Werden Personalkennzahlen ausschließlich unternehmensintern verwendet und nicht mit anderen Unternehmen verglichen, sind Sie grundsätzlich frei, was die Gestaltung der Zahl angeht.
Dient die Zahl einem Vergleich zwischen verschiedenen Unternehmen, ist peinlichst genau auf eine standardisierte Datenbasis zu achten. Hilfreich sind hier zentral organisierte Vergleiche mit genauen Vorgaben, wie sie beispielsweise die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (dgfp) anbietet.
Kriterien, die bei einem Vergleich zu vereinheitlichen sind, sind insbesondere:
- Auswahl der Mitarbeiter
Beliebte Stellgrößen –je nach Kennzahl- sind die Einbeziehung oder der Ausschluß von Mitarbeitergruppen wie z.B. Auszubildende, Mitarbeiter in Elternzeit, Altersteilzeit, Geschäftsführern etc. (Bildung der Grundgesamtheit für die Auswertung) - Zählweise nach Köpfen oder nach Vollzeitäquivalenten.
Beides ist möglich, je nach Kennzahl ist aber meist nur eine Alternative sinnvoll. Auf jeden Fall muss angegeben werden, ob Teilzeitbeschäftigte entsprechend ihres Arbeitszeitfaktors anteilig zählen oder nicht. - Stichtag der Berechnung.
Basiert die Kennzahl auf einem Durchschnittswert (Beispiel: durchschnittlicher Personalbestand des letzten Jahres) oder auf einem Stichtag. Ist dieser Stichtag der erste oder der letzte einer Periode?
Insbesondere, wenn Personalkennzahlen ermittelt werden, die Gehaltsdaten beinhalten, ist genau festzulegen, welche Gehaltsbestandteile in die Kennzahl einfließen. Hierbei können identische Bezeichnungen in verschiedenen Unternehmen unterschiedlich interpretiert werden. Exakte Definitionen –auch von Begriffen (z.B. Bonuszahlung, Zulage etc.) sind erforderlich.