistungen sehr gut kalkulieren, während ein unerfahrener Firmeninhaber vielleicht bei Fragen zum Kranken- oder Urlaubsgeld sowie auch bei den Beiträgen zur gesetzlichen Krankenversicherung anfangs durcheinandergeraten kann. Günstig ist es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern möglichst viele Optionen anbieten, über die sie sich selbsttätig über Abrechnungen usw. informieren können. So lassen sich Gehaltsabrechnungen verschlüsselt online auf einem sicheren Server hinterlegen. Möchte ein erkrankter Angestellter seine Bescheinigung vom Arzt einreichen, kann er das von zu Hause ganz einfach online tun. Ergeben sich zum Beispiel wesentliche Änderungen in den Personaldaten, lassen sich diese ganz einfach selbst aktualisieren. Dazu muss sich das Personal nicht einmal in den Firmenräumen befinden und kann dies auch außerhalb der regulären Arbeitszeit von unterwegs aus erledigen. Für KMU ergibt dies den Vorteil, dass die Inhouse Personalabteilung nicht überlastet wird und sich die gesamte Belegschaft im Büro voll und ganz auf das Tagesgeschäft fokussieren kann.
Wie informiere ich über eine interne Weiterbildungsmaßnahme?
Wird das Personalmanagement ausgelagert, lassen sich alle internen Vorgänge zeitnah kommunizieren. Dabei wird es nicht nötig, dass der externe Personalmanager persönlich in Erscheinung tritt. Vielmehr können Personalangelegenheiten wie Stellen- oder Seminarverwaltung ganz leicht über digitale Softwarelösungen realisiert werden, die Personalentwicklung lässt sich beispielsweise auch grafisch darstellen. Der persönliche Kontakt bei Outsourcen des Personalmanagements kann durch ein externes Callcenter ermöglicht werden. Allerdings finden sich in erfolgreichen Unternehmen immer häufiger Chatbots als weiteres Mittel zur Selbsthilfe. Hierbei hinterlegen Sie ähnlich wie im Callcenter diverse Leitfäden mit Antworten auf die häufigsten Personalfragen. Erst wenn es keine passende vorgefertigte Antwort gibt, wird dann ein persönlicher Kontakt per Livegespräch hergestellt.
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