Baut man ein Haus, legt man zunächst das Fundament. Erst später werden die oberen Etagen daraufgesetzt. Ähnlich ist dies auch bei einem System von Personalkennzahlen. Sie bauen aufeinander auf und benötigen eine solide Grundlage. Diese Basiskennzahlen werden in der Regel als Grundzahlen dargestellt.
Grundzahlen sind absolute Zahlen
Bisweilen wird diskutiert, ob Grundzahlen überhaupt echte Personalkennzahlen sind. Sie werden nicht in Prozentwerten oder anderen Relationen ausgedrückt, sondern bestehen aus absoluten Zahlen. Beispiele hierfür sind die Anzahl der Mitarbeiter, Summe der Personalkapazitäten, Höhe der Kosten oder ähnliches.
Exakte Definition der Personalkennzahl erforderlich
Da diese Grundzahlen das Fundament für alle weiteren Kennzahlen bilden, ist ihre exakte Definition besonders wichtig. Während man sich bei Kosten relativ gut an bilanzrechtlichen Strukturen orientieren kann, ist beispielsweise beim Personalbestand eine eigene Definition notwendig. Welche Mitarbeiter sollen in die Datenbasis einfließen, welche bleiben außen vor? Unschärfen in der Definition setzen sich in allen weiteren Personalkennzahlen fort.
Grundzahlen fehlt der Vergleich
Ein entscheidendes Kriterium für die Bewertungsmöglichkeit einer Personalkennzahl ist der Vergleich mit anderen Werten. Dies können Werte aus anderen Zeiträumen, anderen Organisationseinheiten oder anderen Mitarbeitergruppen sein. Um eine Grundzahl bewerten zu können, muss diese einer anderen Grundzahl gegenübergestellt werden. Zieht man beide Zahlen mathematisch zusammen, entsteht eine relative Zahl, die sogleich als Kennzahl erkannt wird.